I. Tìm hiểu về động lực của nhân viên
Bất kỳ nhóm nào được thành lập đều sẽ trải qua một giai đoạn bão tố. Đây là tình trạng thực tế của các nhóm dự án, khi mọi thứ đã bắt đầu đi vào triển khai thì xung đột diễn ra. Những bất đồng này xuất hiện khi các thành viên trong nhóm có những ý kiến khác nhau về cách các nhiệm vụ nên được thực hiện.
Do đó, để ngăn chặn tình trạng trên, người quản lý nên tìm hiểu về động lực làm việc của nhóm trước khi cho dự án triển khai. Khi bạn đã thực sự hiểu rõ tất cả mong muốn, ý kiến và động lực của mỗi người với công việc hay dự án. Lúc này bạn sẽ dễ dàng đưa ra định hướng cho nhóm và tạo ra môi trường phù hợp để mọi người có thể đóng góp tốt nhất.
Hiểu động lực của nhóm và cho phép nhân viên nêu lên ý kiến của họ về công việc sẽ giúp ngăn trường hợp các thành viên trở nên thờ ơ khi triển khai công việc.
II. Phân chia công việc rõ ràng
Trong một nhóm, tốt nhất không nên có quá nhiều sự chồng chéo ngay cả khi mọi người có thể thực hiện công việc của nhau. Việc sắp xếp cho mỗi thành viên đảm nhận một vai trò rõ ràng sẽ giúp họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể của mình. Làm như vậy sẽ giúp mọi người hiểu đúng trách nhiệm của mình và động nghiệp, có sự phản hồi kịp lúc khi gặp vấn đề.
Hãy nhớ phân chia vai trò và công việc phù hợp với nhân viên của bạn. Hãy lắng nghe các thành viên về việc họ muốn đóng góp như thế nào cho dự án. Từ đó, bạn sẽ biết cách để thúc đẩy họ thực hiện công việc hiệu quả và tạo cho họ động lực làm việc.
III. Theo dõi thái độ và tiến trình làm việc
Thái độ làm việc có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Nếu đánh giá dựa vào đặc điểm bên ngoài, bạn có thể quan sát và biết được ai là người luôn cố gắng và ai là người đang không tập trung. Sự thờ ơ từ người này có thể châm ngòi xung đột cho cả team vì những sai sót trong tiến trình làm việc của dự án.
Ngoài ra, trước khi bắt đầu công việc hãy gửi thông báo cho mỗi thành viên biết rằng họ cần gửi các báo cáo trạng thái và cập nhật mỗi tuần cho bạn để đảm bảo họ vẫn đang hướng tới mục tiêu chung của nhóm. Chắc chắn chúng ta sẽ không muốn phát hiện ra vào phút cuối rằng có người chưa hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Điều này không chỉ khiến bạn căng thẳng và bực bội mà còn ảnh hưởng đến những khách hàng đang chờ đợi sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã mua. Đó là điều bạn chắc chắn muốn tránh và bằng cách nhận biết hành động của họ, bạn có thể làm được.
IV. Đòi hỏi sự cam kết và trách nhiệm
Nếu trong suốt các cuộc họp, nhóm của bạn vẫn chưa tìm ra giải pháp tốt nhất cho các vấn đề trong dự án. Người quản lý nên chốt giải pháp cuối cùng sau đó yêu cầu các thành viên đưa ra ý kiến và nếu họ không có giải pháp nào tốt hơn thì cả nhóm sẽ triển khai theo cách đã chọn. Tiến hành, phân chia nhiệm vụ cho từng người và xác nhận lại trách nhiệm cùng cam kết của họ cho từng phần.
Ví dụ, trong mỗi cuộc họp hãy nói với mọi người là dành khoảng 5 phút cuối cùng để xem lại các mục hành động, thời gian thực hiện là người chịu trách nhiệm, sau đó xác nhận với người chịu trách nhiệm về phần họ được giao và cam kết hoàn thành. Cách này sẽ tốt hơn so với việc chúng ta chỉ chốt xong các phần việc rồi giả định mọi người sẽ cam kết và tự làm.
Khi bạn thấy các thành viên trong nhóm bắt đầu thờ ơ khi triển khai kế hoạch, hãy đánh giá động lực của nhóm một cách cẩn thận và xem bạn có thể làm gì để giúp họ tập trung hợp vào công việc. Để tránh lặp lại tình trạng trên, hãy thay đổi phương pháp lên kế hoạch cho công việc và yêu cầu sự cam kết cao hơn của mỗi thành viên.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
