1. Yêu cầu chính căn nguyên của vấn đề đưa ra giải pháp.
Sự thật là không ai có thể hiểu bản thân mình bằng chính mình. Người tạo ra vấn đề sẽ thấu hiểu nó nhất và đương nhiên sẽ có thể giải quyết triệt để nhất. Hãy cho nhân viên của bạn có cơ hội tự mình đối diện với vấn đề của họ: “Nếu được tiếp tục cùng đồng hành với doanh nghiệp, bạn sẽ có những nỗ lực nào để khắc phục những sai sót hiện tại?” Kết quả nhận được có thể sẽ làm bạn vô cùng ngạc nhiên. Bạn sẽ nghe được những kế hoạch, thậm chí cả những cam kết từ nhân viên của mình. Vì kế hoạch đó do nhân viên tự đề ra, tự nguyện, nên họ sẽ có xu hướng gắn bó và quyết tâm hoàn thành chúng.
2. Chủ động hướng dẫn họ làm cho đúng.
Ở nhiều doanh nghiệp, công tác đào tạo và định hướng không biết vì lý do gì không được chú ý. Nhiều chủ quản lý cho rằng “learning-by-doing” (học từ thực tế) và tự rút kinh nghiệm là cách tốt nhất để nhân viên hoàn thiện các kỹ năng cá nhân. Tuy nhiên, các làm này thực sự là “con dao hai lưỡi”. Một số ứng viên có thể sẽ tiếp thu và hoàn thiện nhanh chóng, tuy nhiên, số khác sẽ rất có khả năng rơi vào “khủng hoảng vòng tròn”. Họ không có những quy chuẩn để tuân theo nên “làm mãi vẫn không đúng”. Vì vậy, bạn nên cung cấp cho nhân viên những khóa đào tạo để họ có những định hướng cơ bản. Nhìn thấy đích phải đến, con đường cần đi, nhân viên của bạn sẽ không còn “lạc lối” nữa.
3. Xây dựng check list và đơn giản hóa các quy trình
Trong ngắn hạn: để hạn chế các lỗi không nên có, bạn cần thắt chặt công tác kiểm soát và thanh tra. Nếu bạn cần giao một gói công việc cho một nhóm 10 người thì hãy đảm bảo rằng có ít nhất 2 người đảm nhận công tác kiểm tra. Xây dựng một checklist đầy đủ là cách tốt để đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ sót hoặc làm sai.
Trong dài hạn, hãy cố gắng đơn giản hóa quy trình làm việc. Hãy xem xét tự động hóa, vi tính hóa ở một vài khâu để đạt được hiệu suất cao đồng thời kiểm sóat hiệu quả các lỗi. Chuẩn hóa toàn bộ quy trình và đưa ra bộ quy tăc phù hợp và cụ thể cho từng trường hợp, phổ biến rộng rãi chúng để mọi nhân viên biết và tuân theo.
4. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang yếu tố “cầu tiến”.
Hãy chủ động xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp theo hướng cầu tiến và cởi mở – nơi mọi người trong tổ chức sẵn sàng đặt câu hỏi cho những vấn đề đang còn băn khoăn, sẵn sàng cùng nhau nhìn nhận những sai lầm và giúp đỡ nhau sửa chữa. Nếu không có một môi trường khuyến khích các câu hỏi, nhân viên của bạn rất có thể rơi vào trừong hợp biết sai nhưng không sửa sao cho đúng và luôn phải mày mò, dò dẫm cách làm mà lẽ ra, người đi trưóc có thể hương dẫn ngay cho họ.
5. Có cuộc trò chuyện nghiêm túc
Hãy “nghiêm túc và trực tiếp”. Cho nhân viên hiểu rõ rằng đây là một vấn đề thực sự nghiêm trọng và có thể dẫn đến việc doanh nghiệp cần phải cho phép bạn ra đi. Đôi khi mọi người không nghĩ vấn đề này thực sự nghiêm trọng và ảnh hưởng đến hợp đồng làm việc của họ. Do đó, nhà quản lí hãy giúp họ nhận thức rõ ràng vấn đề.
6. Và sau tất cả …
“Hãy chắc chắn rằng bạn thường xuyên theo dõi nhân viên của mình – để tránh trường hợp “ngựa quen đường cũ.
— HR insider —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
