adsads
sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Lượt Xem 9 K

7 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên? Sau đây là 7 cách mà bạn có thể áp dụng

Dành 10 phút lên danh sách tất cả các công việc 

Ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra giấy là việc đầu tiên bạn phải làm. Bất kể việc gì, dù chỉ là đi siêu thị mua đồ ăn là hay họp với sếp và đồng nghiệp, cũng cần được đưa vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mà mỗi việc mang lại.

Đánh dấu những việc quan trọng và  khẩn cấp

Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline cho mỗi mục. Có như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và có thể vạch trước kế hoạch cho các deadline về sau. Đặt ra kỳ hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không gấp gáp.

cùng Tham khảo các bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Đánh dấu những việc quan trọng và  khẩn cấp

Sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc dựa trên mức độ quan trọng

Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, doanh nhân, diễn giả chính Stephen Covey khuyên ta nên phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp.   

  • Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác. 
  • Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc

Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo việc quan trọng được ưu tiên — thậm chí hơn cả yêu cầu xuất phát những người liên quan nóng vội hay yêu cầu bột phát “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm ba công việc phải làm vào ngày hôm đó. Khi chọn ba công việc, bạn cần dựa trên tầm quan trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Cách xác định không khó, bạn hãy cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay mình nên làm gì để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn? 

Cân nhắc thời gian và công sức mỗi hoàn thành mỗi công việc 

Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá các công việc theo công sức cần bỏ ra. 

Nếu danh sách công việc quá chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần ít thời gian và công sức nhất rồi nhanh chóng hoàn tất. Khi đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước.

Giới hạn thời gian hoàn thành công việc

Bạn có thể sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên cho từng việc bằng cách tạo một deadline cụ thể cho nó khi bạn cần tập trung công việc của mình . Nếu bạn bị làm phiền bởi những yếu tố bên ngoài như những công việc không khẩn cấp hay các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, bạn nên thông báo cho họ biết bạn cần sự tập trung và sẽ trao đổi với họ sau.

Thêm một phương pháp để bạn có thể ưu tiên thời gian hoàn thành công việc của bạn là hãy soạn trước thông báo email gửi cho mọi người bạn sẽ trả lời mail của họ vào thời gian nào trong ngày. Tránh bị làm phiền và dành thời gian tập trung tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ một cách xuyên suốt.

Đánh giá mục tiêu, công việc vào cuối ngày

Vào cuối ngày, hãy dành thời gian để có thể xem xét những công việc mà bạn đã làm được trong ngày và mức độ hoàn thành nó. Đây là một điểm quan trọng giúp bạn kiểm soát bản thân tốt hơn, đánh dấu lại những công việc chưa làm được và ưu tiên những việc quan trọng cho ngày mới.

Đánh giá mục tiêu và công việc vào cuối ngày

Đánh giá mục tiêu, công việc vào cuối ngày

Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong bản danh sách

Chúc mừng bạn! Khi lướt qua bản danh sách, bạn hãy tận hưởng giây phút khoan khoái gạch bỏ từng thứ một, xóa chúng khỏi danh sách hoặc hăng hái cắt vụn tờ giấy đó và long trọng bỏ vào lửa. Hãy dành một phút để tự thưởng cho mình sau mỗi thành quả nho nhỏ đã đạt được!

Xem thêm: Học kỹ năng “thuyết phục” để hỗ trợ cho công việc

Tips sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả

Viết ra những mục tiêu và công việc

Điều đầu tiên để sắp xếp công việc hiệu quả là bạn cần phải viết xuống những mục tiêu và công việc. Và lưu ý là, các nhiệm vụ cá nhân và công việc cần phải được viết ở một nơi. Điều này sẽ giúp bạn ghi nhớ tất cả những công việc cần phải làm trong ngày.

Hãy viết ra tất cả những việc làm trong ngày kể cả nhỏ nhất như rửa xe, đi chợ, làm báo cáo, gặp mặt khách hàng. Khi công việc của bạn được liệt kê đầy đủ, bước tiếp theo bạn chỉ cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, và sẽ dễ dàng hoàn thành hơn.

Lên lịch cho công việc để không bị quên

Bạn hãy viết tất cả những công việc mà bạn cần phải hoàn thành trong tháng tới và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Sau đó, xác định những công việc cần phải hoàn thành hàng ngày, mỗi tuần và cuối tháng.

Sử dụng bảng tính để viết công việc ra sau đó sắp xếp lại trình tự ưu tiên các nhiệm vụ cần làm trong lịch. Dựa trên giới hạn thời gian hoàn thành công việc để lên lịch cho các công việc của bạn, việc làm này giúp bạn tập trung và làm việc một cách hiệu quả hơn.

 tips sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả

Những tips sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả

Có deadline rõ ràng

Đặt deadline rõ ràng cho mọi công việc kể cả khi công việc đó không có deadline chính thức từ lãnh đạo hay khách hàng. Điều này giúp bạn có thêm ý thức để có thể hoàn thành công việc.

Loại bỏ sự sao nhãng

Đừng lo lắng nếu bạn bị sao nhãng trong lúc làm việc, hãy suy nghĩ rằng bạn cũng cần thời gian để thư giãn trong ngày.

Khi bạn chấp nhận những điều phiền nhiễu xảy ra, bạn có thể đưa chúng vào lịch trình công việc của mình. Bạn nên tạo cho mình khoảng thời gian để có thể nghỉ ngơi, ví dụ như dành 15 phút để đi bộ, 10 phút giải lao uống cà phê giữa buổi.

Xem thêm: Bật mí cách viết email từ chối nhà tuyển dụng sao cho khéo léo

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn làm việc hiệu quả

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Qua những tips mà chúng tôi chia sẻ mong rằng bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.  Biết sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn không phải gặp tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và giúp cho hiệu quả công việc được cao hơn.

Xem thêm các tin tuyển dụng việc làm khắp khu vực phổ biến:

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Sunlife tuyển dụng, tuyển dụng Chubb, FWD tuyển dụng, Bảo hiểm Bảo Việt tuyển dụng, Hanwha Life tuyển dụng, MIC tuyển dụng, PTI tuyển dụng, và VBI tuyển dụng.

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC

VietnamWorks là kênh thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam, luôn mang đến các thông tin tuyển dụng uy tín, chất lượng và nhanh chóng. Với hơn 9.4 triệu lượt truy cập hàng tháng, VietnamWorks giúp kết nối ứng viên với các nhà tuyển dụng có nhu cầu tìm nhân sự tiềm năng. Người tìm việc có thể dễ dàng tiếp cận các thông tin tuyển dụng đáng tin cậy trên toàn quốc. Bên cạnh đó, VietnamWorks còn tích hợp các tính năng hiện đại, hỗ trợ người dùng tạo CV trực tuyến và ứng tuyển một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian.

adsads
Bài Viết Liên Quan
Khám phá tất tần tật thông tin về phương pháp Blurting Method

Blurting Method là gì? Phương pháp ghi nhớ hiệu quả

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp học hiệu quả, có thể ghi nhớ được kiến thức từ cơ bản đến nâng cao thì nhất định không nên bỏ qua Blurting Method. Vậy Blurting Method là gì, tại sao phương pháp học này lại trở nên phổ biến và được nhiều người yêu chuộng hiện nay? Nội dung bài viết dưới đây, VietnamWorks HR Insider sẽ giúp bạn khám phá sâu hơn về phương pháp này, tuyệt đối đừng bỏ lỡ nhé!

công ty tư vấn du học Nhật

Top 12 công ty tư vấn du học Nhật uy tín nhất Việt Nam

Du học Nhật Bản là mơ ước của rất nhiều bạn trẻ. Tuy nhiên, việc lựa chọn một công ty tư vấn du học Nhật uy tín là điều cần xem xét kỹ lưỡng. Để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, dưới đây là danh sách tổng hợp những công ty tư vấn chất lượng hàng đầu..

Cách cài mật khẩu máy tính đơn giản và hiệu quả nhất

Hướng dẫn cách cài mật khẩu máy tính nhanh chóng trên window 10, 8, 7

Đặt mật khẩu cho máy tính không chỉ bảo vệ thông tin cá nhân mà còn ngăn chặn truy cập trái phép. Nếu bạn chưa biết cách cài mật khẩu máy tính nhanh chóng và chính xác, hãy tham khảo bài viết dưới đây để áp dụng được ngay cho máy tính của mình nhé!

Chứng chỉ năng lực xây dựng: Điều kiện, trình tự và thủ tục cấp

Chứng chỉ năng lực xây dựng là gì? Điều kiện, trình tự và thủ tục cấp

Trong lĩnh vực xây dựng, chứng chỉ năng lực xây dựng không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là thước đo năng lực và uy tín của các tổ chức, doanh nghiệp. Vậy chứng chỉ này có vai trò gì, thời hạn bao lâu và làm sao để đạt được? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.

Bao lâu thi sát hạch chứng chỉ kế toán viên

Bao lâu thi sát hạch chứng chỉ kế toán viên mới có kết quả?

Bạn đã hoàn thành khóa học kế toán và đang háo hức muốn biết bao lâu thi sát hạch chứng chỉ kế toán viên mới có kết quả? Việc nắm rõ quy trình thi, thang điểm và thời gian nhận kết quả sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho kỳ thi quan trọng này. Hãy cùng tìm hiểu ngay!

Bài Viết Liên Quan
Khám phá tất tần tật thông tin về phương pháp Blurting Method

Blurting Method là gì? Phương pháp ghi nhớ hiệu quả

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp học hiệu quả, có thể ghi nhớ được kiến thức từ cơ bản đến nâng cao thì nhất định không nên bỏ qua Blurting Method. Vậy Blurting Method là gì, tại sao phương pháp học này lại trở nên phổ biến và được nhiều người yêu chuộng hiện nay? Nội dung bài viết dưới đây, VietnamWorks HR Insider sẽ giúp bạn khám phá sâu hơn về phương pháp này, tuyệt đối đừng bỏ lỡ nhé!

công ty tư vấn du học Nhật

Top 12 công ty tư vấn du học Nhật uy tín nhất Việt Nam

Du học Nhật Bản là mơ ước của rất nhiều bạn trẻ. Tuy nhiên, việc lựa chọn một công ty tư vấn du học Nhật uy tín là điều cần xem xét kỹ lưỡng. Để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, dưới đây là danh sách tổng hợp những công ty tư vấn chất lượng hàng đầu..

Cách cài mật khẩu máy tính đơn giản và hiệu quả nhất

Hướng dẫn cách cài mật khẩu máy tính nhanh chóng trên window 10, 8, 7

Đặt mật khẩu cho máy tính không chỉ bảo vệ thông tin cá nhân mà còn ngăn chặn truy cập trái phép. Nếu bạn chưa biết cách cài mật khẩu máy tính nhanh chóng và chính xác, hãy tham khảo bài viết dưới đây để áp dụng được ngay cho máy tính của mình nhé!

Chứng chỉ năng lực xây dựng: Điều kiện, trình tự và thủ tục cấp

Chứng chỉ năng lực xây dựng là gì? Điều kiện, trình tự và thủ tục cấp

Trong lĩnh vực xây dựng, chứng chỉ năng lực xây dựng không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là thước đo năng lực và uy tín của các tổ chức, doanh nghiệp. Vậy chứng chỉ này có vai trò gì, thời hạn bao lâu và làm sao để đạt được? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.

Bao lâu thi sát hạch chứng chỉ kế toán viên

Bao lâu thi sát hạch chứng chỉ kế toán viên mới có kết quả?

Bạn đã hoàn thành khóa học kế toán và đang háo hức muốn biết bao lâu thi sát hạch chứng chỉ kế toán viên mới có kết quả? Việc nắm rõ quy trình thi, thang điểm và thời gian nhận kết quả sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho kỳ thi quan trọng này. Hãy cùng tìm hiểu ngay!

Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.email subscribers