BPO là gì? Vai trò, quy trình và thủ tục thuê ngoài BPO

Dịch vụ BPO đem đến cho doanh nghiệp sự linh hoạt tối đa. Nhà cung cấp BPO có thể tùy chỉnh quy trình và tiêu chuẩn dịch vụ để phù hợp với yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung vào phát triển các sản phẩm và dịch vụ cốt lõi. Vậy BPO là gì? Tại sao nó lại trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn? Câu trả lời sẽ được giải đáp trong bài viết sau của VietnamWorks HR Insider. Khám phá ngay nhé!

BPO (Business Process Outsourcing) là gì?

BPO là gì? BPO là viết tắt của cụm từ Business Process Outsourcing, tạm dịch nghĩa là thuê ngoài quy trình kinh doanh, là giải pháp giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi, đồng thời tận dụng nguồn lực và chuyên môn của các đối tác bên ngoài. Thay vì tự mình thực hiện tất cả các công việc, doanh nghiệp có thể thuê ngoài những nhiệm vụ không phải là thế mạnh cho các công ty chuyên biệt, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.

Tìm hiểu về khái niệm BPO là gì?

Từ những công việc hàng ngày như quản lý tài chính, chăm sóc khách hàng, đến những nhiệm vụ phức tạp hơn như tuyển dụng nhân sự hay xây dựng thương hiệu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê ngoài để tập trung thời gian và nhân lực vào những nhiệm vụ cốt lõi của mình.

Mô hình BPO hiện đang phát triển mạnh tại các nước có dân số đông như tại khu vực Đông Nam Á. Philippines hiện đang dẫn đầu khu vực Đông Nam Á về ngành BPO nhờ vào nguồn nhân lực chất lượng cao, chi phí cạnh tranh và môi trường kinh doanh thuận lợi. Điều này đã thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới.

BPO là làm gì?

Sau khi hiểu cơ bản về khái niệm BPO là gì, bạn có thắc mắc những công ty này làm gì không? Công ty Business Process Outsourcing (BPO) sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng như:

• Quản lý tài chính và kế toán: BPO cung cấp các giải pháp toàn diện cho việc quản lý các quy trình tài chính – kế toán, bao gồm quản lý tài khoản, xử lý thanh toán, hạch toán và lập báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Quản lý tài sản: BPO cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý hiệu quả tài sản vật chất và tài sản trí tuệ của doanh nghiệp, từ việc theo dõi, bảo quản đến tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro mất mát.
• Quản lý hồ sơ nhân viên: BPO cung cấp giải pháp quản lý hồ sơ nhân viên toàn diện, từ việc đăng ký thông tin cơ bản, quản lý lương thưởng, lưu trữ giấy tờ tùy thân đến các thủ tục hành chính khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
• Hỗ trợ khách hàng: BPO cung cấp giải pháp hỗ trợ khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp kết nối và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả trên mọi kênh, từ email, điện thoại cho đến các nền tảng chat trực tuyến, nhằm mang đến trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
• Quản lý chuỗi cung ứng: BPO sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động từ khâu đặt hàng đến giao hàng, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đúng hẹn và chất lượng. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình trên thị trường.

Nhiệm vụ của các công ty BPO là gì?

Bên cạnh đó, các công ty BPO còn cung cấp một loạt giải pháp đa dạng, từ quản lý dữ liệu, phát triển phần mềm đến các dịch vụ tương tác khách hàng như CRM và tiếp thị trực tuyến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Lịch sử hình thành và phát triển của BPO?

Để hiểu rõ hơn về BPO là gì và ứng dụng của nó trong thực tế, mời bạn cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của loại hình dịch vụ này trên thế giới và tại Việt Nam.

Trên Thế giới

Ra đời từ những năm 1980 tại Hoa Kỳ, mô hình BPO đã trải qua một hành trình phát triển vượt bậc và trở thành một xu hướng toàn cầu. Từ mục đích ban đầu là đơn thuần giảm chi phí và tập trung vào các yếu tố cốt lõi, BPO ngày nay đã mở rộng quy mô, đa dạng hóa dịch vụ và đóng vai trò quan trọng trong việc lại lợi ích cho các doanh nghiệp và góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế của nhiều quốc gia.

Khu vực Đông Nam Á đang trở thành “sân chơi” mới của ngành dịch vụ thuê ngoài (BPO) với sự cạnh tranh không ngừng giữa các quốc gia. Trong đó, Philippines nổi lên như một “ông lớn” với hơn 1 triệu người làm việc trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, Trung Quốc và Việt Nam cũng đang nhanh chóng vươn lên, trở thành những “ngôi sao sáng” mới với các trung tâm BPO hiện đại tại Thượng Hải, Bắc Kinh và Hà Nội.

Lịch sử và hình thành của BPO là gì?

Ngành BPO đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ và dự kiến sẽ tiếp tục mở rộng quy mô trong những năm tới. Sự phát triển của công nghệ số và xu hướng làm việc từ xa sẽ càng thúc đẩy ngành BPO đạt được những đột phá mới.

Tại Việt Nam

FPT Software chính là đơn vị tiên phong đưa dịch vụ BPO đến với Việt Nam vào năm 1998, mở ra một chương mới cho ngành công nghiệp dịch vụ tại nước ta. Sự kiện này đã đặt nền móng vững chắc cho sự phát triển mạnh mẽ của ngành BPO Việt Nam trong những năm sau đó. Sự thành công của FPT đã thu hút sự quan tâm của nhiều “ông lớn” quốc tế như IBM, HP, Unilever, Capgemini, Accenture,… góp phần đưa Việt Nam trở thành một điểm đến hấp dẫn cho các doanh nghiệp BPO.

Nếu như những năm 2000, BPO tại Việt Nam chủ yếu tập trung vào lĩnh vực công nghệ thông tin và dịch vụ khách hàng, thì ngày nay, bức tranh BPO đã trở nên đa dạng hơn bao giờ hết. Từ tài chính, kế toán đến bảo hiểm, y tế, giáo dục và nhiều lĩnh vực khác, BPO đã khẳng định vị thế quan trọng của mình trong nền kinh tế Việt Nam.

Phân loại hình thức BPO

Bạn đã bao giờ thắc mắc về những hình thức khác nhau của BPO là gì chưa? Bạn đang tìm kiếm một giải pháp BPO để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu 3 hình thức BPO phổ biến và lựa chọn hình thức phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

Những hình thức khác nhau của BPO là gì?

Offshore outsourcing

Offshore outsourcing là hình thức doanh nghiệp thuê một công ty ở nước ngoài để thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kinh doanh của mình. Điều này có nghĩa là các công việc, dự án sẽ được giao cho một đội ngũ làm việc ở một quốc gia khác.

Onshore outsourcing

Khác với offshore outsourcing, nơi các dự án được giao cho các công ty ở những quốc gia xa xôi, onshore outsourcing diễn ra ngay tại cùng một quốc gia hoặc khu vực địa lý. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về múi giờ, ngôn ngữ và văn hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và hợp tác.

Nearshore outsourcing

Nearshore outsourcing, hay còn gọi là thuê ngoài gần bờ, là hình thức hợp tác giữa các doanh nghiệp khi mà một công ty giao phó một phần công việc hoặc dịch vụ cho một công ty khác có trụ sở tại một quốc gia láng giềng.

Khác với offshore outsourcing, nơi các dịch vụ được cung cấp bởi các công ty ở các quốc gia xa xôi, nearshore outsourcing mang đến sự thuận tiện hơn trong việc giao tiếp, quản lý dự án và giải quyết các vấn đề phát sinh. So với onshore outsourcing (thuê ngoài trong nước), nearshore outsourcing thường có chi phí cạnh tranh hơn.

Lợi ích của Business Process Outsourcing

Không chỉ khách hàng thắc mắc thuê ngoài BPO là gì mà họ còn quan tâm đến các lợi ích mà Business Process Outsourcing mang lại. Dịch vụ BPO sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn những lợi ích bất ngờ như sau:

Về tài chính

Hợp tác với các công ty thuê ngoài là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất một cách hiệu quả. Với năng lực chuyên môn cao và quy trình làm việc hiệu quả, các công ty BPO mang đến những giải pháp linh hoạt, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng với chi phí hợp lý.

Lợi ích về mặt tài chính khi thuê BPO là gì?

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được khoản chi phí lớn cho việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự chất lượng cao nhờ đội ngũ chuyên gia BPO sẵn sàng hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề. Những điều này sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi, nâng cao hiệu quả kinh doanh và mở rộng thị trường.

Linh hoạt trong triển khai dự án

Trong một thị trường kinh tế luôn biến động, việc nắm bắt kịp thời các xu hướng và thay đổi là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Các công ty thuê ngoài, với khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng và linh hoạt, sẽ là những người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời.

Hiệu quả và chất lượng

Khi thuê ngoài các công việc mà doanh nghiệp không đủ khả năng đảm nhiệm hay không phải thế mạnh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tập trung tối đa nguồn nhân lực và tài chínhvào các hoạt động cốt lõi, từ đó tăng năng suất và đạt được những thành công mới.

Tăng lợi thế để cạnh tranh

Khác biệt hóa, tăng cường chất lượng sản phẩm và dịch vụ là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, các công ty BPO có khả năng giúp doanh nghiệp lắng nghe và thấu hiểu “tiếng nói” của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ sao cho phù hợp với nhu cầu thị trường, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Mở rộng thị trường kinh doanh

Hợp tác với các công ty thuê ngoài không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận với nguồn nhân lực chất lượng cao mà còn là cơ hội để tận dụng chuyên môn sâu rộng của họ trong nhiều lĩnh vực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Từ đó tập trung vào phát triển các thế mạnh cốt lõi, tăng cơ hội mở rộng phạm vi kinh doanh của mình trên thị trường.

Sử dụng dịch vụ BPO có gặp rủi ro không?

Để triển khai mô hình này thành công, bên cạnh việc hiểu rõ BPO là gì và những lợi ích mà nó mang lại, doanh nghiệp cần lưu ý đến những rủi ro có thể gặp phải như sau:

An ninh và quy định

Việc thuê ngoài dịch vụ có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro về bảo mật thông tin. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, việc lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ uy tín và xây dựng một hệ thống quản lý rủi ro hiệu quả là vô cùng cần thiết.

Bảo mật thông tin là rủi ro lớn mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi thuê BPO

Bên cạnh đó, ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp cũng nên tham gia vào quá trình đánh giá định kỳ về chức năng thuê ngoài BPO. Từ đó đưa ra quyết định tiếp tục thuê ngoài hay cần thay đổi thỏa thuận, điều chỉnh điều khoản hay không.

Phạm vi công việc

Trước khi quyết định hợp tác với bất kỳ đơn vị BPO nào, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kỹ lưỡng về năng lực, kinh nghiệm và quy mô hoạt động của đối tác. Điều này giúp đảm bảo rằng dịch vụ mà họ cung cấp đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.

Việc chuyển giao nhiệm vụ từ nhân viên nội bộ sang đối tác BPO đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá kỹ lưỡng quy trình làm việc của bên thứ ba. Điều này giúp đảm bảo rằng các quy trình mới không chỉ hiệu quả mà còn phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.

Tuân thủ các quy định, luật

Việc lựa chọn nhà cung cấp BPO đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến khả năng tuân thủ các quy định pháp luật và nội quy, bao gồm cả những quy tắc liên quan đến hoạt động thuê ngoài. Điều này giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra trong một khuôn khổ pháp lý chặt chẽ.

Rủi ro về chi phí

Một trong những rủi ro tiềm ẩn khi thuê dịch vụ BPO mà doanh nghiệp cần lưu ý là chi phí có thể vượt quá dự kiến. Việc đánh giá không chính xác khối lượng công việc hoặc các yêu cầu thay đổi đột ngột có thể dẫn đến phát sinh thêm nhiều chi phí không lường trước. Chi phí vượt quá dự kiến không chỉ ảnh hưởng đến ngân sách của doanh nghiệp mà còn gây ra những rắc rối trong quá trình thực hiện dự án, làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp BPO để xác định rõ ràng khối lượng công việc, các yêu cầu cụ thể và xây dựng một kế hoạch chi tiết ngay từ đầu.

Khác biệt về văn hóa làm việc

Một trong những thách thức lớn nhất khi hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ BPO là sự khác biệt về văn hóa làm việc và múi giờ. Điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm, chậm trễ trong giao tiếp và khó khăn trong việc phối hợp thực hiện dự án.

Khác biệt về văn hóa làm việc cũng là rủi ro mà doanh nghiệp cần vượt qua khi thuê BPO

Để khắc phục những thách thức này, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc xây dựng một kênh giao tiếp hiệu quả, ví dụ như tổ chức các cuộc họp trực tuyến thường xuyên, sử dụng các công cụ quản lý dự án hiện đại và đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ các mục tiêu, yêu cầu của dự án. Đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tin cậy và tôn trọng lẫn nhau.

Việc tìm hiểu yoy là gì giúp bạn phân tích sự phát triển của doanh nghiệp qua các năm, kết hợp với kiến thức về infrastructure là gì để nắm bắt các yếu tố nền tảng trong vận hành tổ chức.

Phụ thuộc quá nhiều vào BPO

Mặc dù việc thuê ngoài dịch vụ BPO mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để tránh phụ thuộc quá nhiều vào đối tác bên ngoài. Việc phụ thuộc quá nhiều vào BPO tiềm ẩn nhiều rủi ro. Doanh nghiệp sẽ phải dành nhiều thời gian và công sức để quản lý chặt chẽ mối quan hệ với đối tác, đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng tiến độ và chi phí như đã cam kết. Bất kỳ sự chậm trễ hoặc sai sót nào từ phía BPO đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để giảm thiểu rủi ro khi làm việc với nhà cung cấp BPO, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết, bao gồm việc lựa chọn đối tác uy tín, thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu suất rõ ràng và có cơ chế giám sát chặt chẽ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần duy trì một đội ngũ nhân sự nội bộ đủ năng lực để có thể giám sát và kiểm soát chất lượng dịch vụ.

Gián đoạn công việc

Các sự cố bất ngờ như khủng hoảng tài chính, biến động chính trị, thiên tai… có thể gây gián đoạn nghiêm trọng đến hoạt động của các nhà cung cấp BPO. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh, gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án, làm chậm quá trình đưa sản phẩm ra thị trường và thậm chí gây tổn thất về tài chính.

Để hạn chế tối đa những rủi ro này, doanh nghiệp nên lựa chọn các đối tác BPO có quy mô lớn, hoạt động ổn định và có kế hoạch dự phòng rủi ro hiệu quả. Bên cạnh đó, việc xây dựng một hợp đồng hợp tác chặt chẽ với các điều khoản rõ ràng về trách nhiệm và xử lý rủi ro cũng là điều vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Top các công ty BPO ở Việt Nam

Bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp trong lĩnh vực BPO? Hay doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm các đơn vị BPO uy tín? VietnamWorks HR Insider gợi ý ngay cho bạn 5 cái tên hàng đầu, hứa hẹn sẽ mang đến những cơ hội phát triển sự nghiệp tuyệt vời.

Những cái tên hàng đầu trong trong lĩnh vực BPO tại Việt Nam

Bạn có thể nghiên cứu llc là gì để hiểu rõ về loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn, đồng thời tham khảo cách xuống dòng trong google sheet để nâng cao kỹ năng sử dụng công cụ văn phòng.

FPT Software

Với hơn 30 năm kinh nghiệm, FPT Software đã trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ BPO hàng đầu thế giới. Từ trụ sở chính tại Việt Nam, FPT Software đã mở rộng mạng lưới hoạt động đến các thị trường trọng điểm như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Châu Âu và Đông Nam Á. Hiện nay, , FPT Software đã có mặt tại hơn 26 quốc gia, phục vụ hàng trăm khách hàng lớn trên toàn cầu, trong đó có các tập đoàn đa quốc gia như Hitachi, NEOPOST, Petronas, Deutsche Bank và Unilever.

NashTech Việt Nam

Với hơn 20 năm kinh nghiệm, NashTech Việt Nam đã khẳng định vị thế là một trong những đối tác BPO tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực gia công phần mềm. NashTech Việt Nam mang đến nhiều giải pháp công nghệ tiên tiến và sáng tạo, từ Blockchain, AI/Machine Learning đến IoT, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.

Sài Gòn BPO

Sài Gòn BPO là đối tác tin cậy, đồng hành cùng các doanh nghiệp Tài chính – Ngân hàng – Bảo hiểm, tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động nhờ dịch vụ nhập liệu, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, phát triển phần mềm tùy chỉnh và bảo mật thông tin tuyệt đối.

USOL Việt Nam

USOL Việt Nam là thành viên của tập đoàn công nghệ hàng đầu Nhật Bản BIPROGY (trước đây là Nihon UNISYS), ra đời từ năm 2006 với sứ mệnh kết nối tài năng Việt Nam với công nghệ Nhật Bản. Với hơn 18 năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, USOL Việt Nam tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực gia công phần mềm tại Việt Nam. CUSOL Việt Nam không ngừng cập nhật và ứng dụng những công nghệ mới nhất như AI, IoT, Cloud Computing… mang đến nhiều giải pháp tối ưu cho khách hàng.

Kyanon Digital

Ra đời vào năm 2021, Kyanon Digital nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Kyanon Digital đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong hành trình chuyển đổi số, mang lại những kết quả vượt trội.

Kyanon Digital cũng là thành viên sáng lập của các liên minh công nghệ uy tín như VNITO Alliance, Omnichannel Vietnam và Agile Vietnam Alliance, góp phần xây dựng một cộng đồng công nghệ năng động và phát triển.

Bạn đã hiểu rõ BPO là gì và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp chưa? Dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp tập trung vào cốt lõi, nâng cao năng suất và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.

Bên cạnh những lợi ích, việc áp dụng dịch vụ BPO cũng đi kèm với một số thách thức nhất định, đặc biệt là về an ninh thông tin. Tuy nhiên, nếu chọn nhà cung cấp dịch vụ BPO uy tín và xây dựng được các biện pháp bảo mật chặt chẽ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể khắc phục những rủi ro này. Hy vọng bài viết này của VietnamWorks HR Insider đã giúp bạn có những thông tin hữu ích.

Việc hiểu rõ bút toán là gì giúp bạn nắm vững cách ghi chép sổ sách kế toán, cùng với việc tìm hiểu thêm về compensation là gì để quản lý chính sách phúc lợi nhân viên hiệu quả hơn.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam