Nhằm mục tiêu khắc phục vấn đề ấy, phương thức hay được áp dụng nhất chính là lập danh sách những công việc cần thực hiện. Tuy nhiên không ít người vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản khi thực hiện cách này, bởi vì việc thiếu quyết đoán, thiếu sự phân định rõ ràng vai trò, mục tiêu của từng công việc. Điều đó dẫn đến hệ quả danh mục công việc bị loãng bởi sự xuất hiện của quá nhiều chi tiết nhỏ nhặt, làm ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất làm việc của bạn. Có đến gần 90% người không thể lập được một danh mục công việc hiệu quả trong lần đầu tiên theo khảo sát từ LinkedIn.
Phương pháp 1-3-5 là gì?
Phương pháp này được ra đời nhằm khắc phục những vấn đề trên, nâng cao hiệu quả trong việc lên kế hoạch làm việc.
Nguyên tắc 1-3-5 được biên tập viên Alyse Kalish của The Muse tóm tắt theo cách thức chủ tịch Alex Cavoulacos quản lý danh sách công việc của mình. Hiểu một cách đơn giản, 1-3-5 định nghĩa một danh mục hiệu quả chỉ cần đảm bảo 9 việc cần làm mỗi ngày, được chắt lọc, cân nhắc sắp xếp vào bảng công việc của bạn.
1 nhiệm vụ chính: Điều mà bạn cần ưu tiên hoàn thành trước nhất.
Trong nguyên tắc 1-3-5, nhiệm vụ chính được xếp ở vị trí đầu tiên, cần nhận được sự chú ý và quan tâm lớn nhất. Mặc dù có ý nghĩa lớn nhất, nhưng việc sắp xếp giải quyết công việc phụ thuộc ở bạn, miễn rằng trong khoảng thời gian một ngày bạn có thể hoàn thành trọn vẹn 9 nhiệm vụ.
Xác định được ưu tiên trong ngày có ý nghĩa rất lớn đến với hiệu quả làm việc của bạn. Đó sẽ là điểm thu hút sự chú ý, chiếm phần lớn sự tập trung, thời gian cùng sức lực của bạn, từ đó tránh gặp phải tình trạng phân tán nguồn lực, loay hoay xoay sở, đến cuối cùng không thể hoàn thành được điều gì. Nếu có thể, ngay khi bắt đầu hãy bắt tay ngay vào giải quyết nhiệm vụ này vì tầm quan trọng của nó cũng như tránh những tình huống phát sinh cản trở. Đầu tiên, nếu hoàn thành tốt công việc quan trọng nhất, nó không chỉ có ý nghĩa về mặt mục tiêu mà còn góp phần thúc đẩy tinh thần, tạo tâm lý thoải mái để giải quyết những nhiệm vụ khác. Thứ hai, hoàn thành càng sớm sẽ càng tránh được rủi ro thời gian hoặc sự cố, bởi khi những cản trở ngoài ý muốn xuất hiện, bạn vẫn hoàn toàn có đủ thời gian để xoay sở tình hình.
Xem thêm: Những nguyên tắc vàng để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
3 nhiệm vụ cần thiết: Điều bạn cần phải hoàn thành sau nhiệm vụ ưu tiên nhất.
Khác với 1 nhiệm vụ tối quan trọng, các nhiệm vụ cần thiết được phân bổ là 3 trong danh sách công việc của bạn. Để hoàn thành các nhiệm vụ này, bạn cần sắp xếp khoảng thời gian hợp lý sau khi dành sự ưu tiên cho nhiệm vụ chính nhất. Trong nguyên tắc chung chỉ ra rằng bạn cần mất khoảng 1 đến 2 giờ đồng hồ cho các nhiệm vụ cần thiết. Bản chất của các nhiệm vụ theo đó có thể không giống nhau kể cả về thời gian lẫn ý nghĩa, sẽ có những trường hợp bạn cần dành nhiều thời gian hơn so với chuẩn mực trong nguyên tắc chung, nhưng lại không tốn quá nhiều công sức suy nghĩ. Khi ấy bạn hoàn toàn có thể cân nhắc lại mức độ quan trọng và đưa nó vào các nhiệm vụ nhỏ. Một lời khuyên dành cho 3 nhiệm vụ cần thiết đó là nên sắp xếp khoảng thời gian riêng, không bị phân tâm khi làm việc để hoàn thành với hiệu suất tốt nhất.
5 nhiệm vụ nhỏ: Những mong muốn bạn muốn hoàn thành trong ngày
Nếu nhiệm vụ chính yêu cầu bạn dành thời gian, sự tập trung trong khoảng 3 đến 4 giờ, nhiệm vụ cần thiết chiếm khoảng 1 đến 2 giờ cho từng nhiệm vụ, thì các nhiệm vụ nhỏ sẽ mất ít hơn, phân bổ vào khoảng 30 phút cho đến một giờ của bạn. Bên cạnh đó, mục tiêu nhỏ không bị giới hạn trong khuôn khổ công việc, học tập, chúng được mở rộng sang nhiều mối quan hệ, phạm vi khác. Đây có thể là 5 công việc đến hạn trong danh sách của bạn, chiếm một khoảng ngắn thời gian cũng như không quá quan trọng. Hay đơn giản hơn, đây là các mong muốn cá nhân bạn muốn hoàn thành, chẳng hạn như: đi dạo phố, uống cafe cùng bạn bè, đi xem một bộ phim vừa ra mắt, tập luyện thể dục, thể thao, hoặc thực hiện một kế hoạch cá nhân mà chưa có thể sắp xếp thời gian giải quyết trước đây.
Niềm vui trong công việc
Niềm vui, sự thoải mái đến từ việc thỏa mãn những mong muốn, được làm những điều bạn thích. Bên cạnh đó, sự cân bằng trong công việc và cuộc sống sẽ mang đến cho bạn không gian để chăm sóc tâm hồn, các mối quan hệ cá nhân. 9 nhiệm vụ trong nguyên tắc 1-3-5 chính là cuốn cẩm nang hữu hiệu nhất cho mục tiêu kiểm soát công việc, cuộc sống cá nhân của bạn. Với nó bạn không cần phải dành nhiều thời gian loay hoay để xử lý công việc hằng ngày nhưng kết quả cuối cùng chẳng bao giờ được như ý. Không cần ôm đồm quá nhiều, chỉ cần hoàn thành tốt 9 việc là có thể đạt được tiêu chuẩn cho một ngày, đảm bảo mọi thứ đi đúng theo hướng bạn hoạch định sẵn. Để làm được điều đó, hay nói cách khác là lên danh sách công việc theo nguyên tắc 1-3-5, bạn sẽ cần rất nhiều thời gian uốn nắn, giải quyết các thói quen xấu như việc hay để nước đến chân mới nhảy, đợi khi vấn đề xảy ra mới giải quyết, hoặc làm việc theo cảm tính, nhớ đến điều gì thì làm điều đó, hoàn toàn không có sự sắp xếp logic, khoa học rõ ràng. Thích nghi với phương pháp 1-3-5 chắc chắn sẽ mang đến hiệu quả tích cực cho công việc cũng như tinh thần của bạn.
Xem thêm: Những kỹ năng mềm quan trọng chốn công sở quyết định đến sự thành bại của bạn
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
