Vậy bản mô tả công việc là gì?
Khái niệm bản mô tả công việc
Job description là một bản tường thuật bằng văn bản giải thích các nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí tuyển dụng. Nhờ vào các thông tin được cung cấp trong JD, nó sẽ giúp người xin việc xác định xem các kỹ năng và trình độ của họ có phù hợp với vai trò đó hay không.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, không chỉ về phía doanh nghiệp mà còn với ứng viên.
Đối với doanh nghiệp: thông qua bản mô tả công việc, doanh nghiệp có thể nhìn thấy rõ được tính chất, nhiệm vụ cụ thể của một vị trí. Từ đó dễ dàng hơn trong việc chọn lọc các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức.
Đối với ứng viên: bản mô tả công việc đưa đến cho ứng viên thông tin về công việc và nhiệm vụ mà họ sẽ đảm nhiệm ở vị trí đang ứng tuyển. Căn cứ vào bản mô tả công việc, ứng viên có thể xem xét năng lực bản thân cũng như kỳ vọng cá nhân của mình có phù hợp với vị trí đó hay không.
6 bước để xây dựng được bản mô tả công việc lý tưởng
Tiêu đề
Tiêu đề của bản mô tả công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng để ứng viên có thể tìm thấy và mở JD của bạn. Tiêu đề của bạn cần rõ ràng, giúp cho ứng viên dễ hình dung ra công việc đó là gì. Khi đặt tên nên chú ý không dùng những từ ngữ mang tính chuyên ngành quá cao.
Làm tốt ở bước đặt tiêu đề sẽ giúp người tuyển dụng thu hẹp được quy mô những đối tượng phù hợp với JD. Một phần không kém quan trọng là đảm bảo sự ngắn gọn, tối ưu cho công cụ tìm kiếm, vì xu hướng tìm việc hiện nay đều thông qua các nền tảng tìm kiếm, website trên internet.
Phần mở đầu
Kế tiếp trong bản mô tả công việc là phần mô tả giới thiệu về công ty. Với giai đoạn này, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự cần đó là giới thiệu với ứng viên công ty của bạn là ai, bao gồm các thông tin về công ty và môi trường làm việc.
Phần mô tả đầu tiên có thể là cách gián tiếp để bạn chứng minh rằng công ty bạn thật sự là nơi lý tưởng để cống hiến. Tiếp theo đó, bạn cần ghi rõ mục tiêu của vị trí đang tuyển dụng. Nhờ vậy, người đọc sẽ biết cả 2 bên có chung định hướng phát triển hay không.
Điều thứ 3 trong phần mở đầu chính là nêu lên những kỳ vọng đối với ứng viên. Yêu cầu đưa ra cần phù hợp với thực tế và đặc biệt phải bám sát với mục tiêu ở trên.
Các nhiệm vụ chính
Nêu yêu cầu/nhiệm vụ chính là phần quan trọng nhất trong các bước để tạo nên một bản mô tả công việc. Để cụ thể, bạn nên sử dụng các gạch đầu dòng để liệt kê những yêu cầu công việc. Độ dài lý tưởng là khoảng 6-12 ý chính.
Để giúp cho ứng viên dễ dàng hình dung, các công việc nên được chia cụ thể theo từng ngày, tuần hoặc tháng.
Yêu cầu tuyển dụng
Ở phần này, cần nêu rõ các yêu cầu mà ứng viên cần có để đảm nhận công việc như trình độ chuyên môn, các kỹ năng liên quan và kỹ năng mềm, phẩm chất, kinh nghiệm làm việc. Nếu không phải vị trí có yêu cầu cao về học thuật hoặc công ty có yêu cầu cao về học thuật, bạn không nên đặt yêu cầu về loại bằng (xuất sắc, giỏi, khá…) hay bằng của trường đại học nào bởi có thể bỏ lỡ những ứng viên xuất sắc trong công việc nhưng có bằng cấp không tốt.
Quyền lợi
Khi xây dựng bản mô tả công việc, bạn nên chú ý làm nổi bật phần quyền lợi của ứng viên vì đây thường là phần mà ứng viên quan tâm nhất. Để đạt được, hãy tự đặt câu hỏi kỳ vọng của ứng viên là gì. Người soạn thảo JD cần liên tục đặt ra những câu hỏi để tìm được điểm nổi bật.
Các thông tin bạn nên cân nhắc đưa vào như:
- Lương, thưởng
- Các chế độ phúc lợi, Bảo hiểm xã hội
- Lộ trình thăng tiến…
Phần kết
Phần kết của mỗi bản mô tả công việc sẽ là phần để ứng viên đánh giá quy trình tuyển dụng của một công ty có chuyên nghiệp hay không. Phần này nên nêu cụ thể quy trình tuyển dụng, nhằm hỗ trợ ứng viên có thể chủ động và có thời gian chuẩn bị tốt nhất.
Các thông tin cần thiết bao gồm:
- Nêu rõ từng bước hoặc từng vòng phỏng vấn cùng timeline cụ thể.
- Hình thức phỏng vấn được lựa chọn là trực tiếp hay online?
- Địa chỉ – nơi sẽ diễn ra cuộc trao đổi.
- Phương thức liên lạc khi gặp trục trặc hoặc bất kỳ vấn đề liên quan…
Trên đây là tổng hợp 6 bước trong quá trình để bạn xây dựng bản mô tả công việc giúp cho bộ phận nhân sự có thể tuyển dụng hiệu quả hơn. Tuyển dụng không còn là chuyện tìm kiếm nhiều người, hoạt động này ngày nay cần đi kèm chiến lược. VietnamWorks hy vọng thông tin trên sẽ hữu ích trong quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp bạn.
Xem thêm: Đâu là một môi trường giúp nhân viên phát triển tốt?
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
