Cách viết Email phản hồi gây ấn tượng từ chữ đầu tiên

Khi bạn nhận bất kỳ một Email quan trọng nào thì điều bạn cần làm chính là phản hồi lại. Như vậy, bạn sẽ cho đối phương thấy được tính chuyên nghiệp cũng như gây được ấn tượng. Để làm được như vậy, HR Insider xin bật mí cách viết Email phản hồi đến bạn ngay nội dung dưới đây. Cùng theo dõi ngay nhé!

Những lưu ý trong cách viết Email phản hồi

Hiểu rõ mục đích và người nhận

Trước khi bắt đầu viết email phản hồi, hãy xác định rõ mục đích của bạn và hiểu rõ người nhận. Điều này giúp bạn tập trung vào nội dung cần truyền đạt và chọn lựa ngôn từ phù hợp.

Sử dụng ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp

Viết email phản hồi là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn. Hãy sử dụng ngôn từ nghiêm túc, tránh việc sử dụng ngôn ngữ lỏng lẻo hoặc không chính xác. Sử dụng câu ngắn gọn, rõ ràng và tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành không cần thiết.

Lưu ý cần biết khi viết Email phản hồi

Tổ chức và cấu trúc email một cách rõ ràng

Việc tổ chức và cấu trúc email phản hồi một cách rõ ràng là rất quan trọng để người đọc có thể hiểu nội dung dễ dàng. Sử dụng định dạng đoạn văn phù hợp, chia nhỏ nội dung thành các đoạn ngắn và sử dụng các đầu đề để phân loại thông tin. Điều này giúp người nhận nắm bắt được ý chính một cách dễ dàng.

Chú ý đến độ dài và định dạng của email

Độ dài của email phản hồi nên được giữ ở mức tối thiểu và tập trung vào vấn đề chính. Sử dụng định dạng đơn giản, dễ đọc với các dòng chữ ngắn và cách biểu diễn thông tin một cách trực quan. Sử dụng các đề mục và đánh số để phân loại thông tin và giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết.

Bố cục của một Email phản hồi

Tiêu đề email hấp dẫn và ngắn gọn

Trong cách viết Email phản hồi thì tiêu đề chính là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy chắc chắn rằng tiêu đề của bạn ngắn gọn và gợi lên sự tò mò. Sử dụng từ ngữ hấp dẫn và liên quan đến nội dung chính của email.

Lời chào và giới thiệu bản thân (nếu cần thiết)

Bắt đầu email bằng một lời chào thân mật để tạo cảm giác gần gũi với người nhận. Nếu cần thiết, giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn để người nhận hiểu rõ bạn là ai và tại sao bạn đang gửi email.

Phần thân email: trả lời câu hỏi/chủ đề cụ thể, cung cấp thông tin cần thiết

Trong phần thân email, trả lời câu hỏi hoặc chủ đề cụ thể mà người nhận đã đề cập. Sử dụng ngôn từ rõ ràng và truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu. Nếu cần thiết, cung cấp thêm thông tin bổ sung hoặc hướng dẫn.

Bố cục của một Email phản hồi

Kết luận và lời chào kết thúc

Kết thúc email bằng cách tóm tắt nội dung chính và đưa ra kết luận hoặc hướng dẫn tiếp theo. Sau đó, sử dụng một lời chào kết thúc lịch sự như “Trân trọng,” kèm theo tên của bạn và thông tin liên hệ nếu cần thiết.

Những mẫu Email phản hồi phổ biến

Mẫu Email phản hồi xác nhận/nhận được thông tin:

Chủ đề: Xác nhận/nhận được thông tin về [Chủ đề/Đề mục]

Dear [Tên người nhận],

Tôi xin gửi email này để xác nhận rằng tôi đã nhận được thông tin từ bạn về [Chủ đề/Đề mục]. Tôi rất cảm ơn bạn đã chia sẻ thông tin này với chúng tôi.

Chúng tôi sẽ tiến hành xem xét và xử lý thông tin một cách kỹ lưỡng. Nếu cần thêm thông tin hoặc nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác, xin vui lòng liên hệ với tôi. Tôi sẵn lòng giúp đỡ.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu Email phản hồi từ chối hoặc hủy bỏ:

Chủ đề: Từ chối/Hủy bỏ [Chủ đề/Đề mục]

Lời chào [Tên người nhận],

Tôi xin gửi email này để thông báo rằng chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn về [Chủ đề/Đề mục]. Tôi rất tiếc vì sự bất tiện này và hiểu rằng điều này có thể gây thất vọng.

Chúng tôi đã xem xét kỹ yêu cầu của bạn, nhưng do [lý do từ chối/hủy bỏ], chúng tôi không thể tiếp tục với yêu cầu này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi. Tôi sẵn lòng giúp đỡ.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Thông tin liên hệ]

Email phản hồi đề nghị hợp tác hoặc đề xuất:

Chủ đề: Đề nghị hợp tác/Đề xuất về [Chủ đề/Đề mục]

Lời chào [Tên người nhận],

Tôi đã đọc email của bạn về lời đề nghị hợp tác/đề xuất về [Chủ đề/Đề mục] và rất quan tâm đến nội dung mà bạn đã đề cập.

Tôi muốn xác nhận rằng chúng tôi quan tâm và đang xem xét đề nghị của bạn một cách cẩn thận. Chúng tôi sẽ cung cấp phản hồi chi tiết và đề xuất các bước tiếp theo trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Thông tin liên hệ]

Như vậy HR Insider đã tổng hợp đầy đủ thông tin về cách viết Email phản hồi ở mọi tình huống. Hy vọng với những hướng dẫn này sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo được ấn tượng với người nhận Email. Chúc bạn thành công!

Việc viết email phản hồi chuyên nghiệp là một kỹ năng cần thiết, dù bạn là biên tập viên, designer, hay thậm chí làm việc trong vai trò graphic designer. Email phản hồi ấn tượng giúp bạn nổi bật, dù đang làm việc trong môi trường văn phòng hay freelance jobs.

Đối với những công việc yêu cầu chi tiết như nhân viên nhập liệu hay nhân viên kho, sự chính xác trong câu chữ cũng là một yếu tố quan trọng. Thậm chí, những vị trí đòi hỏi giao tiếp nhiều như pg và nhân viên văn phòng cũng cần phải biết cách phản hồi một cách tinh tế.

Ngoài ra, ngay cả những người trong ngành công nghệ như software engineer hay những người làm công việc đặc thù như tuyển tài xế lớn tuổi cũng có thể áp dụng cách viết email phản hồi chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng hoặc đối tác.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: CGV tuyển dụng, AEON MALL tuyển dụng, Vincom tuyển dụng, Tuyển dụng Ministop, Tuyển dụng GS25, Emart Gò Vấp tuyển dụng, Tuyển dụng Vinhomes và Tuyển dụng Lotte.