Flowchart là gì? Lợi ích, cách tạo Flowchart cho doanh nghiệp

Flowchart là một công cụ hữu hiệu để minh họa các quy trình và hoạt động trong doanh nghiệp. Khi áp dụng lưu đồ, các nhà quản lý có thể cải thiện quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, để nắm vững Flowchart và biết cách sử dụng các công cụ vẽ lưu đồ một cách đúng đắn, cần chú ý đến những yếu tố quan trọng nào? Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết.

Flowchart là gì?

Flowchart (sơ đồ hoặc lưu đồ) là một dạng biểu đồ được sử dụng để minh họa một chuỗi các hành động hoặc quy trình trong một quá trình nào đó. Thông thường, flowchart được biểu diễn dưới dạng hình ảnh đơn giản, gồm các bước kết nối bằng các mũi tên để thể hiện quan hệ giữa chúng.

Flowchart là sơ đồ hoặc lưu đồ

Loại biểu đồ này thường được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, bao gồm sản xuất, hành chính, dịch vụ, hoặc kế hoạch dự án. Flowchart là một công cụ phân tích quy trình phổ biến và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản.

Có nhiều biến thể của flowchart như sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết, sơ đồ triển khai hay sơ đồ nhiều cấp, mỗi loại phù hợp cho mục đích sử dụng cụ thể.

Khi nào nên dùng Flowchart?

Flowchart là một công cụ đáng tin cậy và linh hoạt, thường được sử dụng trong các doanh nghiệp và công ty để hiển thị các bước trong một quy trình. Dưới đây là các tình huống phổ biến khi nên sử dụng flowchart:

• Phát triển sự hiểu biết về cách thực hiện một quy trình.
• Nghiên cứu và cải tiến quy trình hiện tại.
• Truyền đạt cách thức thực hiện một quy trình cho người khác.
• Tạo ra sự giao tiếp tốt hơn giữa các bên tham gia cùng quy trình.
• Ghi lại chi tiết một quy trình để tài liệu hóa.
• Lập kế hoạch cụ thể cho các dự án hoặc công việc.

Flowchart có những lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Trong môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc phát triển ý tưởng và trình bày chúng cho dự án là điều thường xuyên xảy ra. Flowchart là một công cụ quan trọng và tiện ích trong những tình huống như vậy. Dưới đây là hai lợi ích chính của việc sử dụng Flowchart:

• Sự ngắn gọn và dễ hiểu: Flowchart giúp truyền đạt thông tin một cách đơn giản và dễ hiểu. Thay vì sử dụng nhiều tài liệu phức tạp, bạn chỉ cần một biểu đồ Flowchart để hướng dẫn công việc và trình bày ý tưởng một cách rõ ràng.
• Tính đa dạng và sinh động: Flowchart mang lại sự đa dạng và sinh động cho nội dung thuyết trình. Điều này giúp thu hút sự chú ý của đối tượng và tăng cơ hội tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Tầm quan trọng của lưu đồ trong công việc

Tóm lại, Flowchart đóng vai trò quan trọng trong việc tạo kết nối giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng, cũng như giữa các nhóm làm việc khác nhau. Theo một bài báo của Tanca, một tờ báo tại Houston cũng đánh giá cao Flowchart với lời nhận xét: “Lợi ích chính của Flowchart là giảm bớt khoảng cách giao tiếp giữa các nhóm khác nhau trong quá trình làm việc.”

Hướng dẫn tạo biểu đồ Flowchart

Để tạo một biểu đồ Flowchart, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi của quy trình

Khi bạn đang xác định nhu cầu và mục tiêu, hãy cân nhắc những câu hỏi sau:

• Các thách thức cụ thể nào phát sinh khi thực hiện công việc mà chưa có quy trình?
• Mục đích chính của việc xây dựng quy trình là giải quyết vấn đề gì?
• Làm thế nào quy trình có thể được thiết kế để tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất làm việc?
• Việc thiết lập quy trình sẽ mang lại những lợi ích cụ thể nào cho tổ chức?

Khi định rõ phạm vi, bạn nên xem xét:

• Quy trình áp dụng cho một chi nhánh cụ thể hay cả hệ thống tổ chức?
• Có nên áp dụng quy trình cho một bộ phận cụ thể trong công ty hay toàn bộ tổ chức?
• Khi nào nên triển khai quy trình và thời gian hiệu lực của nó là bao lâu?

Hiểu rõ về nhu cầu, mục tiêu và phạm vi sẽ giúp bạn định rõ mục tiêu cần đạt được từ việc thiết kế quy trình, từ đó tạo ra một lưu đồ mang lại giá trị thực tế nhất.

8 bước xác định mục tiêu dự án thành công

Liệt kê đầu vào, đầu ra của quy trình và công việc thực hiện

Việc xác định bước khởi đầu và kết thúc của một quy trình là cách làm rõ phạm vi của Flowchart bạn muốn tạo ra. Ví dụ, trong quy trình đặt hàng, bước khởi đầu có thể là yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, còn bước kết thúc có thể là việc ký hợp đồng hoặc thanh toán cọc.

Đôi khi, kết quả của một quy trình có thể trở thành đầu vào cho quy trình tiếp theo. Ví dụ, sau khi khách hàng đã ký hợp đồng, tiếp theo có thể là quy trình lên mẫu thiết kế, trong đó yêu cầu của khách hàng trở thành đầu vào và mẫu thiết kế là kết quả.

Khi đã xác định được hai bước đầu cuối, bạn có thể điền các bước trung gian dần dần. Hãy đặt ra các câu hỏi như: Bước tiếp theo là gì? Có cần kiểm tra hoặc xác nhận gì trước khi tiến hành bước tiếp theo không?

Một lời khuyên là nên nghiên cứu các tài liệu liên quan hoặc trò chuyện trực tiếp với những người thực hiện quy trình. Tốt nhất là tham gia trực tiếp và trải qua các bước của quy trình để hiểu rõ hơn về mỗi giai đoạn. Đôi khi, việc ở vị trí quản lý quá lâu có thể làm mất kết nối với hoạt động thực tế của nhân viên.

Trong quá trình liệt kê các bước, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian và đừng quên tạo ra một mô tả bằng văn bản của các bước trong quy trình.

Xác định đối tượng tham gia vào quy trình

Thường sẽ có hai nhóm đối tượng tham gia vào quy trình, được phân chia thành nhóm bên ngoài doanh nghiệp và nhóm bên trong doanh nghiệp.

Nhóm bên ngoài doanh nghiệp có thể bao gồm: khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các cơ quan chức năng.

Do Flowchart thường phục vụ cho nội bộ, một lời khuyên là hãy bỏ qua các bước trung gian mà những đối tượng bên ngoài thực hiện để làm cho quy trình ngắn gọn và rõ ràng nhất về trách nhiệm bên trong.

Đối với nhóm bên trong doanh nghiệp, bạn cần xác định rõ:

• Ai là người thực hiện chính bước này?
• Ai đóng vai trò giám sát, kiểm tra?
• Ai là người hỗ trợ?
• Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc ở bước này?

Trong một số tình huống, một bước trong quy trình có thể không được giao cho một cá nhân cụ thể mà được ủy thác cho cả phòng ban. Người quản lý phòng ban sẽ là người chịu trách nhiệm chính, trong khi nhân viên của phòng ban sẽ là người trực tiếp thực hiện công việc.

Khi đã xác định rõ các vai trò bên trong, hãy chỉ đưa thông tin về người thực hiện và người chịu trách nhiệm vào Flowchart. Nhóm đối tượng giám sát, kiểm tra hoặc hỗ trợ có thể được bỏ qua để tránh làm cho lưu đồ trở nên phức tạp không cần thiết.

Hướng dẫn các bước vẽ lưu đồ

Phân loại các bước theo kí hiệu, tiến hành vẽ Flowchart

Thường sẽ có 2 nhóm tham gia vào quy trình: nhóm bên ngoài doanh nghiệp và nhóm bên trong doanh nghiệp.

Nhóm bên ngoài doanh nghiệp bao gồm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các cơ quan chức năng. Vì lưu đồ thường dành cho nội bộ, nên nên cân nhắc loại bỏ các bước trung gian liên quan đến nhóm này để tạo ra một quy trình ngắn gọn và rõ ràng nhất về trách nhiệm nội bộ trong Flowchart.

Đối với nhóm thực hiện bên trong doanh nghiệp, cần xác định rõ:

• Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện bước này?
• Ai đóng vai trò giám sát, kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
• Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc ở bước này?

Trong một số trường hợp, một bước trong quy trình có thể không chỉ định cho một nhân viên cụ thể mà giao cho một phòng ban, trong đó người chịu trách nhiệm là quản lý của phòng ban đó và người thực hiện là nhân viên của phòng ban.

Khi đã xác định các vai trò bên trong, lưu ý rằng chỉ cần thêm thông tin về người thực hiện và người chịu trách nhiệm vào lưu đồ; các vai trò giám sát, kiểm tra hoặc hỗ trợ có thể được loại bỏ để tránh làm phức tạp quy trình một cách không cần thiết.

Xem thêm:

• Giải mã BRD là gì? Tầm quan trọng của tài liệu BRD trong kinh doanh
• NLP là gì? Những nguyên tắc cơ bản của NLP

Kiểm tra, chuốt lại Flowchart

Trước khi ban hành Flowchart, đừng quên bước kiểm tra. Hãy xem xét từng bước một và tự đặt câu hỏi liệu bạn đã phản ánh đúng thứ tự và quyết định dựa trên thông tin bạn đã thu thập trước đó chưa.

Sau đó, tổ chức một cuộc họp để thảo luận về lưu đồ với những người tham gia để lắng nghe ý kiến của họ.

Cuối cùng, trong quá trình rà lại này, bạn có thể xác định được những bước không cần thiết hoặc quá phức tạp và xem xét các giải pháp để cải thiện chúng, như đã được đề cập như một trong những lợi ích của việc sử dụng lưu đồ.

Flowchart là một công cụ hữu ích và mạnh mẽ. Việc vẽ các quy trình trở nên dễ dàng hơn với hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng flowchart. Tuy nhiên, thách thức thực sự là khả năng triển khai những quy trình đó vào thực tế một cách chính xác và hiệu quả. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng Flowchart vào công việc của mình!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: tuyển dụng FPT, Gearvn tuyển dụng, KiotViet tuyển dụng, Concentrix tuyển dụng, Canon tuyển dụng, GSM tuyển dụng, Axon tuyển dụng và Appota tuyển dụng.

Xem thêm các bài viết có liên quan chủ đề sau:

• Hướng dẫn viên du lịch quốc tế: Vai Trò Và Kỹ Năng Cần Thiết
• Sale Funnel: Quy Trình Bán Hàng Và Cách Tối Ưu Hiệu Quả
• Hàng Hóa Là Gì? Định Nghĩa, Loại Hình Và Vai Trò Trong Kinh Tế
• Business Là Gì? Khái Niệm, Loại Hình Và Vai Trò Trong Kinh Tế
• Tra Cứu Bảo Hiểm Thất Nghiệp: Cách Kiểm Tra Và Quyền Lợi
• Vision Board: Cách Tạo Và Sử Dụng Để Đạt Mục Tiêu
• Wholesale Là Gì? Định Nghĩa, Quy Trình Và Lợi Ích
• Phần Mềm Marketing Facebook: Các Giải Pháp Và Tối Ưu Hóa

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam