Khám phá 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (strategic staffing) là việc xác định số lượng nhân viên với phẩm chất và khả năng để đáp ứng công việc nhằm cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết. Nói cách khác, định biên nhân sự là sự liên kết giữa nguồn lực con người với mục tiêu của doanh nghiệp nhằm hoàn thiện quá trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đây là công việc cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng kế toán và nhân sự. Trong khi phòng kế toán đảm bảo việc có chi phí nhân sự và đưa ra các phương án cân đối thì phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm theo sát công việc của nhân viên trong các phòng ban đang thực hiện nhằm nắm được năng lực của nhân sự và tối ưu hóa chi phí về nhân sự cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng bởi nó xuất phát từ vai trò con người giúp doanh nghiệp vận hành tốt, và là nhân tố quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định biên lao động còn mang lại nhiều lợi ích cho người lao động.

Đối với cơ quan, tổ chức

• Tăng hiệu quả và năng suất lao động: định biên nhân sự giúp doanh nghiệp tìm kiếm đúng người đúng việc, đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tăng năng suất lao động.
• Giảm chi phí: định biên nhân sự doanh nghiệp giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo, và thậm chí cả sa thải nhân viên không phù hợp.
• Nâng cao chất lượng nhân sự: định biên nhân sự giúp doanh nghiệp tìm kiếm và giữ chân các nhân viên có tài năng và kinh nghiệm, từ đó nâng cao chất lượng nhân sự của doanh nghiệp.

Đối với người lao động

• Cơ hội việc làm: định biên nhân sự giúp người lao động tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp với kỹ năng và sở trường của mình.
• Phát triển kỹ năng: định biên nhân sự giúp người lao động được đào tạo và phát triển kỹ năng để làm việc hiệu quả hơn.
• Thăng tiến nghề nghiệp: định biên nhân sự giúp người lao động có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp và phát triển sự nghiệp trong doanh nghiệp.
• Điều kiện làm việc tốt hơn: định biên nhân sự giúp người lao động có điều kiện làm việc tốt hơn, từ đó tăng sự hài lòng và động lực làm việc.

Xem thêm:

• Nhân viên nhân sự là gì? 7 Kỹ năng cần có của HR
• Chuyên viên nhân sự là gì? Yêu cầu công việc và những kỹ năng cần có của
  một chuyên viên nhân sự
• Nguồn nhân lực là gì? Tầm quan trọng của nguồn nhân lực
• HR là gì? Làm thế nào để thăng tiến trong nghề HR?

Điều kiện tính định biên nhân sự

Đối với cấp công ty

• Chiến lược dài hạn: Cấp công ty cần có chiến lược dài hạn về phát triển nhân sự, bao gồm các mục tiêu, kế hoạch và các chính sách nhân sự.
• Dữ liệu nhân sự: Các dữ liệu nhân sự đầy đủ và chính xác giúp nhà quản trị đưa ra quyết định về định biên nhân sự.
• Ngân sách: Cấp công ty cần có ngân sách phù hợp để tài trợ cho các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thưởng và giữ chân nhân sự.

Đối với cấp bộ phận

• Kế hoạch hoạt động: Cấp bộ phận cần có kế hoạch hoạt động cụ thể trong năm, bao gồm kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân sự.
• Đánh giá năng lực: Cấp bộ phận cần đánh giá năng lực của nhân viên để đưa ra quyết định về thăng tiến, giữ chân hoặc sa thải nhân viên.
• Ngân sách: Cấp bộ phận cần có ngân sách phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan đến nhân sự trong kế hoạch hoạt động của mình.

3 nguyên tắc định biên nhân sự

Khi tính định biên nhân sự là gì, bạn cần nắm được các nguyên tắc để có thể tính chính xác nhất. Dưới đây là các nguyên tắc mà nhà quản trị doanh nghiệp cần nắm khi tính định biên nhân sự:

1. Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan cho phép bạn tính toán số lượng nhân sự cần thiết dựa trên số lượng công việc cần thực hiện và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Bạn có thể sử dụng công thức hoặc bảng tính để tính toán theo tỷ lệ tương quan, giúp định biên nhân sự theo cách khoa học và đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nhân lực để hoàn thành công việc.

Một số nguyên tắc bạn cần nắm như sau:

• Mối tương quan giữa tăng (giảm) tỉ lệ so với năm trước tương ứng với tăng (giảm) doanh thu.
• Mối tương quan giữa vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp.
• Mối tương quan giữa ngân sách cho nhóm quản lý và nhân viên, giữa gián tiếp và trực tiếp.

2. Định mức lao động

Định mức lao động là số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành công việc với chất lượng tốt và hiệu quả nhất. Để định mức lao động, bạn cần xem xét các yếu tố như tình trạng thị trường lao động, mức độ đào tạo và kinh nghiệm yêu cầu cho công việc, và các yếu tố khác liên quan đến công việc.

3. Tần suất và thời lượng

Để định biên nhân sự, cần xem xét tần suất và thời lượng công việc. Tần suất là số lần công việc được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi đó thời lượng là thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Khi xác định được tần suất và thời lượng cho từng công việc, nhà quản lý có thể tính toán chính xác số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành công việc đó.

5 Bước xây dựng định biên nhân sự

1. Dự báo nhu cầu nguồn lực

Dự báo nhu cầu nguồn lực là bước đầu tiên trong quá trình định biên nhân sự. Cần phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến nhu cầu nguồn lực, bao gồm: các chiến lược kinh doanh, dự án mới, mức độ phát triển của công ty, xu hướng thị trường và các yếu tố khác.

2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực là bước tiếp theo để xác định các yếu tố nhân lực hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm: số lượng nhân viên, kỹ năng, chuyên môn, hiệu suất làm việc và các yếu tố khác.

3. Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực

Dựa trên phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn nhân lực, nhà quản lý có thể quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu của công ty.

4. Lập kế hoạch thực hiện

Sau khi quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực, nhà quản trị sẽ lập kế hoạch thực hiện, đảm bảo quá trình định biên nhân sự được thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Kế hoạch bao gồm: các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thưởng và giữ chân nhân sự.

5. Đánh giá thực hiện kế hoạch

Đánh giá thực hiện kế hoạch là bước cuối cùng để đánh giá hiệu quả của quá trình định biên nhân sự. Nhà quản trị cần đánh giá các mục tiêu đã đề ra và so sánh với kết quả thực tế. Qua đó đưa ra các điều chỉnh và cải thiện cho quá trình định biên nhân sự trong tương lai.

Một số mẫu định biên nhân sự

Hi vọng với những thông tin cung cấp trên đây, bài viết đã giúp bạn đọc giải đáp được câu hỏi định biên nhân sự là gì cùng các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả.