Bảo trợ truyền thông là gì? Vai trò và phương pháp thực hiện hiệu quả

Bảo trợ truyền thông là gì?

Bảo trợ truyền thông là gì? Đây là thuật ngữ sử dụng nhằm đề cập đến các hoạt động tài trợ, đăng tải các thông tin giới thiệu về sự kiện, chiến dịch tiếp thị/ truyền thông sắp ra mắt nhằm giúp lan tỏa thông tin để nhiều người để biết đến và tham gia.

Hoạt động bảo trợ truyền thông thường sẽ được đăng tải và đưa tin bởi báo chí, website hay các tổ chức truyền thông trên các trang/kênh chính thức. Điều này nhằm giúp tăng sự uy tín về thông tin truyền thông, đồng thời giúp tối ưu khả năng tiếp cận thông tin đến với nhiều người hơn.

Các hoạt động bảo trợ sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cũng như quy mô của chiến dịch truyền thông, dựa vào thỏa thuận của cả 2 bên trong quá trình bảo trợ.

Xem thêm:

• Ngành Marketing là gì? 4 Vị trí Hot nhất trong ngành Marketing
• Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Mức lương & mô tả công việc
• PR sản phẩm là gì? 6 hình thức nổi bật để PR sản phẩm hiệu quả
• Event là gì? Mô tả chi tiết công việc nhân viên event
• Khủng hoảng truyền thông là gì? Cách nhận biết và xử lý
• Ý nghĩa chi tiết các yếu tố trong mô hình 5W1H là gì?
• Các yếu tố cấu thành và ý nghĩa của 8P là gì?
• Ad agency là gì? Những điều cần biết về Advertising Agency
• Vai trò, lợi ích và nguyên tắc chọn KOL là gì?

Vai trò của bảo trợ truyền thông là gì?

Bảo trợ truyền thông chính là chìa khóa mang thương hiệu đến gần hơn với cộng đồng và người tiêu dùng. Đồng thời, cùng mang đến những thành quả đáng kể cho cả nhà bảo trợ truyền thông và các doanh nghiệp, thương hiệu được bảo trợ.

Vai trò của bảo trợ được thể hiện rõ qua 2 khía cạnh: đối với nhà bảo trợ và đối với doanh nghiệp.

Vai trò bảo trợ truyền thông đối với nhà bảo trợ

Với nhà bảo trợ thì hoạt động bảo trợ truyền thông có vai trò quan trọng như:

• Giúp cộng đồng có cái nhìn tốt hơn đối với nội dung truyền thông.
• Giúp tối ưu hiệu suất hoạt động PR, truyền thông cho thương hiệu, doanh nghiệp và gia tăng mức độ nhận diện và nhận thức về chương trình cũng như chiến dịch truyền thông.
• Các nhà tài trợ, hỗ trợ truyền thông có thể tự quảng bá chính họ qua các hoạt động này.
• Kích thích doanh số bán ra cho các tài liệu truyền thông/ báo chí khi có các sự kiện truyền thông.
• Giúp nâng cao uy tín cho giới truyền thông, nhà bảo trợ.

Vai trò bảo trợ truyền thông đối với doanh nghiệp được bảo trợ

Với các doanh nghiệp nhận được sự bảo trợ, truyền thông bảo trợ sẽ mang lại nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm hiệu quả chi phí quảng cáo cho doanh nghiệp.
• Tăng thêm sự uy tín cho thương hiệu cũng như doanh nghiệp trên thị trường.
• Tăng độ phủ và phổ biến cùng khả năng tiếp cận đến với nhiều người, khách hàng qua báo chí, đài truyền hình, phát thanh, báo,…

Những lợi ích này sẽ giúp doanh nghiệp tạo được độ phủ về thương hiệu, tạo thuận lợi cho các hoạt động, chiến dịch của doanh nghiệp.

Cách xin bảo trợ truyền thông 

Hiện nay, cộng đồng tổ chức sự kiện đang diễn ra sự cạnh tranh khốc liệt bởi có rất nhiều doanh nghiệp tham gia xin tài trợ. Chính vì vậy, doanh nghiệp và thương hiệu sẽ cần có những chiến lược và điểm nổi bật kể và có thể gây được sự ấn tượng.

Sau đây là cách xin bảo trợ truyền thông mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Đối tượng cần bảo trợ truyền thông

Hầu hết các chiến dịch, sự kiện, chương trình truyền thông hiện nay đều cần đến việc tìm kiếm bảo trợ/tài trợ truyền thông để có thể mang lại thành công cho doanh nghiệp. Trong đó, những đối tượng dưới đây nên tận dụng cơ hội bảo trợ truyền thông để có thể mang lại những hiệu ứng và kết quả tích cực:

• Sự kiện quốc gia quy mô lớn
• Sự kiện quan trọng tại khu vực/địa phương
• Sự kiện chuyên biệt tổ chức cho một đối tượng khách hàng cụ thể
• Hội nghị chuyên ngành
• Hội thảo lớn
• Các chiến dịch lớn của cộng đồng
• Lễ hội
• Các buổi diễn thuyết
• Các sự kiện đặc biệt

Các cá nhân và phòng ban liên quan

Doanh nghiệp có thể dành ra một khoảng ngân sách nhất định để có thể đề xuất, thương lượng với tài trợ truyền thông hay hợp tác truyền thông cùng với các đối tác tiềm năng của mình. Có thể tham khảo qua các đơn vị, phòng ban sau để có thể liên hệ cũng như có các đề xuất các hoạt động tài trợ, bảo trợ truyền thông:

• Ban cố vấn cộng đồng
• Ban quan hệ cộng đồng
• Quản lý bán hàng
• Đối tác thương hiệu
• Đối tác cộng đồng
• Quản lý tiếp thị.

Tạo đề xuất bảo trợ truyền thông

Tiếp theo, trong các khâu xin bảo trợ truyền thông chính là tạo đề xuất bảo trợ. Bạn có thể hoàn thiện một bản đề xuất bảo trợ truyền thông chi tiết và đầy đủ về các thông tin quan trọng của sự kiện để các nhà bảo trợ doanh nghiệp có thể xem xét, đánh giá dễ dàng hơn. Bản bảo trợ truyền thông có thể bao gồm:

• Quy mô và số lượng người tham dự
•  Dữ liệu và các kênh truyền thông đang theo dõi
• Cập nhật chi tiết về số lượng kênh truyền thông
• Lời kêu gọi hợp tác, thương lượng bảo trợ truyền thông
• Ghi chú và tóm tắt về các nội dung đã thảo luận trong các cuộc trao đổi trước đây.

Tạo bản báo cáo sau chiến dịch

Sau khi hoàn thiện các chiến dịch, chương trình và sự kiện truyền thông, bạn hãy lập bản báo cáo chi tiết và báo cá đầy đủ về toàn sự kiện. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo những thỏa thuận về truyền thông đã được hoàn thành và thể hiện đầy đủ qua báo cáo này.

Quan hệ đối tác truyền thông cũng như các hoạt động bảo trợ truyền thông có tác động đáng kể đến thành công của chiến dịch.

Phương pháp giúp quá trình bảo trợ truyền thông hiệu quả

Để góp phần tạo nên thành công cho quá trình bảo trợ truyền thông, bạn cần lên được kế hoạch xin bảo trợ/tài trợ truyền thông chi tiết, đầy đủ và dễ hiểu. Bên cạnh đó, có rất nhiều lưu ý khác cần thiết để bạn có thể chuẩn bị để tối ưu hiệu quả cho quá trình bảo trợ truyền thông:

Lên kế hoạch viết và gửi 

Khi bắt đầu quá trình xin bảo trợ truyền thông, bạn sẽ cần phải xây dựng được một kế hoạch rõ ràng. Trong đó sẽ bao gồm quá trình viết bài và gửi bài đến các trang báo, tạp chí, trang tin tức,…

Trong trường hợp doanh nghiệp cần sử dụng nhiều kênh truyền thông hơn hay có nhu cầu PR, truyền thông tăng cường thì bạn sẽ cần phân chia chi tiết các công việc, nhiệm vụ trong bản kế hoạch để có thể triển khai và theo dõi dễ dàng hơn.

Đảm bảo chất lượng nội dung

Nội dung chất lượng luôn là một trong những yếu tố tiên quyết để có thể tiếp cận khách hàng hiệu quả, đồng thời vẫn duy trì được sự uy tín của thương hiệu.

Nội dung truyền thông cần phải thể hiện được đầy đủ góc độ mà khán giả, người đọc, người xem mong muốn tiếp cận. Đảm bảo đúng đối tượng, thông tin chất lượng mà vẫn truyền tải sự cuốn hút, hấp dẫn của thông tin về doanh nghiệp, thương hiệu.

Giao nhiệm vụ cho bộ phận chuyên trách

Để góp có thể mang lại chất lượng cho nội dung truyền thông, bạn sẽ cần đảm bảo những yếu tố trong nội dung cần được phân chia đúng cách cho các bộ phận hay phòng ban chuyên trách.

Trong đó, bạn có thể phân chia phần nội dung và hình ảnh cho hai bộ phận chuyên biệt để thực hiện. Sự phân chia về nhiệm vụ chi tiết, rõ ràng, đúng chức trách sẽ mang đến hiệu quả hoàn thành nội dung truyền thông tốt  và nhanh chóng hơn.

Gửi bài trước thời gian nhất định

Đây là lưu ý quan trọng để đảm bảo nội dung được đăng tải sẽ đúng thời điểm diễn ra sự kiện, chương trình hay chiến dịch truyền thông.

Trước khi diễn ra sự kiện chính khoảng 1 tuần chính là thời điểm thích hợp để bạn gửi bài cho các đơn vị truyền thông, đảm bảo nội dung sẽ được đăng tải đầy đủ, cũng như giúp tiếp cận người đọc, người xem nhanh chóng hơn.

Chia sẻ trên các kênh truyền thông

Chia sẻ trên các kênh truyền thông là hoạt động giúp bạn lan tỏa thông tin rộng rãi và hiệu quả hơn. Đến với nhiều đối tượng tiềm năng, để tạo nên sự chú ý và độ phủ rộng rãi cho các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách để có thể chia sẻ thông tin trên các kênh, trong đó bạn cũng nên tận dụng nhân sự của các phòng ban của công ty hay những người nổi tiếng có sức ảnh hưởng đến cộng đồng để giúp lan tỏa thông tin một cách rộng rãi hơn.

Nên và không nên làm gì trước và sau bảo trợ truyền thông?

Dưới đây chính là một số lưu ý nên và không nên làm trước và sau bảo trợ truyền thông cần lưu ý:

Điều nên làm

• Cần hiểu rõ ràng, đầy đủ các thông tin, điều khoản được cung cấp từ các nhà bảo trợ truyền thông.
• Xác định và chỉ ra những điều khoản hợp lý và không hợp lý, phù hợp hoặc bất lợi cần trao đổi thêm để có được tiếng nói chung và thỏa thuận đôi bên.
• Thống nhất rõ ràng và đầy đủ về quyền lợi, trách nhiệm của cả hai bên khi tham gia bảo trợ truyền thông.
• Sử dụng văn bản chi tiết thỏa thuận chung về quyền lợi và trách nhiệm kèm theo xác nhận của cả hai bên để đảm bảo hiệu lực về mặt pháp lý.
• Bổ sung các giải pháp xử lý nếu như xảy ra việc chấm dứt quá trình bảo trợ truyền thông trước thời hạn do xảy ra sai phạm hay những sự can thiệp không giống như thỏa thuận ban đầu của cả hai.

Những điều kể trên đây có thể giúp hạn chế những rủi ro không đáng có xảy ra. Đồng thời giúp đảm bảo được quyền lợi của các bên tham gia bảo trợ truyền thông. Đặc biệt là các vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết nhanh gọn và hiệu quả hơn.

Việc không nên làm 

• Không được quên mất đi sự có mặt của nhà bảo trợ truyền thông. Bạn cần chủ động cập nhật các tình hình hiện tại của sự kiện, dự án với các ghi chú, tóm tắt ngắn gọn qua email theo định kỳ để giúp nhà bảo trợ có thể dễ dàng theo dõi thông tin.
• Không nên bí mật về chi phí khi nhận tài trợ truyền thông của doanh nghiệp. Bạn cần chủ động gửi lại chi tiết về báo cáo chi tiêu, nội dung sử dụng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá cao và tin tưởng bạn nhiều hơn.
• Không nên hỏi lại quá nhiều lần những thông tin đã được cung cấp trước đó. Nên đọc kỹ thông tin trong quá trình trao đổi, thỏa thuận, tránh đọc lướt làm nhỡ mất những thông tin quan trọng.
• Không thúc giục nhà bảo trợ quá và nên xác định trước khoảng thời gian chờ cần có để họ có thời gian sắp xếp.
• Không nên liên hệ khi chưa tìm hiểu kỹ lưỡng, nên đảm bảo việc liên hệ đúng người, đúng việc để mang đến hiệu quả.
• Không trễ giờ khi có các cuộc hẹn với đối tác hay nhà bảo trợ truyền thông.

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây về “bảo trợ truyền thông là gì? Vai trò và phương pháp thực hiện hiệu quả”, giúp bạn có thể nắm vững kiến thức về bảo trợ truyền thông và cách xây dựng hiệu quả để có thể lựa chọn phương án phù hợp với doanh nghiệp của mình. Tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật những điều thú vị nhé!