Chiến lược 5 Whys là gì? Bản chất, cách phân tích 5 Whys

Chiến lược 5 Whys là một công cụ vô cùng hữu ích giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và giải pháp xử lý các vấn đề gốc rễ một cách hiệu quả.

Bằng cách lặp lại câu hỏi “Whys?” năm lần, chúng ta có thể phát hiện được nguyên nhân sâu xa và xác định giải pháp hiệu quả. Trong bài viết này, HR Insider sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu về phương pháp 5 Whys, bản chất của nó trong sản xuất và các bước thực hiện phân tích 5 Whys.

Chiến lược 5 whys là gì?

Chiến lược 5 Whys là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả để giải quyết vấn đề bằng cách hỏi “Tại sao?” năm lần liên tiếp. Mỗi câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao?” lại dẫn đến câu hỏi tiếp theo, tạo thành một chuỗi liên tục cho đến khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được tìm ra. Phương pháp này giúp bạn đi sâu vào vấn đề và khám phá cách mà các vấn đề nhỏ hơn có liên quan nguyên nhân và kết quả với nguyên nhân gốc rễ của chúng.

Chiến lược 5 whys là gì?

Khi nào nên sử dụng chiến lược 5 why?

Chiến lược 5 Whys không chỉ là một công cụ phân tích hiệu quả mà còn được sử dụng phổ biến để khắc phục sự cố, giải quyết vấn đề và cải thiện chất lượng cho các vấn đề từ đơn giản đến mức độ khó vừa phải.

Tuy nhiên, 5 Whys không phải là phương pháp tối ưu cho các vấn đề phức tạp vì nó thường dẫn bạn đến một con đường duy nhất, trong khi các vấn đề phức tạp có thể có nhiều nguyên nhân khác nhau. Trong những trường hợp này, các công cụ phân tích khác như phân tích nguyên nhân và hiệu quả (sơ đồ xương cá) hoặc phân tích sai hỏng và tác động của nó (FMEA) có thể hiệu quả hơn.

Đối với các vấn đề đơn giản đến vừa phải, chiến lược 5 Whys là một cách tuyệt vời để nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ mà không cần đến các phương pháp phân tích phức tạp hơn. Tính đơn giản của nó làm cho nó trở thành một công cụ linh hoạt, dễ dàng kết hợp với các phương pháp và kỹ thuật tinh gọn khác như phân tích nguyên nhân gốc rễ, kaizen, và Six Sigma.

Khi nào nên sử dụng chiến lược 5 why?

Cách sử dụng 5 Whys hiệu quả

Chiến lược 5 Whys rất dễ áp dụng vào thực tế, với mục tiêu là xác định một vấn đề và đặt câu hỏi “Tại sao?” năm lần (có thể ít hơn hoặc nhiều hơn) để tìm ra nguyên nhân gốc rễ nhằm đưa ra giải pháp lâu dài.

Các bước để áp dụng thành công 5 Whys như sau:

Tổ chức cuộc họp nhóm

Khi gặp một vấn đề, bạn hãy cố gắng tập hợp một nhóm người từ các phòng ban liên quan. Việc thành lập một nhóm đa chức năng sẽ giúp bạn nhận được những quan điểm đa dạng và thu thập đủ thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt. Đây không phải là nhiệm vụ cá nhân mà cần sự tham gia của cả nhóm.

Xem thêm 15 Nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả hữu ích và kỹ năng làm việc nhóm chốn công sở bạn sẽ cần!

Xác định các vấn đề

Cách sử dụng chiến lược 5 Whys tiếp theo là thảo luận vấn đề với nhóm và trình bày rõ ràng để xác định phạm vi của vấn đề cần điều tra. Điều này rất quan trọng vì điều tra một vấn đề có phạm vi rộng có thể tốn thời gian. Hãy cố gắng tập trung cụ thể để tìm ra giải pháp hữu hiệu.

Hỏi tại sao

Trưởng nhóm sẽ đưa ra các câu hỏi và cố gắng giữ cho nhóm tập trung khi sử dụng chiến lược 5 Whys. Các câu trả lời nên dựa trên sự kiện và dữ liệu thực tế, thay vì dựa trên ý kiến cảm tính. Hỏi “Tại sao” nhiều lần nếu cần cho đến khi nhóm có thể xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ban đầu.

Tránh hỏi quá nhiều lần “Tại sao.” Việc lạm dụng có thể dẫn đến vô số đề nghị và phàn nàn không hợp lý, đi ngược lại mục đích chính là tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Thỉnh thoảng sẽ có nhiều tình huống có nhiều nguyên nhân gốc rễ. Lúc này, phân tích chiến lược 5 Whys sẽ giống như một thân cây với nhiều nhánh khác nhau, giúp bạn hiểu được nhiều nguyên nhân gây ảnh hưởng tiêu cực tiềm ẩn và loại bỏ chúng để đạt được hiệu quả lâu dài.

Thay vì dừng lại ở những nguyên nhân bề mặt, chiến lược này yêu cầu phải đặt câu hỏi “Tại sao?” năm lần để hiểu sâu hơn về bản chất của vấn đề. Với mỗi câu trả lời, câu hỏi lại tiếp tục được đặt ra, cho đến khi nguyên nhân sâu xa nhất được khám phá. Đây là một công cụ quan trọng trong quản lý, đặc biệt là trong việc cải thiện cash flow và tối ưu hóa quy trình.

Khi áp dụng phương pháp này, các doanh nghiệp có thể sử dụng infographic là gì để minh họa các bước phân tích, giúp dễ hiểu hơn. Điều này thường thấy trong các ngành sản xuất như MFG là gì, hoặc các lĩnh vực khác như OEM là gì, nơi việc xác định và giải quyết vấn đề là vô cùng quan trọng.

Phương pháp này còn hỗ trợ quản lý hiệu suất công việc cá nhân, như trong các vai trò PA là gì và tối ưu hóa hiệu quả page là gì. Không chỉ vậy, các lĩnh vực liên quan đến tài chính như RM là gì và thanh khoản là gì cũng áp dụng phương pháp 5 Whys để cải thiện tính minh bạch và quản lý rủi ro. Ngoài ra, trong lĩnh vực sức khỏe, đặc biệt là therapy là gì, việc sử dụng 5 Whys cũng giúp các chuyên gia xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề tâm lý và thể chất, từ đó đưa ra phương pháp điều trị hiệu quả hơn.

Hành động

Bước thực hiện cuối cùng trong chiến lược 5 Whys là hành động. Sau khi nhóm phát hiện nguyên nhân gốc rễ, đã đến lúc thực hiện các hành động khắc phục. Tất cả các thành viên nên tham gia vào một cuộc thảo luận để tìm và áp dụng giải pháp tốt nhất nhằm bảo vệ quy trình khỏi các vấn đề lặp lại.

Khi quyết định được đưa ra, một thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình. Sau một khoảng thời gian nhất định, nhóm cần họp lại và kiểm tra xem hành động của họ có thực sự có tác động tích cực hay không. Nếu không, quá trình này nên được lặp lại.

Trường hợp này nên được lập thành tài liệu và chia sẻ với toàn tổ chức. Việc chia sẻ thông tin này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan sâu sắc về các loại vấn đề khác nhau mà một nhóm có thể gặp phải và cách xử lý chúng.

Cách sử dụng 5 Whys hiệu quả

Một số lưu ý khi sử dụng 5 Whys

Khi sử dụng chiến lược 5 Whys, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Trả lời theo nguyên nhân trực tiếp Khi trả lời các câu hỏi “Tại sao?”, hãy tập trung vào các nguyên nhân trực tiếp và biểu hiện cụ thể, tránh dự đoán vấn đề cuối cùng. Việc này giúp duy trì trọng tâm của vấn đề và tránh lệch lạc.
• Kỹ năng dẫn dắt nhóm Khi áp dụng công cụ này trong một nhóm nhỏ, người dẫn dắt phải có kỹ năng để giúp các thành viên tư duy và xác định nguyên nhân trực tiếp. Tránh việc “bàn ra” ngoài lề, gây tốn thời gian và làm lệch hướng giải quyết vấn đề.
• Linh hoạt trong việc lặp lại Công cụ 5 Whys không nhất thiết phải lặp lại đúng 5 lần. Bạn có thể dừng lại ở 4 Whys hoặc tiếp tục đến 6 Whys nếu cảm thấy chưa xác định được nguyên nhân cốt lõi. Sự linh hoạt và hiệu quả trong việc sử dụng công cụ này là điểm mấu chốt.
• Xác định nguyên nhân cốt lõi Bạn có thể tự hỏi: “Làm sao để biết khi nào đã xác định được nguyên nhân cốt lõi?”. Quản trị là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật. Việc xác định được nguyên nhân cốt lõi là yếu tố “nghệ thuật” trong quản trị, yêu cầu sự tinh tế và kinh nghiệm của người thực hiện.

Tóm lại, chiến lược 5 Whys là một công cụ hiệu quả giúp đào sâu vào vấn đề để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Đây là phương pháp dễ hiểu và dễ sử dụng, nhưng để áp dụng hiệu quả, bạn cần thực hành và áp dụng liên tục. Ngoài 5 Whys, còn nhiều công cụ khác bạn có thể khám phá. Hãy đón đọc các bài viết tiếp theo từ HR Insider để tìm hiểu thêm nhé.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: tuyển dụng PNJ, H&M tuyển dụng, SM Xanh tuyển dụng, Vua Nệm tuyển dụng, Yame tuyển dụng, Tamo tuyển dụng, Nón Sơn tuyển dụng và tuyển dụng MWG.

Đón đọc thêm bài viết bổ ích sau:

• 5W1H là gì? Ứng dụng của 5W1H trong marketing
• Vision Board là gì? Hướng dẫn tạo và sử dụng vision board hiệu quả
• Nâng tầm kỹ năng lập kế hoạch chỉ với 8 bước

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam