Trong cuốn hồi ký của James Watson vào năm 1968, Double Helix, về việc khám phá cấu trúc của ADN, ông đã mô tả quá trình thay đổi cảm xúc mà chính ông và cộng sự Francis Crick đã trải qua. Và đây chính là chìa khóa giúp ông có được giải Nobel danh giá. Sau những nỗ lực đầy hào hứng đầu tiên để xây dựng nên mô hình ADN, cả Watson và Crick bắt đầu phát hiện ra những lỗi không hề nhỏ trong quá trình nghiên cứu.
Watson kể lại:
“Những giây phút đầu tiên cùng với mô hình AND thật không dễ chịu chút nào. Khi hình ảnh của mô hình bắt đầu hiện ra ngày một rõ ràng hơn, nó đã vực chúng tôi dậy. Thế nhưng khi chúng tôi nó trình bày trước các đồng nghiệp cũng là lúc chúng tôi nhận ra có quá nhiều thứ cần phải được làm lại.
Và sau đó là những chuỗi ngày đen tối của những nghi ngờ và mất hết động lực…”
Khi bộ đôi cuối cùng đã có làm nên đột phá thực sự và các đồng nghiệp của họ không tìm thấy bất kì lỗi gì với mô hình họ cho ra, Watson đã viết:
“Tinh thần của tôi như đang ở ngưỡng cao nhất, chúng tôi đã tìm ra được lời giải cho một câu đố khó. Đó cũng là lời đáp cho những ngày chúng tôi ăn ở trong phòng thí nghiệm để hoàn thành công việc cho bằng được.”
Tương tự như câu chuyện của Watson và Crick, các nhà nghiên cứu đã tìm ra những kết luận tương tự về tinh thần làm việc và cải tiến tại các công ty, doanh nghiệp thông qua việc phân tích chuyên sâu nhật ký làm việc của các nhân viên.
Trong tất cả những yếu tố có thể thúc đẩy nhận thức, sự sáng tạo và cảm xúc tại nơi làm việc, thì tạo ra sự tiến bộ nhất định trong những công việc có ý nghĩa chính là điều quan trọng nhất. Và những người thường xuyên thấy được mình đang tiến bộ trong công việc thì càng có khả năng sáng tạo về lâu dài. Chính từ những thắng lợi nhỏ như thế sẽ giúp họ tạo ra những khác biệt và sự thay đổi tích cực.
Sức mạnh của sự tiến bộ là nền tảng tự nhiên để phát triển. Nhưng ít có nhà quản trị hay chuyên gia nhân sự nào nhận thức được điều này để thúc đẩy hiệu quả công việc.
Trong một cuộc khảo sát về động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên, một số các nhà quản lý cho rằng công việc tốt chính là điều quan trọng nhất trong khi một số khác lại lựa chọn những giá trị hữu hình. Nhiều quản lý chọn sự hỗ trợ cá nhân là tiêu chí lớn nhất, và một số khác lại lựa chọn mục tiêu là vấn đề quan trọng nhất. Nguyên tắc nắm giữ sự tiến bộ thực chất nằm ở nỗ lực của nhà quản lý. Điều đó ám chỉ rằng bạn có tầm ảnh hưởng lớn đến thể chất, động lực và cả sự sáng tạo của nhân viên nhiều hơn bạn nghĩ. Do đó, chìa khóa nắm giữ thành công trong việc quản lý và phát triển nhân sự chính là biết được những gì góp phần thúc đẩy sự tiến bộ và điều gì đang cản trở nó để tìm cách khắc phục.
Trước khi tìm ra giải pháp để đem đến sự tiến bộ trong công việc, trước hết hãy cùng khám phá những gì được tiết lộ trong nhật kí đi làm hàng ngày của các nhân viên công sở trong một nghiên cứu suốt 15 năm của Harvard Business Review về tâm lý và hiệu suất làm việc của người đi làm.
Nghiên cứu chỉ ra rằng động lực trung tâm dẫn đến việc tăng năng suất và sự sáng tạo trong công việc đó là những yếu tố tiềm ẩn bên trong cuộc sống công sở của một nhân viên văn phòng – tập hợp của những cảm xúc, động lực, nhận thức về những điều cốt lõi trong một ngày đi làm. Cách nhân viên yêu thích và cảm nhận sự tích cực trong công việc, cách họ cảm nhận về tổ chức, về lãnh đạo của họ, về đồng nghiệp, và cả công việc, tất cả những yếu tố này tổng hợp lại sẽ góp phần nâng cao tinh thần hoặc ngược lại, kéo tinh thần của một cá nhân đi xuống.
Để tìm hiểu kĩ hơn về những động lực bên trong này, một cuộc khảo sát qua thư điện tử vào cuối ngày được tiến hành đều đặn trong hơn 4 tháng, để tìm hiểu về tâm trạng, cảm xúc, mức độ động lực và nhận thức về môi trường công việc, cũng như những sự kiện nổi bật trong tâm trí những nhân viên đi làm hay thậm chí là công việc của họ. Cuộc khảo sát được thực hiện ở 7 công ty chia làm 26 nhóm với tổng cộng 238 người tham gia. Có tổng cộng khoảng 12.000 nhật ký hàng ngày được ghi lại. Mục tiêu của nghiên cứu là tìm hiểu sự tương quan giữa những yếu tố bên trong như cảm xúc, tâm trạng đến hiệu suất sáng tạo và các công việc trong ngày của một cá nhân.
Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng, với những người làm công việc tri thức như nhân viên văn phòng, họ sẽ làm việc năng suất và sáng tạo hơn khi đời sống công việc bên trong của họ tích cực, họ cảm thấy hạnh phúc và ý nghĩa trong công việc mình làm, họ thấy động lực và cả những suy nghĩ tích cực về các đồng nghiệp cũng như tổ chức họ đang làm việc. Hơn thế nữa, những nhân viên trong trạng thái này thường gắn bó với công việc lâu hơn và đạt được nhiều thành tích hơn. Các yếu tố liên quan đến đời sống văn phòng đã ảnh hưởng ít nhiều đến công việc trong ngày, và thậm chí là ảnh hưởng đến cả những ngày làm việc tiếp theo.
Khi đã xác định được tầm ảnh hưởng này, vấn đề tiếp theo được đặt ra là liệu vai trò của người quản lý có thể giúp cải thiện tình hình? Những tác động nào sẽ đem đến phản hồi tích cực và ngược lại, những điều nào sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực? Câu trả lời qua các khảo sát với nhân viên dường như đem đến kết quả tương đồng nhau.
Sức mạnh của sự tiến bộ
Khi so sánh giữa những ngày đi làm tuyệt vời nhất với những ngày tồi tệ nhất của các nhân viên tham gia khảo sát (dựa trên cảm xúc trung bình, tâm trạng, mức độ động lực), yếu tố tạo nên một ngày tuyệt vời chính là một thành tích hoặc một sự tiến bộ nào đó của cá nhân hoặc nhóm làm việc mà họ tham gia. Sự kiện tạo nên một ngày tồi tệ, ngược lại, chính là một bước lùi hay thất bại.
Chẳng hạn, hãy xem mức độ đánh giá tâm trạng làm việc của nhân viên. Sự tiến bộ và những thành tích sẽ xuất hiện ở khoảng 76% những ngày mà nhân viên có tâm trạng tốt đẹp. Ngược lại, thất bại chỉ xảy ra ở 13% trong những ngày này.
Hai loại tác nhân khác ảnh hưởng đến sự tiến bộ cũng thường xuyên xuất hiện trong những ngày tâm trạng tích cực: Đó là những chất xúc tác giúp hỗ trợ cho công việc như sự giúp đỡ từ đồng nghiệp xung quanh, những sự việc thể hiện sự tôn trọng hay những lời động viên, khích lệ nhận được trong ngày. Và ngược lại, những yếu tố khiến thất bại xảy ra dễ dàng hơn đó là sự thiếu gắn kết, giúp đỡ từ môi trường xung quanh, những lời nói tiêu cực gây nản lòng, những đánh giá thấp ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân trong công việc. Do đó, thất bại thường xuất hiện ở khoảng 67% những ngày nhân viên có tâm trạng kém, trong khi sự tiến bộ chỉ xảy ra khoảng 25% trong những ngày này.
Nguyên tắc thể hiện sự tiến bộ được kết luận như sau: Nếu một nhân viên cảm thấy hạnh phúc và có tâm trạng tốt đẹp vào cuối ngày làm việc, thì chắc rằng họ sẽ đạt được những sự tiến bộ. Ngược lại, nếu nhân viên rời văn phòng trong sự chán nản hoặc thiếu vui vẻ, đó có thể là nguyên nhân gây ra những thất bại.
Khi phân tích 12,000 nhật ký làm việc kể trên, kết quả cho thấy rằng sự tiến bộ hay thất bại đều có liên quan mật thiết đến cả ba yếu tố đời sống văn phòng: cảm xúc, động lực và nhận thức về xung quanh. Vào những ngày nhân viên có những sự tiến bộ, tâm trạng của họ cũng sẽ được nâng cao. Họ trải qua nhiều cảm xúc tích cực như lạc quan, yêu đời và tự hào về bản thân. Ngược lại, khi gặp thất bại, họ trải qua nhiều nỗi buồn, sự thất vọng, sợ hãi.
Tương tự, động lực và nhận thức cũng có những ảnh hưởng này. Trong những ngày đạt được sự tiến bộ, nhân viên sẽ cảm thấy có động lực và sẵn sàng chấp nhận nhiều thử thách hơn trong công việc. Trong những ngày thất bại, họ sẽ cảm thấy nản lòng, thiếu động lực và sự hỗ trợ từ những đồng nghiệp xung quanh.
Sự tiến bộ trong những công việc có ý nghĩa
Chìa khóa dẫn đến động lực lớn chính là sự tiến bộ trong những việc làm có ý nghĩa. Bạn chỉ có thể thúc đẩy đời sống văn phòng của mình theo hướng tích cực chỉ khi công việc bạn làm phát triển và có ý nghĩa với bạn.
Hãy thử nghĩ về công việc nhàm chán nhất bạn từng làm. Trong những công việc đơn điệu bạn nghĩ đến, dường như sự tiến bộ không có tầm ảnh hưởng quá lớn. Bạn chỉ đợi đến cuối tháng nhận lương, hoặc chỉ khi đến cuối ngày nhìn vào bảng chấm công, bạn mới tìm được cảm giác thành tựu trong việc mình làm.
Với những việc có nhiều thách thức và sáng tạo hơn, cho dù bạn thực hiện xong công việc trong ngày, bạn vẫn cảm thấy nản lòng hoặc thậm chí có những trải nghiệm kém về việc mình đang làm. Bạn thấy mất tinh thần, thất vọng dù cho bạn đã chăm chỉ nỗ lực hoàn thành tất cả mọi việc. Nguyên nhân có thể nằm ở chỗ, bạn nhận ra những công việc này không có ý nghĩa hoặc không liên quan gì đến sự phát triển của bạn. Để cảm nhận được sự tiến bộ rõ rệt, công việc bạn làm phải thật sự có ý nghĩa với riêng bạn.
Một công việc có ý nghĩa không nhất thiết phải là một điều gì đó quá lớn lao. Một việc dù nhỏ nhưng vẫn có tầm quan trọng nhất định nếu nó đóng góp giá trị cho một điều gì đó hoặc cá nhân đó đem đến lợi ích cho tổ chức, cộng đồng, chẳng hạn tạo ra một sản phẩm chất lượng cao cho khách hàng hay một dịch vụ uy tín.
Cho dù mục tiêu của công việc lớn lao hay khiêm tốn, miễn là nó có ý nghĩa với một cá nhân và chứng tỏ được nỗ lực của họ có đóng góp quan trọng như thế nào, vẫn có thể thúc đẩy sự tích cực trong đời sống văn phòng. Người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và công nhận những nỗ lực nhỏ này từ các nhân viên của mình. Đặc biệt, họ cần tránh đi những hành động phủ nhận các đóng góp này.
Về nguyên tắc, các nhà quản lý không nhất thiết phải cố gắng biến mỗi việc làm trong công ty trở nên có ý nghĩa. Hầu hết mọi việc đều mang một vai trò nhất định. Tuy nhiên, các nhà quản lý cần chắc rằng nhân viên biết được công việc họ đang làm đóng góp giá trị như thế nào. Nhiều công việc đầy thử thách hoặc sáng tạo dường như đang dần đánh mất đi khả năng truyền cảm hứng và tinh thần cho nhân viên, chỉ vì họ không nhận ra ý nghĩa thật sự trên.
Những yếu tố thúc đẩy sự tiến bộ
Vậy những nhà lãnh đạo cần làm gì để giúp nhân viên của mình luôn cảm thấy hạnh phúc, có động lực và gắn bó với công việc? Bằng các yếu tố dưới đây, nhà lãnh đạo có thể đem đến những “ngày tuyệt vời” dành cho nhân viên của mình.
Yếu tố đầu tiên đó là tìm kiếm những chất xúc tác hỗ trợ công việc. Điều này bao gồm các hoạt động như thiết lập các mục tiêu rõ ràng, cho phép nhân viên tự chủ trong công việc, hỗ trợ về mặt thời gian và các nguồn lực, cởi mở về việc trao đổi về những vấn đề cũng như thành công, và chấp nhận việc thảo luận ý tưởng tự do. Ngược lại, những yếu tố gây cản trở sự tiến bộ bao gồm những vấn đề như lãnh đạo không cung cấp đủ nguồn lực cần thiết hay can thiệp thường xuyên. Khi nhận ra họ đang được hỗ trợ về mọi mặt, tinh thần của họ cũng sẽ tăng cao. Từ đó, họ cảm thấy nhiều động lực và nhận thức về môi trường làm việc tốt hơn.
Ngoài ra, nhà lãnh đạo cần chú ý đến yếu tố thứ hai đó là nuôi dưỡng những liên kết với nhân viên mình. Đó là những hành động thể hiện sự tôn trọng cá nhân, khuyến khích, động viên, thoải mái trao đổi về mặt cảm xúc cũng như tạo cơ hội để nhân viên kết nối với người lãnh đạo. Ở mặt ngược lại, những hành vi thiếu ủng hộ, thiếu tôn trọng hay xem thường cảm xúc của một nhân viên thường sẽ dẫn đến kết quả không mong muốn, ảnh hưởng đến quá trình tiến bộ của nhân viên.
Tuy nhiên, vấn đề thường gặp của nhiều nhà quản lý hiện nay đó là họ dường như quá chú tâm vào những chiến lược dài hạn hay tạo ra những ý tưởng mới mẻ thay vì thấu hiểu rằng, cấp dưới của họ cũng cần có những sự quan tâm nhất định để đảm bảo tiến bộ ổn định trong công việc. Chính vì thế, ngay cả khi nhà lãnh đạo có trong tay một chiến lược hoàn hảo, kế hoạch này cũng sẽ không thể thành công nếu như họ bỏ qua những nhân viên trực tiếp thực hiện nó.
Vòng lặp của sự tiến bộ
Khi hài lòng với đời sống công sở, nhân viên sẽ đạt hiệu suất cao trong công việc, và khi đạt thành tích tốt, họ sẽ tiếp tục thúc đẩy và gắn bó với đời sống công sở của mình. Đó gọi là vòng lặp của sự tiến bộ. Bằng cách hỗ trợ nhân viên và tạo ra những giá trị ý nghĩa trong những điều họ làm hàng ngày, nhà lãnh đạo không chỉ góp phần cải thiện đời sống công sở của nhân viên mà còn thúc đẩy sự phát triển dài lâu của tập thể, và khi đạt được điều này, chất lượng đời sống văn phòng của nhân viên cũng được cải thiện.
Tuy nhiên, nhà lãnh đạo không cần thiết phải tìm cách đọc tâm lý nhân viên hay thao túng những suy nghĩ của cấp dưới để đảm bảo rằng họ luôn hạnh phúc với công việc. Chỉ cần nhà quản lý thể hiện sự tôn trọng và hỗ trợ nhân viên hết mình, họ sẽ luôn sẵn sàng dốc sức vì lợi ích của cả tập thể.
Để trở thành một nhà quản lý hiệu quả, bạn cần thiết lập ra một vòng lặp tiến bộ như thế. Thay vì tập trung quản lý về tổ chức hay con người, hãy thử hướng đến việc quản lý tiến độ phát triển của nhân viên trong công ty. Bạn không cần phải đi sâu tìm hiểu những vấn đề về đời sống văn phòng của từng nhân viên một. Chỉ cần bạn tạo điều kiện để nhân viên đạt được tiến bộ trong những công việc có ý nghĩa, thể hiện sự chân thành và hỗ trợ họ, bản thân nhân viên sẽ cảm nhận sự tốt đẹp và có những tiến bộ rõ rệt trong tương lai. Họ sẽ tạo ra những cống hiến có giá trị cho công ty và quan trọng hơn hết: Họ luôn yêu công việc của mình.
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks.com – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
