Những người làm việc năng suất là người có thể làm chủ 24h của bản thân mình thay vì để một ngày chiếm lấy họ. Họ làm việc và tìm cách để tối ưu hóa thời gian của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Hãy cùng tìm hiểu sự khác nhau giữa hai định nghĩa “bận rộn” và “năng suất” này là như thế nào. Từ đó, bạn sẽ rút ra được cách làm việc hiệu quả hơn.
Khái niệm Bận rộn vs Năng suất
Có một sự khác biệt rất lớn giữa hai khái niệm bận rộn và năng suất nhưng lại rất dễ bị đánh đồng bởi nhiều người. Bạn có thể cảm thấy mình bận rộn suốt cả một ngày nhưng song song đó vẫn nhận ra bản thân bị bỏ lại đằng sau những mục tiêu mình đang hướng tới. Bạn đã bao giờ dành cả hàng giờ liền hay thậm chí cả ngày chỉ để dọn sạch sẽ hộp thư của mình, trong khi mục tiêu cần đạt được trong ngày vẫn còn bỏ ngõ?
Hay gần đây nhất, bạn nỗ lực hoàn thiện 75% lượng công việc trong danh sách việc cần làm trong ngày dài đằng đẵng, thay vì liệt kê ra 2 việc quan trọng nhất cần được hoàn thành ngay trong hôm nay? Có vẻ như bạn thật sự bận rộn đấy, nhưng bạn có chắc mình đang làm việc hiệu quả hay không?
Hãy cùng gặp gỡ một người năng suất!
Hãy hình dung cách làm việc năng suất như việc di chuyển một quả bóng để nó tiến gần hơn đến vạch đích mỗi ngày. Thử tưởng tượng bạn có nhiệm vụ phải tạo ra một trang blog và cố gắng xây dựng để có được nhiều lượt theo dõi. Bạn muốn đưa blog vào hoạt động trong thứ Sáu này và dưới đây sẽ là những việc một người năng suất sẽ làm:
Ngày 1 – Mua tên miền, tạo một trang web
Ngày 2 – Dành riêng để xây dựng chiến lược và tạo dựng thương hiệu
Ngày 3 – Soạn thảo bài đăng đầu tiên
Ngày 4 – Học cách đăng tải nó lên trang web vừa thiết kế xong của bạn
Đó chính là cách làm việc có mục tiêu rõ ràng và thiết lập hẳn kết quả cần đạt được trong từng ngày. Cách làm này có thể không hoàn hảo, nhưng nó hoàn toàn có thể giúp bạn thực hiện kế hoạch của mình thành công.
Và bây giờ, hãy xem người bận rộn đã làm gì!
Hãy thử nghĩ cùng một tình huống tương tự, nhưng với người bận rộn, họ sẽ làm thế nào? Người bận rộn sẽ bắt đầu dành tất cả thời gian mình có để thực hiện việc nghiên cứu không có mục đích cụ thể, đánh giá những khả năng xảy ra, tạo dựng một danh sách dài việc cần làm và cố gắng đi theo từng bước để khiến mọi thứ thật hoàn hảo ngay từ khi bắt đầu. Họ có thể dành cả ngày để làm một việc mà không đem lại kết quả hữu hình nào so với nỗ lực và thời gian họ bỏ ra. Những người bận rộn thường suy nghĩ quá nhiều và năng lực của họ chính là mở rộng nhiệm vụ của mình trở nên khổng lồ so với thời gian họ có. Và kết quả là người bận rộn xây dựng một trang blog cần đến thời gian gấp 3 lần so với người năng suất, than phiền rằng họ không có nhiều thời gian để hoàn thiện nó tốt hơn. Vì họ chưa có kỹ năng làm việc hiệu quả.
Những người bận rộn khá giỏi ở việc thể hiện rằng họ đang có rất nhiều việc phải làm, trong khi các cá nhân năng suất lại cố gắng khiến mọi thứ hoàn thành. Những người năng suất thường không đưa những việc nhỏ nhặt thường ngày vào danh sách việc cần làm quan trọng của họ. Không dây dưa mất thời gian hay đưa mọi thứ vào danh sách chờ, người năng suất sẽ cố gắng làm xong ngay khi họ có thể.
Bạn có muốn trở thành người năng suất hơn? Đây là 4 bước làm việc hiệu quả dành cho bạn
Chỉ tập trung vào một việc duy nhất vào một thời điểm
Chắc hẳn bạn sẽ luôn có hàng triệu thứ cần phải làm trong một ngày nhưng đâu là việc duy nhất đem đến cho bạn kết quả đầu tiên và quan trọng nhất? Hãy thực hiện nó ngay! Hãy thay đổi cách tư duy khi làm việc và thực hiện thói quen này. Nói một cách khác, cách những chuyên gia năng suất thường áp dụng đó là gộp những việc cần làm và thời gian bạn bỏ ra theo từng nhóm có điểm chung nhất định. Với phương pháp này, bạn chỉ cần tập trung vào một chủ đề trước tiên thay vì lạc lối từ vấn đề này, nhảy sang ngay vấn đề khác.
Làm chủ lịch làm việc của mình
Hãy là phù thủy lịch trình của riêng bạn! Việc sắp xếp mọi thứ hợp lí sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả. Nếu mọi việc đều nằm trong lịch của bạn, bạn sẽ đi theo một hệ thống gọn gàng hơn. Hãy tạm biệt ngay danh sách việc cần làm lỗi thời! Thay vào đó, thiết lập ngay các email nhắc việc hay hẹn giờ trước những cuộc họp, cuộc gọi, hay bất kì việc gì bạn cần nhắc nhở. Ghi lại nhật ký làm việc trong ngày của mình sẽ giúp bạn xác định dễ dàng khoảng thời gian nào đã bị bạn lãng phí để rút kinh nghiệm cho hôm sau.
Đặt mục tiêu nhỏ hơn
Hãy học cách để chia nhỏ các mục tiêu của bạn nhỏ hơn để hoàn thành chúng tốt hơn. Bạn có thể đặt ra mục tiêu lớn cho bản thân sau đó chia nhỏ nó thành các mục tiêu ngắn hạn mỗi ngày. Chúng ta thường đánh giá cao khả năng của mình có thể hoàn thành tất cả mọi mục tiêu chỉ trong một ngày. Việc đặt mục tiêu hàng ngày giúp bạn đảm bảo rằng bạn sẽ làm ra được một kết quả nào đó nhất định. Điều này sẽ tạo nên động lực và tiếp thêm tự tin cho bạn khi hoàn thành được 3 mục tiêu trọng yếu thay vì có cả một danh sách dài hơn 10 mục tiêu, nhưng lại không thể làm được điều gì.
Loại bỏ mọi phiền nhiễu
Sự mất tập trung là kẻ thù lớn nhất của năng suất. Hãy cố gắng làm mọi thứ để đảm bảo bạn đặt 100% sự chú ý của mình lên công việc cần giải quyết. Bạn đã bao giờ thử làm hai, ba việc cùng một lúc và gặp thất bại ê chề chưa? Việc phân thân chính mình chỉ khiến bạn chịu thiệt thòi nhiều hơn mà thôi. Việc không dành trọn vẹn sự tập trung trong công việc sẽ khiến bạn phải hy sinh chất lượng trong suy nghĩ và kết quả công việc một cách vô ích. Hãy tìm cách để luôn đặt bản thân trong khu vực bạn đang nỗ lực để hoàn thành.
Dù bạn đang thuộc kiểu người bận rộn nhiều hơn năng suất, bạn vẫn hoàn toàn có thể cải thiện thói quen làm việc của mình theo thời gian. Thỉnh thoảng chúng ta đều mắc phải chiếc bẫy bận rộn nhưng điều quan trọng là ta biết được mình phải làm gì tiếp theo, và đâu là hướng đi để tiến về phía trước. Những người năng suất sẽ tận dụng thời gian để biến giấc mơ của họ thành hiện thực. Hãy học theo 4 bước đơn giản trên để cố gắng khiến bản thân ít bận rộn đi và làm việc năng suất hơn mỗi ngày bạn nhé!
Tìm việc hấp dẫn hơn, làm việc năng suất hơn cùng VietnamWorks!
— HR Insider / Theo Forbes —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
