Biểu đồ xương cá là gì? Mục đích, phân loại và cách vẽ

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách thức xây dựng biểu đồ xương cá, vai trò của nó trong việc giải quyết vấn đề và các loại biểu đồ xương cá giúp cải thiện quy trình làm việc. Hãy cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu sâu hơn về công cụ độc đáo này!

Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram), còn được biết đến với tên gọi biểu đồ Ishikawa, là công cụ giúp xác định mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả. Đây là một trong 7 công cụ QC (7 QC Tools) chuyên dùng để quản lý và đánh giá chất lượng.

Biểu đồ xương cá, do tiến sĩ Kaoru Ishikawa phát triển vào những năm 1950 tại Đại học Tokyo, mang tên ông để tôn vinh đóng góp trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Biểu đồ này hỗ trợ các nhà quản lý trong việc phân tích và nhận diện mối quan hệ giữa các nhóm nguyên nhân gây ra vấn đề.

Cấu trúc biểu đồ giống như bộ xương cá, với trục chính biểu thị vấn đề cần giải quyết. Các nhánh lớn tượng trưng cho nhóm nguyên nhân chính, còn các nhánh nhỏ thể hiện nguyên nhân chi tiết hơn. Biểu đồ xương cá giúp hệ thống hóa các yếu tố ảnh hưởng, từ đó xác định được nguyên nhân cốt lõi, hỗ trợ nhanh chóng trong việc tìm ra giải pháp khắc phục và ngăn ngừa sự cố trong quá trình sản xuất.

Khám phá ‘Biểu đồ xương cá là gì’ và ứng dụng trong phân tích dữ liệu (Nguồn: Internet)

Mục đích của biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá đóng một vai trò quan trọng trong việc giải quyết vấn đề và cải thiện quy trình làm việc. Vai trò của biểu đồ xương cá được thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau:

Phương pháp giải quyết vấn đề trực quan

Biểu đồ xương cá giúp trình bày các nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề một cách trực quan và dễ hiểu. Thay vì chỉ liệt kê các yếu tố, biểu đồ này tạo ra một hình ảnh rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng nhận diện các mối liên hệ và tác động qua lại giữa các nguyên nhân.

Tập trung vào nguyên nhân gốc rễ thay vì xử lý triệu chứng

Biểu đồ xương cá tập trung vào việc xác định và giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, thay vì chỉ điều trị các triệu chứng bề ngoài. Điều này giúp đảm bảo rằng các giải pháp đưa ra có hiệu quả lâu dài và ngăn ngừa vấn đề tái diễn.

Tương tự, khám phá về kỹ năng giải quyết vấn đề giúp ích cho bạn phát triển giá trị bản thân.

Trình bày dễ hiểu với công cụ hỗ trợ trực quan

Với cấu trúc rõ ràng và trực quan, biểu đồ xương cá dễ dàng được trình bày trong các cuộc họp, báo cáo, và thuyết trình. Nó giúp các thành viên trong nhóm và các bên liên quan nhanh chóng hiểu rõ vấn đề và các nguyên nhân liên quan, từ đó thống nhất trong việc tìm kiếm giải pháp.

Thúc đẩy tư duy hệ thống và hợp tác nhóm

Biểu đồ xương cá khuyến khích sự tham gia, cùng rèn luyện kỹ năng phân tích và đóng góp ý kiến từ tất cả các thành viên trong nhóm. Việc cùng nhau phân tích và thảo luận giúp tạo ra một tư duy hệ thống, định hướng nhóm làm việc một cách có tổ chức và hợp tác hiệu quả.

Ứng dụng đa dạng trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực

Biểu đồ xương cá không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể mà có thể áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ, giáo dục đến y tế. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ linh hoạt và hữu ích trong việc giải quyết vấn đề và cải thiện hiệu suất công việc.

Tìm hiểu thêm bí quyết sử dụng mô hình AIDA hiệu quả trong Marketing và ma trận BCG là gì? Thành phần, cách vẽ ma trận BCG

Biểu đồ xương cá, đơn giản hóa phân tích số liệu

Các loại biểu đồ xương cá phổ biến là gì?

Trong lĩnh vực phân tích và quản lý chất lượng, có hai loại biểu đồ xương cá phổ biến được sử dụng rộng rãi: sơ đồ xương cá đơn giản và sơ đồ xương cá 6M. Cả hai loại biểu đồ này đều giúp xác định và phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề, nhưng chúng có những đặc điểm và ứng dụng khác nhau.

Sơ đồ xương cá đơn giản

Một biểu đồ xương cá đơn giản bao gồm hai nhóm nguyên nhân chính được liên kết với phần đầu biểu thị vấn đề trọng tâm cần giải quyết. Sơ đồ này phù hợp cho những tình huống mà các nguyên nhân có thể được phân loại thành hai nhóm đặc trưng.

Ví dụ: Khi phân tích lưu lượng truy cập trang web, đội ngũ Marketing có thể phân chia thành hai nguồn: nguồn truy cập trả phí và nguồn truy cập tự nhiên (không trả phí).

Sơ đồ xương cá 6M

Biểu đồ xương cá Ishikawa 6M áp dụng trong sản xuất và kinh doanh, tập trung vào 6 yếu tố:

• Nguyên vật liệu (Materials): Nguyên liệu là yếu tố cốt lõi của sản xuất. Lựa chọn sai nguyên liệu có thể làm giảm chất lượng sản phẩm và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
• Nguồn nhân lực (Manpower): Con người là yếu tố khó kiểm soát nhất. Trình độ, kỹ năng hoặc sự bất cẩn của nhân viên đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Môi trường (Mother Nature): Yếu tố tự nhiên như thời tiết, thiên tai có thể tác động tiêu cực đến quy trình sản xuất và khó kiểm soát hoàn toàn.
• Máy móc, thiết bị (Machines): Bảo trì máy móc định kỳ là cần thiết. Hỏng hóc máy móc sẽ ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc.
• Phương pháp (Methods): Phương pháp sản xuất cần được tối ưu hóa và kiểm tra kỹ lưỡng. Sai sót trong quy trình có thể dẫn đến sản phẩm lỗi.
• Đo lường (Measurement): Các phương pháp đo lường cần chính xác. Kết quả không nhất quán sẽ gây khó khăn trong việc phân tích nguyên nhân vấn đề.

Biểu đồ xương cá 6M (Nguồn: Internet)

Cách triển khai vẽ sơ đồ xương cá

Dưới đây là các bước vẽ sơ đồ xương cá cụ thể:

Bước 1: Xác định vấn đề

Trước tiên, bạn cần xác định rõ vấn đề cần giải quyết và viết nó ở đầu biểu đồ, làm trục chính. Đây sẽ là điểm bắt đầu để phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề này.

Bước 2: Xác định nhân tố gây ảnh hưởng

Tiếp theo, xác định các nhân tố chính có thể gây ảnh hưởng đến vấn đề. Các nhân tố này thường bao gồm: máy móc, nguyên liệu, phương pháp, đo lường và môi trường con người. Vẽ các xương sườn chính từ trục chính, mỗi xương sườn đại diện cho một nhân tố.

Bước 3: Xác định nguyên nhân của vấn đề

Ở bước này, bạn liệt kê các nguyên nhân cụ thể liên quan đến từng nhân tố đã xác định. Các nguyên nhân phụ sẽ được thêm vào các xương sườn chính, giúp tạo ra một bức tranh toàn diện về vấn đề.

Bước 4: Phân tích và hoạch định hướng giải quyết

Cuối cùng, bạn cần phân tích các nguyên nhân đã xác định để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Từ đó, bạn có thể lập kế hoạch và đưa ra các giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề một cách hiệu quả.

Cách thức triển khai vẽ sơ đồ xương cá để minh họa mối quan hệ dữ liệu

Ứng dụng của biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa, được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực để phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.

Ứng dụng trong kinh doanh

Biểu đồ xương cá giúp nhóm quản lý phân tích nguyên nhân doanh số giảm, gồm:

• Thiếu nhân lực
• Chiến lược chưa hiệu quả
• Cạnh tranh gay gắt
• Hạn chế về ngân sách

Qua phân tích, doanh nghiệp xác định các vấn đề như: nhân viên thiếu kỹ năng, dự báo tài chính chưa chính xác, phân bổ nguồn lực kém và đối thủ cạnh tranh mạnh. Từ đó, đưa ra giải pháp: đào tạo nhân viên, tối ưu quy trình, tăng ngân sách và nghiên cứu đối thủ để cải thiện kinh doanh.

Ứng dụng sơ đồ xương cá trong kinh doanh (Nguồn: Internet)

Ứng dụng trong sản xuất

Biểu đồ xương cá là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong sản xuất như:

• Lỗi sản phẩm
• Hiệu suất sản xuất thấp
• Chi phí sản xuất cao
• Thiếu nhân sự
• Thiếu hụt nguyên vật liệu
• Máy móc hỏng hóc
• Môi trường làm việc không đảm bảo an toàn

Gợi ý bí quyết triển khai biểu đồ xương cá dễ dàng

• Tập hợp một nhóm phù hợp để xây dựng biểu đồ xương cá, với các thành viên đến từ các lĩnh vực khác nhau nhằm đa dạng hóa quan điểm và ý kiến.
• Sử dụng phương pháp 5W1H trong quá trình phân tích, liên tục hỏi “Tại sao?” để nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Sử dụng phương pháp bỏ phiếu đa số để chọn lọc và xác định nguyên nhân chính từ tất cả các ý tưởng được đưa ra.
• Đánh giá và phân tích các nguyên nhân, tập trung vào những yếu tố có tác động lớn nhất đến vấn đề.
• Nếu biểu đồ trở nên quá phức tạp và khó theo dõi, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ khác phù hợp hơn để phân tích vấn đề.

Ưu điểm và hạn chế của biểu đồ xương cá

Ưu và nhược điểm của biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa, cụ thể như sau: 

Ưu điểm

• Là công cụ hữu ích cho việc động não, lập bản đồ tư duy cá nhân hoặc làm việc nhóm.
• Hỗ trợ nhận diện mối quan hệ nhân quả, làm rõ mối liên kết giữa các yếu tố khác nhau.
• Lặp lại câu hỏi “tại sao” liên tục giúp đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ, đơn giản hóa cả những vấn đề phức tạp.

Nhược điểm

• Dựa vào đánh giá chủ quan của chuyên gia và suy luận nhóm, nên dễ xảy ra sai sót hoặc khác biệt trong việc xác định nguyên nhân.
• Hiệu quả phụ thuộc vào kiến thức và kinh nghiệm về quy trình cụ thể; thiếu chuyên môn có thể ảnh hưởng đến việc tìm ra nguyên nhân và giải pháp phù hợp.
• Với các vấn đề phức tạp, biểu đồ xương cá có thể gặp khó khăn trong việc xác định nguyên nhân chính xác.
• Biểu đồ thường hướng đến việc xác định một nguyên nhân duy nhất, dễ gây ra mâu thuẫn hoặc khó khăn khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi.

Khám phá ưu điểm và hạn chế của biểu đồ xương cá, công cụ trực quan hóa dữ liệu phân tích (Nguồn: Internet)

Xem thêm:

• Cơ hội hấp dẫn cho người lao động đang tìm kiếm việc làm Nha Trang, với nhiều lĩnh vực và môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Khám phá việc làm Kiên Giang với các vị trí đa dạng, phù hợp với cả người mới bắt đầu và người có kinh nghiệm.
• Những ai đam mê không khí mát mẻ có thể tham khảo việc làm Đà Lạt để trải nghiệm cơ hội phát triển trong môi trường xanh sạch.
• Đối với người lao động tại khu vực miền Tây, hãy xem xét việc làm Long An để có cơ hội làm việc tại các doanh nghiệp đang phát triển.

Biểu đồ xương cá là một công cụ phân tích hữu hiệu giúp xác định và giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề một cách trực quan. Bài viết này, HR Insider đã làm rõ vai trò, cách triển khai và các ứng dụng của biểu đồ này trong nhiều lĩnh vực. Hy vọng rằng qua bài viết, bạn sẽ nắm bắt được cách tận dụng biểu đồ xương cá để nâng cao hiệu quả công việc.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: tuyển dụng PNJ, H&M tuyển dụng, SM Xanh tuyển dụng, Vua Nệm tuyển dụng, Yame tuyển dụng, Tamo tuyển dụng, Nón Sơn tuyển dụng và tuyển dụng MWG.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam