Mỗi công ty cần có một kế hoạch đào tạo chu đáo cho nhân viên mới, nếu không, họ có thể sẽ cảm thấy không ổn định và bỏ việc sau vài tháng. Vậy với cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn cần có những phương pháp gì để giúp nhân viên xây dựng kỹ năng? Dưới đây là các phương pháp để bạn lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới một cách hữu ích cũng như giúp họ trong việc tương tác với đồng nghiệp qua tuần làm việc đầu tiên.
Trước ngày đầu tiên
Hoàn thành các thủ tục giấy tờ. Đừng nhầm lẫn kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới với công việc giấy tờ khi gia nhập công ty. Kế hoạch đào tạo bắt đầu trước khi một nhân viên mới đi làm ngày đầu tiên và kéo dài trong vài tháng. Bởi vì chúng ta muốn họ làm việc một cách hứng thú nhất có thể trong ngày đầu tiên nên hãy gửi những giấy tờ, thủ tục nhân sự cần thiết trước. Cho họ thời gian để chuẩn bị và yêu cầu họ nộp trước khi bắt đầu công việc. Bạn cũng nên tìm hiểu về người nhân viên mới này; chia sẻ một số thông tin thú vị mà bạn có thể trao đổi sẽ khiến họ cảm thấy được chào đón và kết nối tại môi trường mới, hoặc qua những câu hỏi: Bạn lớn lên ở đâu? Sở thích là gì? Món ăn thích nhất là gì?
Hướng dẫn đăng nhập các hệ thống công nghệ. Một điều nữa trong kế hoạch đào tạo nhân viên mới chính là phổ biến hệ thống và nền tảng công nghệ cho nhân viên mới. Trước khi bắt đầu công việc, hãy cung cấp cho những nhân viên mới quyền truy cập vào một số hệ thống quy định. Để đến khi ngồi xuống bàn làm việc, mọi thứ đã được thiết lập sẵn sàng cho họ làm việc.
Ngày đầu tiên đi làm
Giới thiệu cá nhân. Vào ngày đầu tiên, chúng ta hãy giới thiệu về nhân viên mới với các nhân viên còn lại một cách thích hợp nhất. Nhưng những câu giống như “Này, đây là bạn A”, “A ơi! Đây là team của mình.” – thật là thiếu chuyên nghiệp. Người quản lý hãy sử dụng các thông tin mà họ thu thập được để vẽ một bức tranh thú vị hơn về người cộng sự mới của mình. Kết quả của sự góp nhặt thông tin đó là người nhân viên mới có thể mong chờ một bữa ăn nhẹ yêu thích đang chờ họ trên bàn hay là được giao đến nhà nếu họ làm việc từ xa thông qua ghi chú viết tay từ một trong những đồng nghiệp mới của họ. Đó là khoảnh khắc thú vị và bất ngờ khiến cho người nhân viên mới này cảm thấy được chào đón.
Tuần đầu tiên
Lên lịch các cuộc họp với các đồng nghiệp quan trọng. Điều này sẽ giúp cho nhân viên mới có được thông tin liên lạc của các bộ phận liên quan. Những nhân viên mới đến sẽ thấy lịch trình của họ được cập nhật sẵn về các cuộc họp, cùng với các ghi chú về những gì họ cần học hỏi từ những người mà họ gặp gỡ. Mục tiêu ở đây là đảm bảo nhân viên mới sớm hiểu về cách các bộ phận khác hoạt động và những gì họ có thể đóng góp cho sự phát triển của công ty. Vì nếu không hiểu rõ vấn đề này khi làm việc, các bộ phận khác có thể trở nên thiếu hợp tác với nhân viên mới, làm giảm năng suất, thậm chí làm tổn hại đến văn hóa công ty.
Thảo luận về bức tranh toàn cảnh của công ty. Trong tuần đầu tiên, các nhân viên mới cũng nên có một cuộc họp riêng với một thành viên đang đảm nhiệm bộ phận này trong nhóm, người sẽ giải thích bức tranh toàn cảnh về công ty và cách mỗi bộ phận đóng vai trò như thế nào.
Tháng đầu tiên
Thiết lập một kho kiến thức tổng hợp. Những nhân viên mới phải tiếp nhận rất nhiều thông tin, vì vậy để giúp họ, công ty bạn nên lưu trữ thông tin về tổ chức trong một nền tảng dạng Wiki để họ có thể tham khảo trong tương lai. Đó sẽ là một nguồn tài nguyên quan trọng cho tất cả các nhân viên, cả người mới lẫn người cũ. Nền tảng đó được sử dụng để lưu trữ tất cả các tài liệu về kế hoạch đào tạo, chính sách nhân sự, và thậm chí là những ghi chú và bài thuyết trình từ các cuộc họp quan trọng. Mặc dù cung cấp cho những nhân viên mới quyền truy cập vào các tài nguyên này vào ngày họ bắt đầu đi làm (hoặc sớm hơn), nhưng trong tháng đầu tiên họ mới cảm thấy được khuyến khích để tìm hiểu nhiều hơn về công ty.
Kiểm tra sau 30 ngày. Vào cuối tháng đầu tiên, hãy sắp xếp để các nhân viên mới trò chuyện với một nhà lãnh đạo cấp cao để xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào. Điều đó bao gồm phản hồi của những nhân viên này về quá trình thực hiện các kế hoạch đào tạo, để từ đó các cấp quản lý có thể khắc phục và làm cho nó tốt hơn. Bạn cũng nên yêu cầu họ chuẩn bị sẵn các câu hỏi thắc mắc về hệ thống đào tạo và quy trình cụ thể, những điểm yếu mà họ đã thấy trong các quy trình làm việc và cách họ nghĩ rằng tổ chức có thể cải thiện.
Sau cùng, trên đây chưa hẳn là một kế hoạch hoàn toàn đầy đủ của tất cả các hoạt động, nhiệm vụ và các cuộc hội thoại sẽ diễn ra đối với một nhân viên mới trong tháng đầu tiên đi làm. Nhưng theo các nhà quản lý, đây sẽ là một kế hoạch sơ lược tốt nhất để giúp bạn chào đón nhân viên mới theo cách riêng của mình. Nếu bạn có thể giúp các nhân viên mới trong công ty tăng tốc nhanh chóng mà không bị quá tải về lượng công việc thì họ sẽ có nhiều cơ hội phát triển sự nghiệp hơn trong tương lai.
| Đôi nét về tác giả |
|---|
|
Ryan Paugh – Giám đốc điều hành của Công ty The Community, một tổ chức xây dựng các chương trình hướng đến cộng đồng cho các công ty truyền thông và các thương hiệu toàn cầu. Ông cũng là đồng tác giả của cuốn sách mang tên Superconnector: Stop Networking and Start Building Business Relationships that Matter. |
— HR Insider/Theo fastcompany —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
