7 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên? Sau đây là 7 cách mà bạn có thể áp dụng
Dành 10 phút lên danh sách tất cả các công việc
Ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra giấy là việc đầu tiên bạn phải làm. Bất kể việc gì, dù chỉ là đi siêu thị mua đồ ăn là hay họp với sếp và đồng nghiệp, cũng cần được đưa vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mà mỗi việc mang lại.
Đánh dấu những việc quan trọng và khẩn cấp
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline cho mỗi mục. Có như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và có thể vạch trước kế hoạch cho các deadline về sau. Đặt ra kỳ hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không gấp gáp.
Đánh dấu những việc quan trọng và khẩn cấp
Sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc dựa trên mức độ quan trọng
Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, doanh nhân, diễn giả chính Stephen Covey khuyên ta nên phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp.
- Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác.
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc
Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo việc quan trọng được ưu tiên — thậm chí hơn cả yêu cầu xuất phát những người liên quan nóng vội hay yêu cầu bột phát “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm ba công việc phải làm vào ngày hôm đó. Khi chọn ba công việc, bạn cần dựa trên tầm quan trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Cách xác định không khó, bạn hãy cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay mình nên làm gì để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn?
Cân nhắc thời gian và công sức mỗi hoàn thành mỗi công việc
Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá các công việc theo công sức cần bỏ ra.
Nếu danh sách công việc quá chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần ít thời gian và công sức nhất rồi nhanh chóng hoàn tất. Khi đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước.
Giới hạn thời gian hoàn thành công việc
Bạn có thể sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên cho từng việc bằng cách tạo một deadline cụ thể cho nó khi bạn cần tập trung công việc của mình . Nếu bạn bị làm phiền bởi những yếu tố bên ngoài như những công việc không khẩn cấp hay các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, bạn nên thông báo cho họ biết bạn cần sự tập trung và sẽ trao đổi với họ sau.
Thêm một phương pháp để bạn có thể ưu tiên thời gian hoàn thành công việc của bạn là hãy soạn trước thông báo email gửi cho mọi người bạn sẽ trả lời mail của họ vào thời gian nào trong ngày. Tránh bị làm phiền và dành thời gian tập trung tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ một cách xuyên suốt.
Đánh giá mục tiêu, công việc vào cuối ngày
Vào cuối ngày, hãy dành thời gian để có thể xem xét những công việc mà bạn đã làm được trong ngày và mức độ hoàn thành nó. Đây là một điểm quan trọng giúp bạn kiểm soát bản thân tốt hơn, đánh dấu lại những công việc chưa làm được và ưu tiên những việc quan trọng cho ngày mới.
Đánh giá mục tiêu, công việc vào cuối ngày
Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong bản danh sách
Chúc mừng bạn! Khi lướt qua bản danh sách, bạn hãy tận hưởng giây phút khoan khoái gạch bỏ từng thứ một, xóa chúng khỏi danh sách hoặc hăng hái cắt vụn tờ giấy đó và long trọng bỏ vào lửa. Hãy dành một phút để tự thưởng cho mình sau mỗi thành quả nho nhỏ đã đạt được!
Tips sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả
Viết ra những mục tiêu và công việc
Điều đầu tiên để sắp xếp công việc hiệu quả là bạn cần phải viết xuống những mục tiêu và công việc. Và lưu ý là, các nhiệm vụ cá nhân và công việc cần phải được viết ở một nơi. Điều này sẽ giúp bạn ghi nhớ tất cả những công việc cần phải làm trong ngày.
Hãy viết ra tất cả những việc làm trong ngày kể cả nhỏ nhất như rửa xe, đi chợ, làm báo cáo, gặp mặt khách hàng. Khi công việc của bạn được liệt kê đầy đủ, bước tiếp theo bạn chỉ cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, và sẽ dễ dàng hoàn thành hơn.
Lên lịch cho công việc để không bị quên
Bạn hãy viết tất cả những công việc mà bạn cần phải hoàn thành trong tháng tới và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Sau đó, xác định những công việc cần phải hoàn thành hàng ngày, mỗi tuần và cuối tháng.
Sử dụng bảng tính để viết công việc ra sau đó sắp xếp lại trình tự ưu tiên các nhiệm vụ cần làm trong lịch. Dựa trên giới hạn thời gian hoàn thành công việc để lên lịch cho các công việc của bạn, việc làm này giúp bạn tập trung và làm việc một cách hiệu quả hơn.
Những tips sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả
Có deadline rõ ràng
Đặt deadline rõ ràng cho mọi công việc kể cả khi công việc đó không có deadline chính thức từ lãnh đạo hay khách hàng. Điều này giúp bạn có thêm ý thức để có thể hoàn thành công việc.
Loại bỏ sự sao nhãng
Đừng lo lắng nếu bạn bị sao nhãng trong lúc làm việc, hãy suy nghĩ rằng bạn cũng cần thời gian để thư giãn trong ngày.
Khi bạn chấp nhận những điều phiền nhiễu xảy ra, bạn có thể đưa chúng vào lịch trình công việc của mình. Bạn nên tạo cho mình khoảng thời gian để có thể nghỉ ngơi, ví dụ như dành 15 phút để đi bộ, 10 phút giải lao uống cà phê giữa buổi.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
Qua những tips mà chúng tôi chia sẻ mong rằng bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Biết sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn không phải gặp tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và giúp cho hiệu quả công việc được cao hơn.
Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Sunlife tuyển dụng, tuyển dụng Chubb, FWD tuyển dụng, Bảo hiểm Bảo Việt tuyển dụng, Hanwha Life tuyển dụng, MIC tuyển dụng, PTI tuyển dụng, và VBI tuyển dụng.
Xem thêm: Bật mí cách viết email từ chối nhà tuyển dụng sao cho khéo léo
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
