Backlog là gì? Quy trình và 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

Backlog là khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý dự án và phát triển sản phẩm, giúp doanh nghiệp quản lý các nhiệm vụ và duy trì tiến độ công việc một cách hiệu quả. Đồng thời, Backlog mang lại cái nhìn toàn diện về các yêu cầu và công việc cần thực hiện. Hãy cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu chi tiết Backlog là gì, vai trò, ý nghĩa và phương pháp quản lý Backlog hiệu quả mà các nhà quản lý không thể bỏ qua!

Backlog là gì?

Backlog là danh sách các công việc, nhiệm vụ, yêu cầu hoặc tính năng cần được hoàn thành trong tương lai. Đây là công cụ hữu ích để quản lý và tổ chức các hạng mục liên quan đến một dự án hoặc sản phẩm cụ thể.

Backlog không chỉ phổ biến trong lĩnh vực phát triển phần mềm mà còn được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như quản lý dự án xây dựng, tiếp thị và nhiều ngành công nghiệp khác. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng các công việc được thực hiện một cách có hệ thống và hiệu quả.

Backlog là gì? Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Vai trò, ý nghĩa của Backlog là gì?

Backlog giữ vai trò quan trọng lớn trong quản lý dự án, phát triển sản phẩm và các lĩnh vực liên quan. Dưới đây là một số thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và ý nghĩa của Backlog:

Tầm quan trọng và ý nghĩa đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, quản lý hiệu quả Backlog mang lại nhiều lợi ích quan trọng như sau:

• Xác định công việc cần thực hiện: Backlog giúp doanh nghiệp nắm rõ các nhiệm vụ, yêu cầu hoặc tính năng cần hoàn thành để đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Ưu tiên hóa công việc: Đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt hiệu quả tối đa.
• Hiểu rõ nhu cầu khách hàng: Giúp doanh nghiệp nắm bắt kỳ vọng của khách hàng và người dùng, từ đó định hướng phát triển sản phẩm phù hợp.
• Theo dõi và quản lý công việc tương lai: Hỗ trợ doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt, thích ứng với thay đổi và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Định hướng phát triển chiến lược: Backlog đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và điều chỉnh kế hoạch phát triển dịch vụ, sản phẩm theo mục tiêu dài hạn.

Xem thêm: Cách trả lời “Bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty?” dành cho ứng viên

Tầm quan trọng và ý nghĩa của Backlog đối với doanh nghiệp

Ý nghĩa với quản lý dự án và phát triển sản phẩm

Trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm, Backlog mang lại những ý nghĩa sau:

• Công cụ quản lý công việc hiệu quả: Backlog giúp xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, ưu tiên thứ tự công việc và theo dõi tiến độ dự án, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
• Tối ưu hóa phân công nhiệm vụ: Backlog hỗ trợ việc phân bổ nguồn lực hợp lý, đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc theo đúng mục tiêu chung.
• Định hướng giá trị kinh doanh: Thông qua việc lựa chọn các tính năng và yêu cầu ưu tiên, Backlog giúp tập trung vào các giá trị kinh doanh cốt lõi của sản phẩm hoặc dự án.

Vai trò của của Backlog đối với giám đốc sản phẩm 

Đối với Giám đốc sản phẩm (Product Manager), Backlog là một công cụ quan trọng để quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các tính năng hoặc sản phẩm cần phát triển. Nó giúp đảm bảo rằng quy trình phát triển tập trung vào những tính năng thiết yếu, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường.

Ngoài ra, Backlog hỗ trợ Giám đốc sản phẩm theo dõi tiến độ phát triển, điều chỉnh thứ tự ưu tiên khi cần thiết và đảm bảo sản phẩm luôn bám sát kế hoạch chiến lược cũng như mục tiêu thị trường đã đề ra.

>>> Tìm hiểu ngay: Khám phá kỹ năng tổ chức dành cho nhà lãnh đạo

Nội dung cơ bản của một Backlog hoàn chỉnh

Nội dung cần có của Backlog là gì? Một backlog thường chứa thông tin cơ bản về các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu trong dự án. Dưới đây là các thành phần cần có trong một backlog đầy đủ:

• Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các công việc, nhiệm vụ hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Mỗi mục nên được mô tả một cách rõ ràng và đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu cần thiết.
• Thời gian hoàn thành: Phải được xác định cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án và dễ dàng báo cáo tiến trình công việc.
• Người thực hiện: Thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc một cách rõ ràng và tạo ra trách nhiệm cá nhân trong dự án.
• Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong backlog cần được xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp nhận biết công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Các tiêu chí như giá trị, ảnh hưởng hoặc cần thiết có thể được sử dụng để đánh giá mức độ ưu tiên.
• Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến trình của công việc. Các trạng thái như “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy” giúp quản lý tiến độ và biết công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.

Backlog là gì? Nội dung cơ bản của một Backlog hoàn chỉnh

Một vài thuật ngữ liên quan Backlog

Các loại của Backlog là gì? Một vài thuật ngữ liên quan Backlog cụ thể như sau:

Product Backlog là gì?

Product Backlog là danh sách yêu cầu, tính năng, công việc để phát triển, nâng cấp sản phẩm. Nó được xây dựng dựa trên các yêu cầu từ khách hàng, người dùng cuối cùng và các bên liên quan khác.

Product Backlog sử dụng các yếu tố như sự phức tạp, sự khẩn cấp và giá trị kinh doanh để ưu tiên và sắp xếp nhiệm vụ cần thiết. Danh sách này thường được cập nhật và điều chỉnh khi có thêm thông tin hoặc yêu cầu mới.

Sprint Backlog là gì?

Sprint Backlog chính là một phần của Product Backlog, đại diện cho tập hợp công việc để thực hiện trong “Sprint” – đơn vị thời gian cố định thuộc phương pháp Scrum.

Sprint Backlog được sử dụng để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc, đồng thời được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh và rủi ro. Các công việc trong Sprint Backlog thường được chia thành các “User Story” nhỏ hơn và ước lượng thời gian hoàn thành.

Technical Backlog là gì?

Đây là danh sách các công việc kỹ thuật cần thực hiện để hỗ trợ phát triển và duy trì sản phẩm. Công việc trong Technical Backlog có thể bao gồm việc tối ưu hóa mã nguồn, xử lý nợ kỹ thuật hoặc triển khai các cải tiến hạ tầng. Technical Backlog giúp đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển và duy trì một cách hiệu quả và bền vững từ mặt kỹ thuật.

Backlog Grooming là gì?

Backlog Grooming – còn gọi là Chuẩn bị hoặc Sàng lọc công việc tồn đọng, là một hoạt động định kỳ quan trọng dành cho các nhóm phát triển sản phẩm Agile.

Mục tiêu chính của hoạt động này là đảm bảo rằng các câu chuyện người dùng trong danh sách backlog được chuẩn bị kỹ lưỡng để sẵn sàng cho giai đoạn lập kế hoạch sprint. Đồng thời, việc sàng lọc backlog thường xuyên giúp nhóm xác định và ưu tiên các câu chuyện quan trọng nhất.

Một vài thuật ngữ liên quan Backlog

Điểm khác biệt giữa Product Backlog và Sprint Backlog là gì?

Điểm khác giữa Sprint Backlog và Product Backlog là gì? Bạn có thể hình dung:

Quy trình 5 bước tạo Backlog chuẩn xác nhất

Tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ, việc xác định nội dung, mục tiêu và các hạng mục trong Backlog sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo 5 bước sau đây để áp dụng một cách hiệu quả vào công việc và tổ chức của mình:

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

Trước hết, cần xác định rõ mục tiêu tổng thể của dự án hoặc sản phẩm mà đội nhóm đang thực hiện. Điều này bao gồm việc định rõ những gì doanh nghiệp muốn đạt được với dự án và những giá trị mà họ muốn mang lại cho khách hàng. Sau đó, Nhà quản lý cần cụ thể hóa phạm vi của dự án bằng cách xác định rõ tính năng, yêu cầu để đạt được mục đích.

Ở bước này, việc thu thập thông tin từ các bên liên quan và xác định rõ yêu cầu của khách hàng là rất quan trọng. Bạn cần trả lời các câu hỏi sau để xác định mục tiêu và phạm vi của Backlog:

• Sản phẩm hướng đến mục tiêu gì?
• Đối tượng sử dụng sản phẩm là ai?
• Sản phẩm sẽ được sử dụng trong những trường hợp nào?
• Thời gian dự kiến phát hành sản phẩm là khi nào?
• Ngân sách dành cho sản phẩm cụ thể là bao nhiêu?

Xác định mục tiêu và phạm vi

Bước 2: Thiết lập mức độ ưu tiên trong backlog

Sau khi lập danh sách các yêu cầu và công việc, bước tiếp theo là xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng nhất được thực hiện trước, góp phần đạt được mục tiêu sản phẩm một cách hiệu quả.

Cách xác định mức độ ưu tiên:

• Sử dụng các phương pháp phù hợp như MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) hoặc Value vs. Effort Matrix.
• Đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng nhiệm vụ đối với mục tiêu sản phẩm.

Lưu ý khi thiết lập ưu tiên:

• Đảm bảo tiêu chí ưu tiên phản ánh đúng mục tiêu và phạm vi của sản phẩm.
• Thường xuyên xem xét và điều chỉnh mức độ ưu tiên để phù hợp với thực tế, đặc biệt trong trường hợp yêu cầu mới phát sinh hoặc thay đổi chiến lược.

Bước 3: Ước lượng thời gian hoàn thành

Để quản lý dự án hiệu quả, mỗi yêu cầu trong Backlog cần đi kèm với thời gian hoàn thành ước tính. Điều này không chỉ giúp theo dõi tiến độ mà còn hỗ trợ lập kế hoạch, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và quá trình phát triển sản phẩm diễn ra suôn sẻ.

Các yếu tố cần cân nhắc khi xác định thời gian hoàn thành:

• Mức độ phức tạp: Độ khó của yêu cầu, tính năng hoặc công việc.
• Năng lực đội ngũ: Khả năng và kinh nghiệm của đội phát triển.
• Yếu tố bên ngoài: Các hạn chế như thời điểm thị trường hoặc lịch phát hành.

Lưu ý quan trọng:

• Thời gian hoàn thành cần được xác định hợp lý, cân bằng giữa tiến độ và chất lượng.
• Cần cập nhật thời gian định kỳ để phản ánh đúng tình hình thực tế, giúp dự án luôn trong tầm kiểm soát.

Bước 4: Quản lý nguồn lực, phân bố công việc

Quy trình quản lý Backlog là gì? Sau khi đánh giá nguồn lực có sẵn cho dự án hoặc sản phẩm, Nhà quản lý cần xác định những nguồn lực cụ thể như nhân lực, kỹ năng chuyên môn và các tài nguyên khác.

Tiếp theo, quản lý phải phân chia công việc từ Backlog thành các đơn vị công việc cụ thể, bao gồm việc gán người thực hiện cho mỗi công việc và phân chia nguồn lực đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ.

Tham khảo thêm về: Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

Bước 5: Giám sát, cập nhật liên tục

Bước cuối cùng trong quy trình Backlog là gì? Nhà quản lý giám sát tiến độ công việc, cập nhật Backlog theo định kỳ, có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc theo quý. Điều này giúp tổ chức duy trì kiểm soát đối với tiến trình thực tế của dự án, sản phẩm và cập nhật trong Backlog để thể hiện sự thay đổi cũng như phản hồi khách hàng.

Sau mỗi giai đoạn hoặc Sprint, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá và rà soát lại Backlog, điều chỉnh mức độ ưu tiên, thời gian hoàn thành, và phân chia công việc nếu cần thiết. Việc này giúp dự án duy trì tiến độ hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng.

Giám sát, cập nhật liên tục

Tham khảo thêm về: Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả hiện nay

Phương pháp quản lý Backlog là gì? Có nhiều phương pháp quản lý backlog mà các nhà quản lý dự án có thể áp dụng để đảm bảo hiệu quả trong việc tổ chức, ưu tiên và theo dõi các yêu cầu dự án. Cụ thể 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả như sau:

Quản lý Backlog bằng bảng tính Excel/Google Sheet

Một cách đơn giản để tạo và quản lý Backlog cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là sử dụng Excel hoặc Google Sheet. Nhà quản trị có thể tạo danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự, ghi thời gian hoàn thành, người thực hiện theo từng cột, hàng. Phần mềm này hỗ trợ các thành viên dự án quản lý và tra cứu thông tin một cách thuận tiện nhờ các tính năng như cách lọc dữ liệu trong google sheet, tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu.

Tìm hiểu thêm Excel là gì? Công dụng và tầm quan trọng của Excel

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng, phù hợp cho các dự án nhỏ hoặc người mới làm quen với quản lý Backlog.
• Không cần phần mềm chuyên dụng, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.

Nhược điểm:

• Hạn chế khi áp dụng cho các dự án lớn và phức tạp.
• Gặp khó khăn trong việc chia sẻ và cập nhật thông tin, đặc biệt với nhóm làm việc từ xa.
• Thiếu các tính năng nâng cao như quản lý tiến độ, báo cáo chi tiết,…

Phù hợp với ai: Các dự án đơn giản, ngân sách thấp và yêu cầu quản lý Backlog không quá phức tạp.

Quản lý Backlog bằng bảng Kanban

Giải pháp để quản lý Backlog là gì? Kanban là một phương pháp quản lý công việc sử dụng bảng Kanban, trong đó bảng được chia thành các cột biểu thị các trạng thái khác nhau của công việc như: Cần làm, Đang thực hiện, Đã hoàn thành,…

Các công việc có thể được di chuyển giữa các cột tương ứng khi tiến trình thay đổi hoặc hoàn thành thông qua thao tác kéo thả. Kanban giúp quản lý Backlog hiệu quả bằng cách cho phép theo dõi và điều chỉnh công việc dựa trên trạng thái và mức độ ưu tiên.

Ưu điểm:

• Triển khai dễ dàng, giúp theo dõi trạng thái công việc trực quan.
• Phù hợp với các dự án có tính chất linh hoạt, không yêu cầu mức độ ưu tiên rõ ràng.

Nhược điểm:

• Nếu không quản lý tốt, dễ dẫn đến tình trạng lộn xộn và mất kiểm soát.
• Hạn chế trong việc quản lý các dự án có thứ tự ưu tiên hoặc cấu trúc cố định.

Phù hợp với: Các dự án liên tục, không cố định và nhóm làm việc cần sự minh bạch trong quy trình cũng như trách nhiệm công việc.

Quản lý Backlog bằng bảng Kanban

Quản lý ưu tiên bằng mô hình MoSCoW

Mô hình MoSCoW quản lý Backlog là gì? Mô hình MoSCoW, viết tắt của Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have, là một phương pháp để đánh giá và ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách. Cụ thể:

• Must-have: Các yêu cầu bắt buộc phải được hoàn thành.
• Should-have: Các yêu cầu quan trọng nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức.
• Could-have: Các yêu cầu có thể thực hiện nếu có thêm thời gian và nguồn lực.Won’t-have: Các yêu cầu không được ưu tiên hoặc được loại bỏ khỏi danh sách.

Ưu điểm:

• Triển khai dễ dàng, giúp theo dõi trạng thái công việc trực quan.
• Phù hợp với các dự án có tính chất linh hoạt, không yêu cầu mức độ ưu tiên rõ ràng.

Nhược điểm:

• Nếu không quản lý tốt, dễ dẫn đến tình trạng lộn xộn và mất kiểm soát.
• Hạn chế trong việc quản lý các dự án có thứ tự ưu tiên hoặc cấu trúc cố định.

Phù hợp với: Các dự án liên tục, không cố định và nhóm làm việc cần sự minh bạch trong quy trình cũng như trách nhiệm công việc.

Khung công việc Agile & Scrum

Agile và Scrum là một khung công việc linh hoạt được sử dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm và quản lý dự án. Trong phương pháp này, Backlog được phân chia thành hai loại: Product Backlog và Sprint Backlog.

• Product Backlog bao gồm tất cả các yêu cầu và tính năng cần triển khai cho sản phẩm.
• Sprint Backlog chứa các nhiệm vụ được chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.

Quy trình Scrum cung cấp các công cụ để ưu tiên và quản lý Backlog trong suốt quá trình phát triển sản phẩm.

Ưu điểm:

• Thích hợp cho các dự án có nhiều thay đổi và yêu cầu biến động thường xuyên.
• Tập trung vào các công việc ưu tiên cao nhất, dễ dàng theo dõi tiến độ qua từng sprint.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi sự cam kết và tuân thủ nghiêm túc từ các thành viên nhóm.
• Không phù hợp với các dự án có yêu cầu cố định hoặc ít thay đổi.

Phù hợp với: Dự án phức tạp, yêu cầu linh hoạt, cần sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên và khả năng thích nghi nhanh với các thay đổi liên tục.

Ứng dụng phần mềm hỗ trợ

Phần mềm quản lý công việc là công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ, nó hỗ trợ nhà quản trị tạo và theo dõi Backlog một cách hiệu quả, ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ quản lý Backlog hiệu quả với các công cụ mạnh mẽ và tính năng tự động hóa.
• Dễ dàng chia sẻ, cập nhật thông tin trên nhiều nền tảng và giữa các thành viên trong nhóm.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi thời gian làm quen và học cách sử dụng phần mềm, đặc biệt với người mới.
• Cần chi phí đầu tư để sử dụng các phần mềm chuyên dụng.

Phù hợp với: Các tổ chức hoặc nhóm làm việc muốn tối ưu hóa việc quản lý Backlog và sẵn sàng đầu tư tài chính vào phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp.

Backlog là gì? Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

HR Insider đã chia sẻ về Backlog là gì và thông tin liên quan nhằm giúp các nhà lãnh đạo và quản lý có khả năng theo dõi mọi nhiệm vụ trong dự án. Đồng thời, họ đề cập đến 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả. Các phương pháp này đều có ưu điểm và hạn chế riêng, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp nên dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu cụ thể của dự án hoặc sản phẩm.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Wall Street English tuyển dụng, Marathon Education tuyển dụng, Hocmai tuyển dụng, Langmaster tuyển dụng, Kyna tuyển dụng, American Study tuyển dụng, Emasi tuyển dụng và Esuhai tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam