Flowchart là gì? Lợi ích, cách tạo Flowchart cho doanh nghiệp

Flowchart là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động. Khi ứng dụng flowchart vào hệ thống quản lý, bạn không chỉ làm rõ các bước công việc mà còn giảm thiểu nhầm lẫn, cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban. Để phát huy tối đa hiệu quả của flowchart, hãy cùng VietnamWorks HR Insider khám phá cách xây dựng và áp dụng lưu đồ đúng cách trong bài viết dưới đây.

Flowchart là gì?

Flowchart (sơ đồ hoặc lưu đồ) là một dạng biểu đồ được sử dụng để minh họa một chuỗi các hành động hoặc quy trình trong một quá trình nào đó. Thông thường, flowchart được biểu diễn dưới dạng hình ảnh đơn giản, gồm các bước kết nối bằng các mũi tên để thể hiện quan hệ giữa chúng.

Flowchart là sơ đồ hoặc lưu đồ

Loại biểu đồ này thường được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, bao gồm sản xuất, hành chính, dịch vụ, hoặc kế hoạch dự án. Flowchart là một công cụ phân tích quy trình phổ biến và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản.

Có nhiều biến thể của flowchart như sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết, sơ đồ triển khai hay sơ đồ nhiều cấp, mỗi loại phù hợp cho mục đích sử dụng cụ thể.

Khi nào nên dùng Flowchart?

Flowchart là một công cụ đáng tin cậy và linh hoạt, thường được sử dụng trong các doanh nghiệp và công ty để hiển thị các bước trong một quy trình. Dưới đây là các tình huống phổ biến khi nên sử dụng flowchart:

• Phát triển sự hiểu biết về cách thực hiện một quy trình.
• Nghiên cứu và cải tiến quy trình hiện tại.
• Truyền đạt cách thức thực hiện một quy trình cho người khác.
• Tạo ra sự giao tiếp tốt hơn giữa các bên tham gia cùng quy trình.
• Ghi lại chi tiết một quy trình để tài liệu hóa.
• Lập kế hoạch cụ thể cho các dự án hoặc công việc.

Flowchart có những lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Trong môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc phát triển ý tưởng và trình bày chúng cho dự án là điều thường xuyên xảy ra. Flowchart là một công cụ quan trọng và tiện ích trong những tình huống như vậy. Dưới đây là hai lợi ích chính của việc sử dụng Flowchart:

• Sự ngắn gọn và dễ hiểu: Flowchart giúp truyền đạt thông tin một cách đơn giản và dễ hiểu. Thay vì sử dụng nhiều tài liệu phức tạp, bạn chỉ cần một biểu đồ Flowchart để hướng dẫn công việc và trình bày ý tưởng một cách rõ ràng.
• Tính đa dạng và sinh động: Flowchart mang lại sự đa dạng và sinh động cho nội dung thuyết trình. Điều này giúp thu hút sự chú ý của đối tượng và tăng cơ hội tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Tầm quan trọng của lưu đồ trong công việc

Tóm lại, Flowchart đóng vai trò quan trọng trong việc tạo kết nối giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng, cũng như giữa các nhóm làm việc khác nhau. Theo một bài báo của Tanca, một tờ báo tại Houston cũng đánh giá cao Flowchart với lời nhận xét: “Lợi ích chính của Flowchart là giảm bớt khoảng cách giao tiếp giữa các nhóm khác nhau trong quá trình làm việc.”

Các bước cơ bản để vẽ flowchart cho doanh nghiệp

Tạo biểu đồ flowchart là một quy trình cần thiết để minh họa rõ ràng các bước công việc và giúp doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa hiệu suất. Để tạo ra một flowchart chất lượng, điều quan trọng là bạn phải tuân thủ các quy tắc chuẩn và nắm rõ từng bước trong quy trình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để xây dựng flowchart từ đầu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong hoạt động.

Các quy tắc chuẩn để một sơ đồ flowchart hiệu quả

Quy tắc 1: Sử dụng các thành phần nhất quán
Một flowchart rõ ràng đòi hỏi tính nhất quán trong các thành phần từ hình khối, đường dẫn, đến văn bản. Đảm bảo sử dụng các biểu tượng theo đúng chức năng của chúng:

• Hình elip: Thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình.
• Hình chữ nhật: Thể hiện các bước hành động cụ thể mà cá nhân hoặc bộ phận phụ trách.
• Hình thoi: Dùng cho các quyết định hoặc phê duyệt cần lựa chọn.
• Đường dẫn mũi tên: Chỉ hướng dòng chảy giữa các bước. Điều này sẽ giúp người xem dễ dàng hiểu và theo dõi quy trình mà không bị nhầm lẫn.

Quy tắc 2: Sắp xếp dữ liệu khoa học trên cùng một trang
Một biểu đồ trực quan, hiệu quả là biểu đồ được bố trí hợp lý trên một trang để dễ quan sát. Nếu biểu đồ quá lớn, bạn có thể:

• Tóm tắt các bước dài dòng, sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích.
• Chia biểu đồ thành các phần nhỏ hơn, với đường dẫn mũi tên chuyển tiếp từ trái qua phải hoặc từ trên xuống dưới.
• Đối với biểu đồ lớn, có thể tạo các “bản đồ con” liên kết với flowchart chính để giúp người xem đi sâu vào chi tiết khi cần.

Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Quy tắc quan trọng trong flowchart là đặt các dòng lặp hoặc dòng trả về ở dưới biểu đồ, nhằm đảm bảo người xem có thể đọc thuận chiều từ trên xuống dưới. Với các dòng trả về phức tạp, tránh để chúng chồng chéo hoặc lẫn với nhau, vì có thể gây nhầm lẫn.

3 bước để vẽ Flowchart cho doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích và xác định lưu đồ cần thiết
Trước khi bắt đầu vẽ flowchart, hãy phân tích các quy trình trong doanh nghiệp và quyết định xem có cần đến flowchart để mô tả hay không. Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có quy trình phức tạp, việc “văn bản hoá” quy trình thông qua flowchart sẽ hỗ trợ quản lý tốt hơn, đồng thời hỗ trợ quá trình chuyển đổi số khi cần.

Bước 2: Thu thập thông tin về cách quy trình hoạt động
Để vẽ flowchart chính xác, hãy thu thập đầy đủ thông tin về quy trình. Các câu hỏi cần được làm rõ gồm:

• Mục tiêu của quy trình này là gì? Quy trình sẽ gồm những bước nào?
• Mỗi bước sẽ do ai đảm nhận và có thời gian giới hạn không?
• Các điều kiện cần thiết khi mỗi bước kết thúc, đặc biệt nếu có các nhánh quyết định. Thu thập kỹ các thông tin này sẽ giúp bạn đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của flowchart.

Bước 3: Bắt đầu vẽ lưu đồ quy trình
Khi đã có đầy đủ thông tin, hãy chọn phương pháp phù hợp để tạo flowchart:

• Dùng giấy và bút: Phương pháp đơn giản, dễ thực hiện nhanh.
• Dùng các phần mềm thiết kế: Các công cụ như Adobe Illustrator, Photoshop, Microsoft Visio hay các phần mềm BPM sẽ giúp biểu đồ trông chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa và chia sẻ.
• Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ: Đối với doanh nghiệp có quy trình phức tạp, có thể sử dụng phần mềm như Crocodile Clip ICT, Microsoft Visio hoặc các công cụ BPM để trực quan hóa các bước và chạy thử nghiệm quy trình.

Áp dụng các bước này sẽ giúp bạn tạo flowchart vừa hiệu quả vừa chuyên nghiệp, hỗ trợ quản lý quy trình trong doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn.

Một số ví dụ flowchart giúp tăng hiệu quả công việc

Flowchart là công cụ hữu ích giúp minh họa các quy trình công việc cụ thể, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn. Dưới đây là một vài ví dụ thực tế mà các flowchart có thể áp dụng trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày.

Flowchart quy trình onboarding cho nhân viên mới

Quy trình onboarding là bước khởi đầu quan trọng để nhân viên mới làm quen với văn hóa và quy trình công ty. Flowchart quy trình onboarding giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào và tăng tính hiệu quả cho việc hướng dẫn. Một ví dụ đơn giản cho quy trình onboarding bao gồm các bước:

• Nhân viên mới nộp đủ hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu.
• Phòng Nhân sự kiểm tra hồ sơ: Nếu cần bổ sung, nhân viên mới sẽ được thông báo ngay lập tức.
• Giới thiệu cấu trúc và quy trình công ty: Nhân viên HR tổ chức buổi giới thiệu các quy trình làm việc và văn hóa doanh nghiệp.
• Cấp phát trang thiết bị: Gồm bàn giao trang thiết bị, mã chấm công, email, đồng phục.

Flowchart quy trình phê duyệt công văn

Quy trình phê duyệt công văn thường xuyên phát sinh trong các doanh nghiệp và dễ gặp sai sót nếu không có hướng dẫn cụ thể. Flowchart giúp định hình các bước chi tiết, giúp nhân viên theo dõi và đảm bảo thực hiện đúng tiến độ. Một lưu đồ quy trình phê duyệt có thể bao gồm:

• Gửi công văn lên cấp duyệt.
• Xem xét phê duyệt: Nếu không được chấp thuận, công văn bị từ chối. Nếu được duyệt, công văn sẽ được chỉnh sửa nếu cần.
• Lưu trữ tài liệu: Công văn hoàn chỉnh được lưu vào thư mục quy định.
• Thông báo xác nhận: Gửi email xác nhận cho người gửi để hoàn tất quy trình.

Những ví dụ flowchart này minh họa rõ ràng các bước trong quy trình và giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu hoá quy trình.

Hướng dẫn tạo biểu đồ Flowchart

Để tạo một biểu đồ Flowchart, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi của quy trình

Khi bạn đang xác định nhu cầu và mục tiêu, hãy cân nhắc những câu hỏi sau:

• Các thách thức cụ thể nào phát sinh khi thực hiện công việc mà chưa có quy trình?
• Mục đích chính của việc xây dựng quy trình là giải quyết vấn đề gì?
• Làm thế nào quy trình có thể được thiết kế để tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất làm việc?
• Việc thiết lập quy trình sẽ mang lại những lợi ích cụ thể nào cho tổ chức?

Khi định rõ phạm vi, bạn nên xem xét:

• Quy trình áp dụng cho một chi nhánh cụ thể hay cả hệ thống tổ chức?
• Có nên áp dụng quy trình cho một bộ phận cụ thể trong công ty hay toàn bộ tổ chức?
• Khi nào nên triển khai quy trình và thời gian hiệu lực của nó là bao lâu?

Hiểu rõ về nhu cầu, mục tiêu và phạm vi sẽ giúp bạn định rõ mục tiêu cần đạt được từ việc thiết kế quy trình, từ đó tạo ra một lưu đồ mang lại giá trị thực tế nhất.

8 bước xác định mục tiêu dự án thành công

Liệt kê đầu vào, đầu ra của quy trình và công việc thực hiện

Việc xác định bước khởi đầu và kết thúc của một quy trình là cách làm rõ phạm vi của Flowchart bạn muốn tạo ra. Ví dụ, trong quy trình đặt hàng, bước khởi đầu có thể là yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, còn bước kết thúc có thể là việc ký hợp đồng hoặc thanh toán cọc.

Đôi khi, kết quả của một quy trình có thể trở thành đầu vào cho quy trình tiếp theo. Ví dụ, sau khi khách hàng đã ký hợp đồng, tiếp theo có thể là quy trình lên mẫu thiết kế, trong đó yêu cầu của khách hàng trở thành đầu vào và mẫu thiết kế là kết quả.

Khi đã xác định được hai bước đầu cuối, bạn có thể điền các bước trung gian dần dần. Hãy đặt ra các câu hỏi như: Bước tiếp theo là gì? Có cần kiểm tra hoặc xác nhận gì trước khi tiến hành bước tiếp theo không?

Một lời khuyên là nên nghiên cứu các tài liệu liên quan hoặc trò chuyện trực tiếp với những người thực hiện quy trình. Tốt nhất là tham gia trực tiếp và trải qua các bước của quy trình để hiểu rõ hơn về mỗi giai đoạn. Đôi khi, việc ở vị trí quản lý quá lâu có thể làm mất kết nối với hoạt động thực tế của nhân viên.

Trong quá trình liệt kê các bước, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian và đừng quên tạo ra một mô tả bằng văn bản của các bước trong quy trình.

Xác định đối tượng tham gia vào quy trình

Thường sẽ có hai nhóm đối tượng tham gia vào quy trình, được phân chia thành nhóm bên ngoài doanh nghiệp và nhóm bên trong doanh nghiệp.

Nhóm bên ngoài doanh nghiệp có thể bao gồm: khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các cơ quan chức năng.

Do Flowchart thường phục vụ cho nội bộ, một lời khuyên là hãy bỏ qua các bước trung gian mà những đối tượng bên ngoài thực hiện để làm cho quy trình ngắn gọn và rõ ràng nhất về trách nhiệm bên trong.

Đối với nhóm bên trong doanh nghiệp, bạn cần xác định rõ:

• Ai là người thực hiện chính bước này?
• Ai đóng vai trò giám sát, kiểm tra?
• Ai là người hỗ trợ?
• Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc ở bước này?

Trong một số tình huống, một bước trong quy trình có thể không được giao cho một cá nhân cụ thể mà được ủy thác cho cả phòng ban. Người quản lý phòng ban sẽ là người chịu trách nhiệm chính, trong khi nhân viên của phòng ban sẽ là người trực tiếp thực hiện công việc.

Khi đã xác định rõ các vai trò bên trong, hãy chỉ đưa thông tin về người thực hiện và người chịu trách nhiệm vào Flowchart. Nhóm đối tượng giám sát, kiểm tra hoặc hỗ trợ có thể được bỏ qua để tránh làm cho lưu đồ trở nên phức tạp không cần thiết.

Hướng dẫn các bước vẽ lưu đồ

Phân loại các bước theo kí hiệu, tiến hành vẽ Flowchart

Thường sẽ có 2 nhóm tham gia vào quy trình: nhóm bên ngoài doanh nghiệp và nhóm bên trong doanh nghiệp.

Nhóm bên ngoài doanh nghiệp bao gồm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các cơ quan chức năng. Vì lưu đồ thường dành cho nội bộ, nên nên cân nhắc loại bỏ các bước trung gian liên quan đến nhóm này để tạo ra một quy trình ngắn gọn và rõ ràng nhất về trách nhiệm nội bộ trong Flowchart.

Đối với nhóm thực hiện bên trong doanh nghiệp, cần xác định rõ:

• Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện bước này?
• Ai đóng vai trò giám sát, kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
• Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc ở bước này?

Trong một số trường hợp, một bước trong quy trình có thể không chỉ định cho một nhân viên cụ thể mà giao cho một phòng ban, trong đó người chịu trách nhiệm là quản lý của phòng ban đó và người thực hiện là nhân viên của phòng ban.

Khi đã xác định các vai trò bên trong, lưu ý rằng chỉ cần thêm thông tin về người thực hiện và người chịu trách nhiệm vào lưu đồ; các vai trò giám sát, kiểm tra hoặc hỗ trợ có thể được loại bỏ để tránh làm phức tạp quy trình một cách không cần thiết.

Xem thêm:

• Giải mã BRD là gì? Tầm quan trọng của tài liệu BRD trong kinh doanh
• NLP là gì? Những nguyên tắc cơ bản của NLP

Kiểm tra, chuốt lại Flowchart

Trước khi ban hành Flowchart, đừng quên bước kiểm tra. Hãy xem xét từng bước một và tự đặt câu hỏi liệu bạn đã phản ánh đúng thứ tự và quyết định dựa trên thông tin bạn đã thu thập trước đó chưa.

Sau đó, tổ chức một cuộc họp để thảo luận về lưu đồ với những người tham gia để lắng nghe ý kiến của họ.

Cuối cùng, trong quá trình rà lại này, bạn có thể xác định được những bước không cần thiết hoặc quá phức tạp và xem xét các giải pháp để cải thiện chúng, như đã được đề cập như một trong những lợi ích của việc sử dụng lưu đồ.

3 Công cụ vẽ flowchart miễn phí phổ biến trong doanh nghiệp

Lựa chọn công cụ vẽ flowchart miễn phí phù hợp có thể giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất đáng kể. Dưới đây là ba công cụ vẽ flowchart miễn phí hàng đầu mà bạn có thể sử dụng.

ThinkComposer

ThinkComposer là công cụ dành cho những chuyên gia muốn tạo ra các flowchart chuyên sâu và đa cấp độ. Công cụ này hỗ trợ nhiều loại biểu đồ khác nhau, từ sơ đồ luồng cơ bản đến các mô hình phức tạp như mô hình kinh doanh và sơ đồ lớp.

Tính năng nổi bật của ThinkComposer:

• Cho phép tạo và tái sử dụng các nút, kết nối tùy chỉnh.
• Hỗ trợ biểu đồ đa cấp, biểu hiện hình ảnh chi tiết và đầy đủ của ý tưởng.
• Kết hợp nhiều loại biểu đồ và đồ thị khác nhau.
• Xuất báo cáo dưới dạng PDF, XPS hoặc HTML.
• Là mã nguồn mở và có thể mở rộng với plugin.

Pencil Project

Pencil Project là công cụ vẽ flowchart miễn phí, dễ sử dụng, phù hợp với những người cần một công cụ nhanh và hiệu quả mà không cần nghiên cứu quá sâu. Mặc dù từng bị gián đoạn phát triển, công cụ này đã quay lại với phiên bản cải tiến và nhiều tính năng hữu ích.

Tính năng nổi bật của Pencil Project:

• Cung cấp hàng loạt hình dạng tích hợp sẵn cho các loại sơ đồ khác nhau.
• Cho phép tạo hình dạng tùy chỉnh và sử dụng các bộ sưu tập của người dùng khác.
• Hỗ trợ xuất sơ đồ sang nhiều định dạng như PNG, SVG, PDF và HTML.
• Tích hợp công cụ OpenClipart để dễ dàng sử dụng clipart trong biểu đồ.

LucidChart

LucidChart là lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Microsoft Visio, đặc biệt khi bạn muốn tạo sơ đồ trực tuyến với giao diện kéo thả. Công cụ này còn nổi bật với khả năng làm việc nhóm, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một sơ đồ trực tiếp, phù hợp cho các nhóm nhỏ trong doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật của LucidChart:

• Hỗ trợ làm việc cộng tác, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa sơ đồ.
• Dễ dàng nhập và xuất tệp .vdx của Microsoft Visio.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng mà không yêu cầu đăng ký tài khoản.

Những công cụ này không chỉ miễn phí mà còn linh hoạt, dễ sử dụng, phù hợp cho nhiều nhu cầu của doanh nghiệp khi vẽ sơ đồ flowchart, từ quản lý quy trình đến cải thiện giao tiếp nhóm.

Flowchart là một công cụ hữu ích và mạnh mẽ. Việc vẽ các quy trình trở nên dễ dàng hơn với hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng flowchart. Tuy nhiên, thách thức thực sự là khả năng triển khai những quy trình đó vào thực tế một cách chính xác và hiệu quả. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng Flowchart vào công việc của mình!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: tuyển dụng FPT, Gearvn tuyển dụng, KiotViet tuyển dụng, Concentrix tuyển dụng, Canon tuyển dụng, GSM tuyển dụng, Axon tuyển dụng và Appota tuyển dụng.

Xem thêm các bài viết có liên quan chủ đề sau:

• Hướng dẫn viên du lịch quốc tế: Vai Trò Và Kỹ Năng Cần Thiết
• Sale Funnel: Quy Trình Bán Hàng Và Cách Tối Ưu Hiệu Quả
• Hàng Hóa Là Gì? Định Nghĩa, Loại Hình Và Vai Trò Trong Kinh Tế
• Business Là Gì? Khái Niệm, Loại Hình Và Vai Trò Trong Kinh Tế
• Tra Cứu Bảo Hiểm Thất Nghiệp: Cách Kiểm Tra Và Quyền Lợi
• Vision Board: Cách Tạo Và Sử Dụng Để Đạt Mục Tiêu
• Wholesale Là Gì? Định Nghĩa, Quy Trình Và Lợi Ích
• Phần Mềm Marketing Facebook: Các Giải Pháp Và Tối Ưu Hóa

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam