Chạy KPI là gì? Khám Phá Cách Chạy KPI hiệu quả

“Chạy KPI” hiệu quả là bí quyết giúp cá nhân cũng như doanh nghiệp bứt phá thành công, tăng hiệu suất hoạt động và đạt được những mục tiêu đã đề ra trước đó. Vậy chạy KPI là gì? Làm thế nào để chạy KPI hiệu quả? Hãy cùng HR Insider khám phá bí quyết trong bài viết này!

Tổng quan về chạy KPI

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicators) – Chỉ số hiệu suất chính, là thước đo phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược. KPI được xây dựng dựa trên các tiêu chí cụ thể, đo lường được và có liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

KPI là gì?

Chạy KPI là gì?

Chạy KPI là quá trình triển khai, theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện các chỉ số KPI đã được đề ra. Chạy KPI bao gồm các hoạt động như:

• Xác định mục tiêu KPI
• Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
• Thu thập dữ liệu
• Phân tích dữ liệu
• Đánh giá hiệu quả thực hiện KPI
• Điều chỉnh KPI khi cần thiết

Vai trò của KPI

Đối với doanh nghiệp

• La bàn định hướng: KPI đóng vai trò như những “bức la bàn” định hướng doanh nghiệp, giúp tổ chức đo lường hiệu quả hoạt động, đánh giá hiệu suất của từng bộ phận, cá nhân và từ đó đưa ra những điều chỉnh chiến lược phù hợp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xác định rõ mục tiêu, tập trung nguồn lực và tối ưu hóa hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra.
• Động lực thúc đẩy: KPI là công cụ hữu ích để động viên nhân viên, khuyến khích họ nỗ lực hoàn thành mục tiêu được giao. Khi hiểu rõ mục tiêu chung và vai trò của bản thân trong việc hoàn thành mục tiêu ấy, nhân viên sẽ có động lực để làm việc hiệu quả hơn, từ đó góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu suất: KPI giúp doanh nghiệp xác định những điểm yếu, điểm mạnh trong hoạt động và từ đó đưa ra những giải pháp cải tiến, nâng cao quản lý hiệu suất hoạt động. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả thực hiện KPI của từng bộ phận, cá nhân để kịp thời điều chỉnh, hỗ trợ và thúc đẩy họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
• Tăng cường sự đồng bộ: KPI giúp thống nhất mục tiêu chung của doanh nghiệp và tạo sự đồng bộ trong hoạt động của các bộ phận, cá nhân. Nhờ vậy, mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu chung, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và thời gian.

Giải mã sự khác biệt giữa KPI và OKR: chọn công cụ phù hợp với mục tiêu

Vai trò của KPI

Đối với nhân viên

• Hiểu rõ mục tiêu công việc: KPI giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc của mình và từ đó tập trung nỗ lực để hoàn thành mục tiêu. Khi biết rõ “đích đến” của công việc, nhân viên sẽ có định hướng rõ ràng, từ đó sắp xếp công việc hợp lý và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
• Nâng cao năng suất làm việc: KPI là động lực để nhân viên nỗ lực nâng cao năng suất làm việc, hoàn thành tốt công việc được giao. Khi biết được hiệu quả công việc của mình được đo lường và đánh giá, nhân viên sẽ có ý thức trách nhiệm, năng lượng làm việc cao hơn và nỗ lực để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ.
• Phát triển bản thân: KPI giúp nhân viên đánh giá năng lực bản thân và từ đó xác định định hướng phát triển bản thân phù hợp. Nhờ vậy, nhân viên có thể trau dồi kiến thức, kỹ năng và năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc và phát triển bản thân một cách hiệu quả.

Cách chạy KPI hiệu quả

Định vị KPI chiến lược hoặc chiến thuật

Trước hết, cần xác định rõ KPI của bạn là chiến lược hay chiến thuật. KPI chiến lược thường liên quan đến các mục tiêu dài hạn và toàn diện của tổ chức, như tăng trưởng doanh thu hoặc mở rộng thị phần. Trong khi đó, KPI chiến thuật tập trung vào các hoạt động ngắn hạn và cụ thể, như tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng hay giảm thời gian xử lý đơn hàng. Việc định vị đúng loại KPI giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và có tác động lớn nhất.

Xác định mục tiêu và tần suất thực hiện đủ KPI

Mỗi KPI cần có mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Mục tiêu này nên được đặt dựa trên phương pháp SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), đảm bảo rằng mục tiêu đặt ra là cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn hoàn thành. Tần suất thực hiện và đánh giá KPI cũng cần được xác định rõ ràng, có thể là hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng quý tùy thuộc vào đặc thù của từng KPI.

Cách chạy KPI hiệu quả

Xác định người phụ trách thực hiện KPI

Mỗi KPI cần có người phụ trách rõ ràng. Người này sẽ chịu trách nhiệm theo dõi, báo cáo và đảm bảo rằng KPI được thực hiện đúng tiến độ. Việc xác định rõ trách nhiệm giúp đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong quá trình thực hiện KPI. Đồng thời, nó cũng giúp phân chia công việc hợp lý và tránh tình trạng bỏ sót nhiệm vụ.

Cách thức triển khai KPI

Triển khai KPI đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Đầu tiên, cần đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và tầm quan trọng của các KPI. Tiếp theo, sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý KPI để theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả. Đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và dễ dàng truy cập cho tất cả các bên liên quan.

Thường xuyên theo dõi và phản hồi trong quá trình thực hiện KPI

Theo dõi thường xuyên và cung cấp phản hồi kịp thời là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả của việc chạy KPI. Điều này giúp bạn nhận ra những vấn đề và cơ hội sớm, từ đó điều chỉnh kịp thời. Sử dụng các báo cáo định kỳ và cuộc họp nhóm để đánh giá tiến độ và thảo luận về các vấn đề gặp phải. Phản hồi liên tục không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn tạo động lực cho nhân viên.

Tham khảo thêm cách quản lý nhân viên tăng năng suất trong doanh nghiệp.

Đánh giá và khen thưởng khi hoàn thành đủ KPI

Khi các KPI được hoàn thành, việc đánh giá và khen thưởng là cần thiết để công nhận nỗ lực của nhân viên và khuyến khích họ tiếp tục cố gắng. Đánh giá không chỉ dựa trên kết quả đạt được mà còn xem xét quá trình thực hiện và các yếu tố ngoại cảnh. Khen thưởng có thể là tài chính hoặc phi tài chính, như lời khen ngợi, thăng chức, hoặc cơ hội tham gia các khóa đào tạo phát triển.

Xem thêm mẫu tính lương theo KPI đúng chuẩn dành cho doanh nghiệp

Đánh giá và khen thưởng khi hoàn thành đủ KPI

Điều chỉnh và tối ưu hóa các KPI khác

KPI không phải là những chỉ số tĩnh, mà cần được điều chỉnh và tối ưu hóa thường xuyên để phản ánh đúng tình hình thực tế. Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể điều chỉnh các KPI hiện tại hoặc thiết lập các KPI mới phù hợp hơn. Quá trình này giúp đảm bảo rằng KPI luôn đồng bộ với chiến lược và mục tiêu của tổ chức, đồng thời phản ánh đúng hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hy vọng những thông tin chia sẻ về cách chạy KPI trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tối ưu hoá công việc cũng như đạt được mục tiêu nhanh chóng. Nếu còn bất kỳ thắc mắc hãy để lại bình luận phía dưới để được HR Insider hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhé. Chúc bạn thành công!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Shopee Express tuyển dụng, Chợ Tốt tuyển dụng, tuyển dụng FPT Shop, LG tuyển dụng, Điện Máy Chợ Lớn tuyển dụng, tuyển dụng Lazada, công ty Bosch tuyển dụng và Daikin tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam