Kỹ năng chuẩn bị
Bạn sẽ không thể tham gia một buổi họp quan trọng với sự trống rỗng, do vậy kỹ năng chuẩn bị là kỹ năng đầu tiên và rất cần thiết để những bước tiếp theo có thể hoạt động tốt hơn. Việc chuẩn bị đòi hỏi ở bạn sự kỹ lưỡng và chỉn chu để buổi họp diễn ra suôn sẻ và hạn chế những vấn đề có thể xảy ra. Dưới đây là danh sách những điều bạn cần lưu ý khi chuẩn bị cho buổi họp ở công ty:
– Nắm rõ mục tiêu đầu ra và các nội dung chính của buổi họp.
– Chuẩn bị những thông tin quan trọng cần trình bày hoặc các chủ đề cần thảo luận, và phần giải đáp cho các câu hỏi có thể xuất hiện.
– Có kế hoạch chi tiết về cách trình bày nội dung, thời gian trình bày, và cách mà bạn tương tác với sếp cũng như các lãnh đạo cấp cao.
– Chuẩn bị các tài liệu, báo cáo, biểu đồ, và slide thuyết trình nếu cần.
– Lên giải pháp cho các tình huống có thể xảy ra trong buổi họp và cách xử lý chúng một cách chuyên nghiệp.
– Đảm bảo không gian họp thoải mái và phù hợp với số lượng người tham dự.
– Kiểm tra các thiết bị kỹ thuật như máy chiếu, loa, micro để đảm bảo chúng hoạt động tốt.
TẢI KHO E-DOCUMENT MIỄN PHÍ
Kỹ năng trình bày
Khi đã có sự chuẩn bị kỹ càng cho buổi họp, lúc này bạn hãy rèn luyện kỹ năng trình bày nội dung của mình. Trước hết là với phần giao tiếp, bạn nên học cách thuyết trình trước đám đông và đọc qua nội dung của buổi họp để có thể ghi nhớ trước. Hãy đảm bảo rằng, trong buổi họp với sếp và các lãnh đạo bạn vẫn có thể nói một cách trôi chảy, rõ ràng với giọng điệu tự tin. Bạn có thể sử dụng thêm những câu chuyện, ví dụ hoặc trải nghiệm cá nhân có liên quan đến nội dung buổi họp nhằm giúp cho phần trình bày của bạn thêm sinh động, gần gũi.
Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý đến việc tránh sử dụng những ngôn từ thiếu chuyên nghiệp hoặc mang tính tiêu cực. Đồng thời hãy đảm bảo thời gian trình bày của bạn nằm trong tầm kiểm soát, tránh tình trạng nói lan man gây mất thời gian của người khác.
Với phần nội dung trình bày, slide hoặc tài liệu buổi họp của bạn phải có các thông tin được trình bày một cách rõ ràng, có tổ chức và có logic. Bạn hãy sử dụng thêm biểu đồ, hình ảnh hoặc tài liệu minh họa khác để hỗ trợ cho phần trình bày. Tránh nhồi nhét quá nhiều chữ và thông tin không liên quan vào nội dung buổi họp.
Kỹ năng tương tác
Trong buổi họp, bạn sẽ không thể thao thao bất tuyệt như một cái máy mà không có sự tương tác với người nghe. Đây cũng là một kỹ năng cực kỳ quan trọng nhưng thường bị nhiều người vô tình bỏ qua. Trong lúc trình bày, bạn hãy đảm bảo việc giao tiếp bằng mắt với người nghe. Bên cạnh đó, những cử chỉ và biểu hiện khuôn mặt cũng cần mang thái độ tích cực, tự tin và chắc chắn.
Khi trao đổi với sếp và những người khác trong buổi họp, bạn hãy giữ người hướng thẳng về phía họ và lắng nghe chăm chú những gì họ nói. Để tăng sự tương tác cũng như tính hiệu quả cho buổi họp, bạn nên đặt câu hỏi hoặc trưng cầu ý kiến từ phía người nghe. Sau đó, hãy lắng nghe thật kỹ và phản hồi một cách tích cực đến họ.
Kỹ năng tiếp nhận và phản hồi
Cuối cùng, khi bạn đã nhận được những đóng góp, ý kiến và phản hồi từ mọi người trong buổi họp, hãy duy trì thái độ tích cực, chuyên nghiệp và tôn trọng dù cho những thông tin đó không như ý bạn mong muốn. Việc chấp nhận và lắng nghe những phản hồi từ sếp cũng được xem như một cách để bạn mở lòng và cải thiện bản thân.
Một lưu ý quan trọng là bạn không nên gián đoạn hoặc ngắt lời người khác khi họ đang phát biểu. Khi họ đã nêu ý kiến xong, bạn có thể đặt câu hỏi để đảm bảo rằng bạn hiểu đúng ý của người đóng góp. Nếu những ý kiến đó đi sai hướng hoặc không đúng sự thật, bạn cũng nên đính chính lại một cách từ tốn và lịch sự, thay vì chỉ trích hoặc phê phán ý kiến của người khác.
Sau cùng, hãy cảm ơn những người đã đóng góp về ý kiến của họ và thể hiện cho họ thấy sự tôn trọng cũng như đánh giá cao đối với những đóng góp đó. Đồng thời, hãy khuyến khích những người khác tiếp tục đóng góp và tham gia vào các cuộc trao đổi sau này.
Kỹ năng viết báo cáo
Việc viết báo cáo sau buổi họp cũng là một kỹ năng quan trọng bởi báo cáo giúp ghi chú và lưu trữ các quyết định quan trọng đã được đưa ra, đảm bảo rằng không có chi tiết nào bị bỏ sót hoặc hiểu sai. Đồng thời còn xác định được các nhiệm vụ cần thực hiện và người chịu trách nhiệm thực hiện cho mỗi nhiệm vụ khác nhau.
Vì vậy, bạn cần phải có kỹ năng viết tóm tắt tốt và biết cách truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chính xác. Do đó, trong thời gian buổi họp diễn ra bạn nên tập trung vào ghi chép những thông tin quan trọng như các quyết định được đưa ra, các nhiệm vụ được giao, các câu hỏi và câu trả lời, v.v.
Bố cục của một bản báo cáo buổi họp thường bao gồm:
- Phần mở đầu với mục tiêu chính của cuộc họp, thời gian, địa điểm và những người tham dự.
- Nội dung chính cần tóm tắt những vấn đề được thảo luận.
- Kết luận về những quyết định sau cùng được thông qua, cũng như vai trò và trách nhiệm cụ thể của mỗi người.
Bạn cần lưu ý việc chia thông tin thành các phần rõ ràng để người đọc dễ theo dõi, chẳng hạn bạn có thể sử dụng gạch đầu dòng để phân rõ từng ý. Đảm bảo rằng báo cáo được viết một cách đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn và không dư thừa, cũng như không có lỗi chính tả hay ngữ pháp nào. Cuối cùng, bạn hãy gửi lại bản báo cáo cho mọi người cùng nắm bắt.
Bằng cách rèn luyện và thực hiện các kỹ năng như trên, bạn sẽ có khả năng duy trì bầu khí hợp tác và tích cực trong buổi họp. Ngoài ra, nếu bạn thể hiện xuất sắc khả năng dẫn dắt một buổi họp, bạn sẽ tạo một ấn tượng cực kỳ tốt với sếp và các lãnh đạo cấp cao.
Xem thêm: Overthinking – Chữa bệnh “tự nhiên lo lắng ngang” mỗi khi Sếp nói động
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
