Budget là gì? Tầm quan trọng, các loại Budget trong doanh nghiệp

Trong quá trình triển khai dự án, kế hoạch ngân sách là một phần không thể thiếu và cực kỳ quan trọng. Hãy cùng khám phá khái niệm Budget là gì và những điều cần biết để thiết lập một kế hoạch chi tiêu hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Budget là gì?

Budget là gì?Budget (Ngân sách) là một bản kế hoạch tài chính, được lập ra để dự báo, tính toán và kiểm soát các khoản chi tiêu và thu nhập của cá nhân hoặc tổ chức trong một thời gian nhất định.

Trong môi trường doanh nghiệp, một kế hoạch ngân sách cơ bản sẽ xác định các mục tiêu tài chính, cũng như dự đoán về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Ngân sách có thể được lập cho chu kỳ ngắn hạn (từ vài tháng đến một năm) hoặc dài hạn (từ ba đến mười năm).

Doanh nghiệp thường lập kế hoạch ngân sách hằng năm, phù hợp với năm tài chính, và chia nhỏ theo tháng hoặc quý. Điều này giúp việc chuẩn bị ngân sách dễ dàng hơn và thuận lợi cho việc so sánh giữa kết quả thực tế và kế hoạch đã đề ra.

Tìm hiểu Budget là gì?

Vì sao doanh nghiệp cần lập Budget?

Lý do doanh nghiệp cần lập Budget là gì? Doanh nghiệp cần lập kế hoạch Budget vì nhiều lý do quan trọng sau:

Mối quan hệ chặt chẽ giữa kế hoạch ngân sách, kế hoạch kinh doanh và đánh giá hiệu suất

Kế hoạch ngân sách đóng vai trò định lượng hóa các nội dung trong kế hoạch kinh doanh, xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Dựa trên ngân sách dự kiến, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và ngược lại, điều chỉnh ngân sách theo các thay đổi trong kế hoạch kinh doanh.

Dựa trên dự kiến về doanh thu và chi phí trong kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp sẽ thiết lập các quy tắc hoạt động để nhân viên tuân theo trong suốt năm. Ngân sách cũng là công cụ đo lường và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp nói chung và từng bộ phận nói riêng. So sánh thường xuyên giữa kế hoạch ban đầu và kết quả thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ đạt được mục tiêu, từ đó có thể điều chỉnh ngân sách hoặc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn mới để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Các vai trò khác của Budget trong doanh nghiệp

Vai trò quan trọng của Budget là gì? Cụ thể là:

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Kế hoạch ngân sách tổng thể giúp xác định rõ lượng nguồn lực cần thiết cho từng bộ phận, như số lượng nhân công và nguyên vật liệu. Điều này đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý và cân đối giữa các bộ phận.
• Kiểm soát chi phí: Ngân sách giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu một cách chủ động và nghiêm ngặt hơn. Bằng việc so sánh chi phí thực tế với dự kiến, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện và điều chỉnh các vấn đề phát sinh.
• Quản lý dòng tiền: Lập kế hoạch thu chi trong ngân sách giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo đủ nguồn lực để duy trì hoạt động hàng ngày và đầu tư vào các cơ hội tương lai.
• Tạo động lực cho nhân sự: Ngân sách rõ ràng giúp toàn bộ nhân sự hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp, tạo động lực để họ đóng góp vào thành công chung. Một ngân sách đầy thách thức cũng có thể kích thích tinh thần làm việc, khuyến khích nhân sự nỗ lực hơn để đạt mục tiêu.
• Kết nối các bộ phận: Quá trình lập kế hoạch ngân sách tạo cơ hội cho các bộ phận trong doanh nghiệp hiểu và phối hợp với nhau tốt hơn. Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể dựa trên phản hồi từ bộ phận chăm sóc khách hàng để đưa ra dự báo doanh số và chia sẻ thông tin này với bộ phận sản xuất.

Tầm quan trọng của Budget trong doanh nghiệp

Các loại Budget phổ biến trong doanh nghiệp

Khai đã nắm được Budget là gì, bạn hãy tiếp tục tìm hiểu các loại ngân sách. Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại ngân sách khác nhau để quản lý và kiểm soát tài chính hiệu quả. Dưới đây là một số loại ngân sách thường gặp và được áp dụng thành công trong kinh doanh:

Ngân sách tổng thể (Master budget)

Ngân sách tổng thể cung cấp cái nhìn toàn cảnh về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Nó bao gồm kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban, bộ phận và cá nhân, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

Ngân sách hoạt động (Operating budget)

Loại tiếp theo của Budget là gì? Ngân sách hoạt động dự báo thu nhập và chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó thu thập dữ liệu và thông tin về hiệu quả hoạt động trong giai đoạn đó. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

Ngân sách dự báo dòng tiền (Cash flow budget)

Ngân sách cash flow dự đoán mức vốn cần thiết và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng dòng tiền được duy trì thông suốt trong quá trình thực hiện các dự án, giúp giảm thiểu rủi ro tài chính.

Ngân sách tài chính (Financial budget)

Financial Budget là gì? Ngân sách tài chính là kế hoạch quản lý dòng tiền, tài sản, lợi nhuận và chi tiêu của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tài chính, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà đầu tư và các bên liên quan.

Ngân sách cố định (Static budget)

Static Budget là gì? Ngân sách cố định sử dụng các số liệu không thay đổi, bất kể các yếu tố ngoại cảnh. Điều này giúp việc lập kế hoạch và theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ngân sách này thiếu tính linh hoạt và có thể không phù hợp với môi trường kinh doanh thường xuyên biến động.

Các loại ngân sách được dùng nhiều nhất

Nguyên tắc lập Budget hiệu quả

Nguyên tắc lập Budget là gì?Khi lập kế hoạch ngân sách, có một số nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân theo để đảm bảo hiệu quả và thành công của quá trình lập kế hoạch:

• Liên kết với kế hoạch kinh doanh: Kế hoạch ngân sách phải chặt chẽ liên kết với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Nếu không, nó có thể chỉ tái tạo lại kết quả của năm trước mà không mang lại giá trị thực tiễn cho tương lai.
• Cân đối giữa các bộ phận: Kế hoạch ngân sách cần phải cân đối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính để đảm bảo sự hài hòa giữa các bộ phận.
• Tham gia của tất cả các cấp quản lý: Quá trình lập kế hoạch ngân sách không chỉ nên diễn ra trong các cuộc họp của ban lãnh đạo cấp cao, mà còn cần có sự tham gia của các nhà quản lý ở cấp thấp hơn, bởi họ là những người hiểu rõ nhất về điều kiện thực tế và nguồn lực có sẵn.
• Tạo cảm giác làm chủ Budget: Tất cả nhân sự trong doanh nghiệp cần được khuyến khích chủ động đóng góp vào quá trình thiết lập và sửa đổi ngân sách, thay vì chỉ chấp nhận ngân sách được áp đặt. Ngân sách cũng cần được coi là một công cụ hỗ trợ cho hiệu quả làm việc, không chỉ là công cụ kiểm soát và đánh giá trách nhiệm.
• Tính linh hoạt: Kế hoạch ngân sách cần được theo dõi và điều chỉnh linh hoạt, phản ánh các điều kiện thực tế. Không nên phụ thuộc quá nhiều vào một bản kế hoạch không còn phù hợp với điều kiện hiện tại.
• Minh bạch: Các nội dung bên trong kế hoạch ngân sách cần phải có căn cứ rõ ràng và được giải trình cụ thể. Quá trình đàm phán, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách cũng cần phải tuân thủ quy trình một cách chặt chẽ.

Nâng tầm kỹ năng lập kế hoạch chỉ với 8 bước

Nguyên tắc vàng khi lập ngân sách

Cách lập budget cho doanh nghiệp

Các bước lập Budget là gì?Việc lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng để đảm bảo sự quản lý tài chính hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để lập budget cho doanh nghiệp của bạn:

Bước 1: Thành lập uỷ ban ngân sách & đặt mục tiêu Budget cấp cao

Quá trình lập kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp bắt đầu từ việc thành lập uỷ ban ngân sách, thường gồm các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau như CEO, CFO, các chuyên gia tài chính và chiến lược kinh doanh, cùng đại diện từ các bộ phận khác.

Nhiệm vụ của uỷ ban ngân sách bao gồm thiết lập quy trình, thu thập thông tin, xác định ưu tiên chi phí và đầu tư, đưa ra dự báo về doanh thu và chi phí, hoàn thiện kế hoạch và theo dõi, đánh giá để điều chỉnh nếu cần.

Kế hoạch ngân sách phải phản ánh mục tiêu chung của doanh nghiệp, như tăng trưởng doanh thu, tăng lợi nhuận, cắt giảm chi phí, mở rộng thị phần, và cần công bố các quyết định cụ thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Dự báo chỉ số Budget

Quá trình lập budget là gì? Quá trình lập budget quan trọng bao gồm việc dự báo các chỉ số ngân sách như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí hoạt động và nguồn thu. Điều này dựa trên việc dự đoán các yếu tố ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp trong tương lai, bao gồm kế hoạch kinh doanh, hiệu suất hoạt động hiện tại và phân tích môi trường kinh doanh.

Có hai phương pháp dự báo phổ biến là phân tích chuỗi thời gian và dự báo nhân quả. Phân tích chuỗi thời gian dựa trên quan sát trong quá khứ để dự đoán giá trị tương lai, trong khi dự báo nhân quả xác định mối quan hệ giữa các biến số khác nhau. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng có nhiều yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến dự báo ngân sách như lạm phát, rủi ro không lường trước và đường cong học tập.

Bước 3: Gửi đề xuất Budget

Trong phương pháp lập ngân sách từ dưới lên hoặc kết hợp hai chiều, mỗi bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp đề xuất một ngân sách ban đầu dựa trên hướng dẫn của ủy ban ngân sách và mục tiêu dự báo. Lý do gửi đề xuất Budget là gì? Đề xuất này được chuyển lên các cấp quản lý cao hơn để xem xét và điều chỉnh, đảm bảo phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp và các bộ phận khác.

Trong quá trình này, để tránh thâm hụt ngân sách, doanh nghiệp có thể sử dụng ngân sách đệm, tức là tính toán một “lớp đệm” trong ngân sách đề xuất để dự phòng. Điều này thường thể hiện bằng việc đề xuất doanh thu thấp hơn và chi phí cao hơn so với dự báo thực tế.

Bước 4: Đàm phán và thống nhất Budget

Bước tiếp theo để lập Quá trình lập Budget là gì? Các đề xuất ngân sách sẽ được kiểm tra để đảm bảo tuân thủ quy định và chủ trương chung của doanh nghiệp trước khi được phân tích xem chúng có phù hợp với mục tiêu chung và các bộ phận khác không.

Quá trình này thường đi kèm với các đàm phán giữa người quản lý bộ phận và cấp trên của họ để điều chỉnh đề xuất. Đề xuất từ các bộ phận được tổng hợp thành bản dự thảo đầu tiên của ngân sách tổng thể, phản ánh tình hình toàn cảnh của doanh nghiệp. Ủy ban ngân sách sẽ phân tích và điều chỉnh bản dự thảo trước khi hoàn thiện budget cuối cùng.

Bước 5: Xem xét và phê duyệt Budget cuối cùng

Bước cuối cùng để lập kế hoạch Budget là gì? Đó là đệ trình ngân sách tổng thể cho ban lãnh đạo cấp cao để phê duyệt cuối cùng. Đôi khi, ủy ban ngân sách cần giải trình các quyết định phê duyệt trước đó, điểm chính đã thảo luận hoặc cam kết với ngân sách này. Sau đó, ngân sách sẽ được thông báo rộng rãi đến các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để bắt đầu thực hiện.

Cách lập Budget cho doanh nghiệp

Hướng dẫn quản lý Budget trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số hướng dẫn cơ bản để hiểu và áp dụng quản lý Budget hiệu quả trong doanh nghiệp:

Theo dõi, ghi nhận Budget

Bước này tạo nền tảng cho việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về tình hình tài chính, bao gồm cả quy trình, công cụ và con người, để đánh giá và điều chỉnh ngân sách trong các giai đoạn sau. Việc theo dõi và ghi nhận ngân sách có thể được thực hiện song song giữa các bộ phận riêng lẻ và các trung tâm trách nhiệm chuyên biệt như trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, và trung tâm đầu tư.

Dữ liệu về ngân sách sẽ được cập nhật chính xác vào cuối mỗi kỳ tài chính trên các công cụ báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trong suốt kỳ tài chính, các công cụ quản lý tài chính được sử dụng để ghi nhận liên tục và tự động các dữ liệu này.

Đánh giá kết quả việc sử dụng Budget

Bước tiếp theo để quản lý Budget là gì?Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai quan điểm khi sử dụng ngân sách:

• Mục tiêu: Chi phí thực tế có thể cao hơn ngân sách, nhưng nếu giúp đạt được mục tiêu ưu tiên, sẽ được chấp nhận.
• Kiểm soát chặt chẽ: Định mức chi phí rất chi tiết và không cho phép vượt quá kế hoạch ban đầu.

Phân tích phương sai (ANOVA) so sánh chi phí và doanh thu thực tế với ngân sách lập trước. Nếu phân tích diễn ra SAU KHI kết thúc chu kỳ ghi nhận dữ liệu, đó là kết quả cuối cùng. Nếu diễn ra TRONG chu kỳ, đó là tiến độ sử dụng ngân sách.

Mỗi bộ phận cần báo cáo việc thực hiện ngân sách định kỳ và giải trình các yếu tố bất thường (nếu có) cho cấp quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.

Điều chỉnh Budget

Khi hoàn cảnh thay đổi đột ngột và nằm ngoài kiểm soát, ngân sách cần phải điều chỉnh. Phương pháp lập ngân sách liên tục được ưa chuộng để đảm bảo sự linh hoạt và phản ứng kịp thời. Tuy nhiên, việc điều chỉnh quá thường xuyên có thể làm giảm tính nghiêm túc của quá trình lập kế hoạch. Doanh nghiệp nên giữ cho việc điều chỉnh này không quá 2 lần mỗi năm và chỉ tiến hành khi cần thiết thực sự.

Khi cần phải điều chỉnh, doanh nghiệp có thể xem xét hai phương án: tạm hoãn hoạt động để chờ nguồn lực tài chính mới trong chu kỳ ngân sách tiếp theo hoặc phân bổ lại ngân sách để bù đắp cho các khoản chi phí còn thiếu. Đối với việc này, một số chiến lược thực hiện có thể bao gồm tăng tổng doanh thu, quản lý dòng tiền hoặc tối ưu hóa sử dụng vốn.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp mọi nhà quản trị hiểu rõ hơn về Quá trình lập Budget là gì, quá trình lập và quản lý ngân sách cho doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp kiểm soát tài chính trong những thời kỳ biến động, mà còn là nền tảng quan trọng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Chúc doanh nghiệp luôn thịnh vượng và thành công!

Xem thêm:

• Cách xây dựng và lập kế hoạch tài chính cá nhân hiệu quả tối ưu
• Lập kế hoạch cho bản thân: Để thành công và thăng tiến trong cuộc sống

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam