Brief là gì? Nguyên tắc, quy trình làm việc với brief

Brief là thuật ngữ quen thuộc được các marketer sử dụng hàng ngày. Nó được xem là chìa khóa thành công của mọi chiến dịch tiếp thị. Tuy nhiên, với người mới đây là từ ngữ rất mới mẻ. Vậy Brief là gì, ý nghĩa ra sao? Nguyên tắc và quy trình làm việc với Brief là gì? Tất cả sẽ được giải đáp qua phần nội dung bên dưới. Đừng bỏ qua nhé!

Brief là gì?

Brief được giải nghĩa cơ bản là bản tóm tắt yêu cầu. Đây là một tài liệu ngắn gọn, xúc tích do khách hàng (Client) cung cấp cho công ty dịch vụ Marketing (Agency). Nội dung này sẽ truyền tải những thông tin cần thiết giúp agency hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu và mong muốn của khách hàng đối với dự án và chiến dịch marketing cụ thể.

Brief đóng vai trò như kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình làm việc và hoàn thiện dự án. Điều này cũng đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa bên thuê và bên nhận nhằm hướng đến kết quả tối ưu nhất.

Brief là kim chỉ nam cho quá trình làm việc giữa khách hàng và agency

Vai trò quan trọng của brief trong marketing

Khái niệm Brief là gì có phần dễ hiểu nhưng chưa thể nói rõ được tầm quan trọng của nó trong marketing. Trên thực tế, brief được xem là một nền tảng vững chắc để các Marketer dễ dàng quảng cáo cho dự án cũng như mang về những lợi ích thiết thực.

Dưới đây là 6 vai trò cơ bản của brief bạn cần biết.

• Giúp Marketer của Agency hiểu rõ mục tiêu và mong muốn của khách hàng.
• Tạo nền tảng chung cho dự án bằng cách thống nhất mọi thông tin, quan điểm giữa người làm và người thuê. Từ đó, mọi người đều có mục tiêu chung và dễ dàng thấu hiểu nhau nhất có thể.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ xác định rõ ràng phạm vi công việc, trách nhiệm hay sai sót trong quá trình thực hiện.
• Nâng cao hiệu quả công việc bởi marketer đã nắm rõ thông tin từ khách hàng. Từ đó tập trung vào các yếu tố quan trọng, đưa ra các giải pháp tốt nhất để hoàn thành dự án.
• Đảm bảo sự hài lòng từ khách hàng. Thông qua brief, khách hàng dễ dàng nhìn nhận, đánh giá chất lượng công việc và đưa ra các phản hồi kịp thời. Khách hàng sẽ cảm nhận được sự lắng nghe và thấu hiểu. Từ đó, nâng cao sự hài lòng về dịch vụ của Agency.

Tìm hiểu thêm các khái niệm Agency là gì và Ad agency là gì để có thể hiểu rõ hơn về các thuật ngữ phổ biến.

Brief là đảm bảo cho mục tiêu chung

Các loại brief phổ biến

Có 2 loại brief phổ biến đang được sử dụng trong marketing gồm:

Communication brief

Đây là bản tóm tắt nội dung cơ bản sử dụng để truyền tải thông điệp chính của chiến dịch marketing. Communication brief thường sẽ bao gồm: mục tiêu chiến dịch, thông điệp cốt lõi, đối tượng mục tiêu, kênh truyền thông,…

Communication brief hoạt động dựa trên nguyên tắc chính là 5W1H. Vậy, 5W1H là gì? 5W gồm What, When, Where, Why, Who và 1H là How.

Communication brief được tạo ra để giải đáp cụ thể cho các vấn đề:

• Mục đích chính dự án cần truyền đạt là gì?
• Thông điệp liên quan đến thương hiệu khách hàng muốn truyền đạt là gì?
• Đối thủ cạnh tranh là ai? Thế mạnh là gì, chiến dịch marketing của khách hàng là gì?
• Tệp khách hàng mục tiêu khách hàng hướng đến là những ai?
• Vấn đề gặp phải trong chiến dịch marketing có thể xảy ra là gì?
• Hiệu ứng truyền thông khách hàng muốn tạo ra là gì?
• Ngân sách giới hạn có thể bỏ ra là bao nhiêu? Cách lên ngân sách marketing như thế nào?

Creative brief

Creative brief được hiểu là bản tóm tắt sáng tạo. Loại brief này được sử dụng để hướng dẫn agency thực hiện các hoạt động sáng tạo, thiết kế cho chiến dịch với định hướng cụ thể, rõ ràng.

Creative brief thường sẽ bao gồm các thông tin: Thông tin về thương hiệu, đối thủ cạnh tranh, thị trường mục tiêu, phong cách sáng tạo,…

Creative brief sẽ tiến hành giải đáp các thắc mắc sau:

• Kỳ vọng kinh doanh cho thương hiệu là gì?
• Làm sao để tăng hiệu quả cho chiến dịch marketing? Chiến dịch marketing thương hiệu như thế nào?
• Đối tượng mục tiêu, khách hàng tiềm năng và phân khúc thị trường dành cho sản phẩm này là gì?
• Làm sao truyền thông hiệu quả nhất? Làm sao để các thông điệp này có sức ảnh hưởng nhất?
• Các cột mốc cụ thể, thời gian cụ thể cần đạt là gì?
• Các kênh truyền thông có sức ảnh hưởng lớn cho chiến dịch là gì?

Nguyên tắc tạo nên một Brief hoàn hảo

Để tạo nên một brief hoàn hảo, cần lưu ý những nguyên tắc sau:

• Xúc tích, ngắn gọn và dễ hiểu: Brief nên được viết một cách súc tích, ngắn gọn, dễ hiểu, tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành hay những thuật ngữ khó hiểu.
• Xác định mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu của dự án hoặc chiến dịch marketing cần được xác định rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được.
• Cung cấp các thông tin liên quan: Brief cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án, bao gồm thông tin về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ, đối thủ cạnh tranh, thị trường mục tiêu, ngân sách, v.v.
• Phân tích đối thủ một cách chi tiết: Brief cần có phần phân tích đối thủ cạnh tranh để Agency hiểu rõ về điểm mạnh, điểm yếu, chiến lược marketing của đối thủ và từ đó đưa ra giải pháp phù hợp. Nếu được, nên cung cấp nguồn nghiên cứu đối thủ thị trường để hỗ trợ thêm cho việc thu thập dữ liệu của Agency.
• Điều tiết thời gian hợp lý: Brief cần nêu rõ thời gian hoàn thành dự án hoặc chiến dịch marketing để Agency có thể sắp xếp công việc hợp lý.
• Đảm bảo ngân sách dự phòng: Brief cần đề cập đến ngân sách dự phòng cho dự án để đảm bảo Agency có thể linh hoạt trong quá trình thực hiện.

Brief cần rõ ràng, xúc tích, chi tiết

Quy trình làm việc với brief là gì?

Quy trình làm việc với brief tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế là khâu mở đầu nhưng cũng là quan trọng nhất để có một dự án thành công. Đối với các newbie muốn gia nhập ngành truyền thông quảng cáo cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết. Đặc biệt, bạn cần hiểu rõ và chính xác 5 bước để làm việc với brief.

Dưới đây là 5 bước cơ bản trong một quy trình làm việc khách hàng để nhận brief. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc.

Bước 1: Brief

• Khách hàng cung cấp brief cho agency hay cho đội ngũ marketing. Brief sẽ chứa đựng các thông tin cần thiết về mong muốn, mục tiêu, mục đích hướng đến, ngân sách đưa ra, cách truyền tải,…
• Agency tiến hành trao đổi với khách hàng để làm rõ mọi thông tin có trong brief. Tại bước này, nhân viên của agency cần đặc biệt chú trọng làm rõ vấn đề. Bởi thông tin càng rõ thì hiệu quả công việc càng cao, trách nhiệm càng rõ ràng.

Bước 2: Planning

Agency và đội ngũ marketing sẽ tiến hành lên kế hoạch từ tổng thể đến chi tiết. Gồm:

• Kế hoạch tổng quan gồm ý tưởng digital marketing, ngân sách, kênh triển khai, cách triển khai.
• Kế hoạch chi tiết cho từng kênh, từng giai đoạn, từng tháng, từng tuần,…

Bước 3: Production

Các sản phẩm chi tiết trong kế hoạch sẽ bắt đầu được sản xuất. Các nội dung, hình ảnh, video sau khi hoàn thiện sẽ được gửi cho khách để phê duyệt và chỉnh sửa.

Bước 4: Advertising

Sau khi đã có brief chi tiết, lên được demo sản phẩm, agency sẽ tiến hành triển khai các hoạt động media theo Plan để tăng khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu cũng như đảm bảo hiệu quả quảng cáo thu về tốt nhất.

Bước 5: Report & Payment

Sau khi đã chạy dự án được vài tuần, vài tháng, agency tiến hành đo lường hiệu quả chiến dịch, theo dõi tình hình để đánh giá và phân tích kết quả. Từ những phân tích đưa ra các đề án, chiến dịch tốt hơn để cải thiện kết quả.

Payment là giai đoạn sau cùng trước khi kết thúc quảng cáo. 2 bên khách hàng và agency tiến hành thanh toán các khoản phí theo đúng hợp đồng đã ký kết trước đó.

Trên đây là giải đáp của HR Insider cho các thắc mắc Brief là gì? Vai trò, ý nghĩa, phân loại và các bước làm việc cùng khách hàng. Hy vọng những thông tin trên bổ ích và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Chúc bạn thành công!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Yody tuyển dụng, KFC tuyển dụng, Ajinomoto tuyển dụng, Guardian tuyển dụng, Nutifood tuyển dụng, PepsiCo tuyển dụng và Lotteria tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam