Top 9 các công cụ quản lý chất lượng hiệu quả mà doanh nghiệp cần

Người Nhật không chỉ nổi tiếng với các hệ thống như Kaizen, 5S hay Lean 6 Sigma, mà còn với bộ công cụ thống kê quản lý chất lượng, được gọi là 7 công cụ quản lý chất lượng. Hãy cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu về các công cụ quản lý chất lượng và lợi ích của chúng khi áp dụng cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

Nguồn gốc 7 công cụ quản lý chất lượng là gì?

Sau Thế chiến II, các công ty Nhật Bản gặp khó khăn và các kỹ sư đã phát triển “7 công cụ quản lý chất lượng” để hỗ trợ cải tiến. Bộ công cụ này được áp dụng rộng rãi và là một phần trong triết lý Kaizen, giúp các doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản xuất và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn.

Có ý kiến cho rằng, việc cải tiến chất lượng sẽ không đạt hiệu quả nếu không áp dụng các công cụ thống kê. Tuy nhiên, trong hàng trăm công cụ, việc chọn đúng công cụ phù hợp là điều quan trọng để đạt hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

Có bao nhiêu công cụ quản lý chất lượng? Có 7 công cụ quản lý chất lượng (7 quality control tools) bao gồm:

• Phiếu kiểm soát (Check sheets)
• Biểu đồ (Charts)
• Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram)
• Biểu đồ Pareto (Pareto chart)
• Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)
• Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)
• Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)

Một số công cụ như Phiếu kiểm soát đã được sử dụng từ Thế chiến II, còn biểu đồ Pareto và biểu đồ kiểm soát từ đầu thế kỷ 20. Biểu đồ nhân quả do Ishikawa phát triển, còn lại được tổng hợp và ứng dụng rộng rãi sau này.

Nội dung của 7 công cụ quản lý chất lượng

Dưới đây là nội dung chính của 7 công cụ QC:

Phiếu kiểm soát (Check sheets)

Phiếu kiểm soát là gì? Phiếu kiểm soát (Check sheets) là một trong các công cụ quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp biết được đâu là thứ tự ưu tiên của sự kiện. Đây có thể được xem như một dạng hồ sơ quá khứ, là phương tiện để theo dõi xu hướng theo hướng khách quan.

Dưới đây là một số trường hợp sử dụng công cụ quản lý phiếu kiểm soát:

• Kiểm tra phân bố số liệu chỉ tiêu của quá trình sản xuất
• Kiểm tra xác nhận các công việc
• Kiểm tra nguồn gốc gây khuyết tật sản phẩm
• Kiểm tra tình trạng khuyết tật
• Kiểm tra vị trí khuyết tật

Mục đích của công cụ phiếu kiểm tra là gì? Việc thu thập phiếu kiểm soát giúp theo dõi sự kiện theo trình tự thời gian hoặc vị trí, có thể được sử dụng làm đầu vào cho biểu đồ tập trung hoặc biểu đồ Pareto. 

Phiếu kiểm soát (Check sheets)

Ví dụ về các vấn đề cần theo dõi bao gồm: số lần tràn đổ/tháng, cuộc gọi bảo dưỡng sửa chữa/tuần hoặc lượng rác thải nguy hại thu được theo giờ làm việc,…

Các bước thiết kế phiếu kiểm soát 

• Xác định các thông số hoặc dữ liệu cần thu thập: Lựa chọn những thông tin quan trọng cần ghi lại để phân tích.
• Xác định thời gian thu thập dữ liệu: Quyết định thời điểm thu thập (ca, ngày, tuần, tháng, quý…).
• Xây dựng biểu mẫu phù hợp: Thiết kế phiếu kiểm tra để dễ dàng ghi nhận thông tin.
• Áp dụng và đánh giá hiệu quả: Thử nghiệm mẫu phiếu kiểm tra, sau đó điều chỉnh và cải tiến nếu cần.

Biểu đồ (Charts)

Công cụ thứ hai là biểu đồ, một dạng hình vẽ giúp thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu hoặc đại lượng, cho phép bạn dễ dàng nhận diện các vấn đề bất thường. Có nhiều loại biểu đồ, bao gồm: biểu đồ đường, biểu đồ cột và đường, biểu đồ hình bánh, biểu đồ thanh, biểu đồ Gantt và biểu đồ mạng nhện.

Biểu đồ (Charts)

Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram)

Biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả) được hình thành vào năm 1953 tại Đại học Tokyo bởi giáo sư Kaoru Ishikawa. Đây là công cụ quản lý giúp sắp xếp và thể hiện mối liên hệ giữa các yếu tố khác nhau dẫn đến kết quả, thường được sử dụng để tìm ra nguyên nhân gây khuyết tật trong sản xuất.

Mục đích: Biểu đồ này giúp bạn phát hiện nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra biện pháp xử lý, phòng ngừa tối ưu. Nó là công cụ quan trọng trong Lean 6 Sigma và các khóa đào tạo thực hành.

Đặc trưng: Biểu đồ xương cá liệt kê các nguyên nhân tiềm ẩn và sắp xếp chúng theo cách logic, giúp bạn nắm toàn cảnh vấn đề và đưa ra giải pháp nhanh chóng. 

Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram)

Cách xây dựng biểu đồ nhân quả:

• Xác định vấn đề cần phân tích: Đặt vấn đề cần giải quyết ở phần đầu cá và vẽ một đường xương sống trung tâm hướng đến vấn đề đó.
• Liệt kê nguyên nhân chính: Sử dụng phương pháp Brainstorming để thảo luận nhóm và xác định các nguyên nhân chính gây ra vấn đề. Trong sản xuất, sử dụng 5M (Man – Con người, Machine – Máy móc, Method – Phương pháp, Material – Nguyên vật liệu, Measurement – Sự đo lường). Trong dịch vụ, sử dụng 5P (People – Con người, Process – Quá trình, Place – Địa điểm, Provision – Sự cung cấp, Patron – Khách hàng).
• Thêm nguyên nhân phụ: Phát triển thêm các nguyên nhân phụ cho mỗi nguyên nhân chính. Tiếp tục thêm các nguyên nhân cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ. Sử dụng phương pháp 5 WHY để hỏi và phân tích sâu.
• Kiểm tra tính logic: Xem xét tính hợp lý của mỗi chuỗi nguyên nhân, loại bỏ các nguyên nhân không phù hợp.
• Kiểm tra tính đầy đủ của biểu đồ: Đảm bảo biểu đồ đã bao quát đầy đủ các nguyên nhân.
• Ghi tiêu đề biểu đồ: Đặt tên tiêu đề cho biểu đồ để hoàn tất.

Biểu đồ Pareto (Pareto chart)

Biểu đồ Pareto là một trong các công cụ quản lý chất lượng giúp người quản lý xác định đâu là nguyên nhân quan trọng nhất ảnh hưởng đến sản phẩm. Từ đó, đưa ra hướng giải quyết ưu tiên cho vấn đề chủ chốt. Ứng dụng biểu đồ này cho phép phân tích dữ liệu để quyết định yếu tố nào ảnh hưởng lớn nhất.

Biểu đồ Pareto thường thể hiện số lượng và tỷ lệ phần trăm các sai lỗi trong quy trình, giúp đánh giá hiệu quả cải tiến. Trong quản lý chất lượng, nguyên tắc Pareto được áp dụng phổ biến, chẳng hạn:

• 80% thiệt hại chất lượng do 20% nguyên nhân.
• 20% nguyên nhân gây ra 80% lần thiệt hại về chất lượng.

Biểu đồ Pareto (Pareto chart)

Các bước cơ bản để xây dựng biểu đồ Pareto

• Xác định vấn đề và cách thu thập dữ liệu: Xác định vấn đề cụ thể cần phân tích và phương pháp thu thập dữ liệu. Ví dụ: “Các lỗi trong bản photocopy” với mục tiêu tìm ra sai lỗi cần ưu tiên xử lý trước.
• Lập phiếu kiểm tra (Checksheet): Sử dụng phiếu kiểm tra để liệt kê và ghi nhận các hạng mục liên quan đến vấn đề cần xem xét.
• Lập bảng dữ liệu và tính toán: Dựa vào dữ liệu thu thập được từ phiếu kiểm tra, lập bảng dữ liệu và thực hiện các tính toán cần thiết để xây dựng biểu đồ Pareto.
• Vẽ biểu đồ Pareto

• Vẽ trục tung và trục hoành: Trục tung bên trái biểu thị số lỗi, trục bên phải biểu thị phần trăm lỗi tích lũy; trục hoành hiển thị các lỗi đã phân loại.
• Xây dựng biểu đồ cột: Vẽ các cột tương ứng với các lỗi theo thứ tự từ trái qua phải.
• Vẽ đường phần trăm tích lũy (đường cong Pareto): Đánh dấu phần trăm tích lũy của mỗi lỗi và nối các điểm để tạo đường cong Pareto.
• Thêm thông tin liên quan: Ghi chú các thông tin cần thiết cho biểu đồ. Có thể sử dụng Excel để hỗ trợ vẽ.

• Phân tích biểu đồ Pareto: Áp dụng quy tắc 80/20 trên biểu đồ, kẻ đường thẳng tại vị trí 80% trên trục phần trăm bên phải, cắt đường phần trăm tích lũy và kéo xuống trục lỗi. Các lỗi bên trái đường này chiếm 80% hậu quả và cần được ưu tiên xử lý.

Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)

Đây là dạng biểu đồ đơn giản, chúng tổng hợp dữ liệu thành điểm để thể hiện tần suất sự việc. Thông qua Histogram, bạn có thể theo dõi sự phân bổ của quá trình hay sản phẩm, giúp đánh giá chất lượng của quá trình sản xuất.

Biểu đồ mật độ phân bổ là dạng biểu đồ cột thể hiện tần suất xuất hiện của một vấn đề. Áp dụng cho các kế hoạch dự phòng, phòng ngừa rủi ro.

• Thu thập dữ liệu: Đếm số lượng dữ liệu NNN (thường N>50N > 50N>50), xác định giá trị lớn nhất XMX_MXM​ và giá trị nhỏ nhất XmX_mXm​.
• Xác định khoảng chia: Tính số khoảng chia kkk, độ rộng mỗi khoảng rrr và các giá trị biên của từng khoảng.
• Tính tần số: Xác định tần số xuất hiện nnn của các giá trị trong mỗi khoảng.
• Vẽ biểu đồ Histogram: Sử dụng các giá trị trên để vẽ biểu đồ, có thể dùng Excel để tăng độ chính xác.
• Nhận xét biểu đồ: Xác định trung tâm phân bố, độ sai lệch của dữ liệu và hình dạng phân bố từ biểu đồ Histogram.

Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)

Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)

Biểu đồ phân tán là đồ thị biểu diễn dữ liệu trong đó các giá trị quan sát của một biến được vẽ thành các điểm so với giá trị của biến khác mà không nối các điểm lại. Biểu đồ này giúp xác định mối quan hệ giữa hai nhân tố.

Mục đích: Biểu đồ phân tán được sử dụng để phân tích định lượng mối quan hệ nhân quả giữa hai biến số, giúp giải quyết vấn đề và xác định điều kiện tối ưu. Qua biểu đồ, ta có thể thấy mức độ phụ thuộc của một nhân tố vào nhân tố khác.

Các bước xây dựng biểu đồ phân tán:

• Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu của hai biến số cần xác định mối tương quan.
• Vẽ biểu đồ: Đặt biến độc lập trên trục hoành (X) và biến phụ thuộc trên trục tung (Y).
• Nhận xét biểu đồ: Quan sát biểu đồ để xác định mối quan hệ giữa hai biến. 

Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)

Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)

Biểu đồ kiểm soát giúp phân biệt giữa các biến động do nguyên nhân đặc biệt và các biến động ngẫu nhiên trong quá trình.

Mục đích: Biểu đồ kiểm soát cho thấy sự biến động của hoạt động trong khoảng thời gian nhất định. Nó hỗ trợ dự đoán, đánh giá sự ổn định của quá trình, kiểm soát và xác định khi nào cần điều chỉnh quá trình cũng như đo lường sự cải tiến của một quá trình.

Dưới đây là các loại biểu đồ kiểm soát

• Dữ liệu liên tục:
  • Biểu đồ đo lường đơn và độ rộng dịch chuyển (cỡ mẫu = 1).
  • Biểu đồ giá trị trung bình và độ rộng (1 < cỡ mẫu < 10).
  • Biểu đồ giá trị trung bình và độ lệch chuẩn (cỡ mẫu > 10).
• Dữ liệu rời rạc:
  • Biểu đồ np: Số sản phẩm khuyết tật (khi cỡ mẫu không đổi).
  • Biểu đồ p: Tỷ lệ sản phẩm khuyết tật.
  • Biểu đồ c: Số khuyết tật (ví dụ: số vết xước, khi cỡ mẫu không đổi).
  • Biểu đồ u: Số khuyết tật trên một đơn vị (ví dụ: số vết xước/m²).

Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)

Các bước thiết lập biểu đồ kiểm soát:

• Xác định đặc tính cần kiểm soát.
• Chọn loại biểu đồ kiểm soát phù hợp.
• Quyết định cỡ mẫu và tần suất lấy mẫu.
• Thu thập dữ liệu (ít nhất 20 mẫu).
• Tính các giá trị thống kê cho mỗi mẫu.
• Xác định đường trung tâm (CL), giới hạn kiểm soát trên (UCL) và dưới (LCL).
• Vẽ biểu đồ và đánh dấu các giá trị mẫu.
• Kiểm tra các điểm ngoài giới hạn kiểm soát và các dấu hiệu bất thường.
• Ra quyết định:
  • Nếu các điểm nằm trong giới hạn kiểm soát, biểu đồ trở thành chuẩn để kiểm soát.
  • Nếu có điểm nằm ngoài giới hạn, cần tìm nguyên nhân, loại bỏ điểm đó, tính lại các giá trị kiểm soát và lập biểu đồ mới. Lặp lại bước 8 và 9 đến khi biểu đồ ổn định.

Qua bài viết này của VietnamWorks HR Insider, chúng ta đã khám phá top 7 công cụ quản lý chất lượng hiệu quả và phổ biến hiện nay. Việc áp dụng các công cụ quản lý chất lượng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình sản xuất mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Các công cụ quản lý chất lượng này đều mang lại những lợi ích riêng biệt và có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Xem thêm các bài viết sau:

• Chi tiết về công cụ Kaizen là gì này tại đây.
• Đọc thêm về nguyên tắc quản trị doanh nghiệp 3D5S Là Gì
• Xem thêm Giới thiệu chi tiết mô hình kinh doanh Business model là gì
• Tham khảo thêm Tầm quan trọng của PDCA trong doanh nghiệp

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam