Con người suy nghĩ và xử lý thông tin theo một trong hai cách: theo cảm tính (quy nạp) và theo lý trí hay còn gọi là logic. Những người có tư duy theo cái đầu lạnh tin rằng những người suy nghĩ theo cảm tính đang lãng phí thời gian để đánh vòng quanh vấn đề, trong khi những người suy nghĩ cảm tính lại cho rằng những người suy nghĩ quá khắc nghiệt và thiếu nhạy cảm.
Tuy nhiên không có một phương pháp giao tiếp đúng hay sai, hiệu quả hay không hiệu quả, chìa khóa chiến thắng là bạn biết bạn đang nói chuyện với ai. HR Insider sẽ bật mí cho bạn những “chiêu thức” mà bạn có thể áp dụng ngay tức thì nếu tiếng nói bạn chưa được lắng nghe.
Liệu đối phương đã 100% tập trung chưa?
Bạn có thể phân biệt suy nghĩ của một người bằng cách chú ý đến cách họ trình bày một vấn đề. Họ có thường bị ngắt đoạn khi trình bày? Hay họ dẫn dắt bạn theo từng bước lập luận của họ? Sau đó, với cương vị là nhà quản lý bạn có thể hình thành các bài thuyết trình hoặc các câu hỏi dựa trên những vấn đề đang thảo luận để nắm chắc nhân viên có đang hoàn toàn tập trung hay không.
Đây là phương pháp vô cùng quan trọng cũng để tìm ra điểm mạnh hay điểm yếu của nhân viên. Bạn không thể làm việc với họ khi không nắm bắt được tình hình, tình huống. Việc áp dụng phương pháp này trong công việc, bạn có thể đánh giá họ đang có khuynh hướng hiểu vấn đề như thế nào. Từ đó bạn có thể lập nên những giải pháp để giúp đỡ nhân viên “quay về đúng nơi” đang trò chuyện mà không bị xao lãng.
Lưu ý, mọi người thường cho rằng người quản lý sử dụng tư duy suy luận. Không phải lúc nào cũng vậy. Thực tế là bạn cần phải lắng nghe cẩn thận và sẵn sàng xoay chuyển tình huống theo nhiều cách khác nhau. Đó là kỹ năng — giống như một cầu thủ bóng đá có thể sút bóng bằng chân trái hoặc chân phải. Hãy là nhà quản lý kết hợp nhuần nhuyễn dựa trên các yếu tố khác nhau.
Áp dụng phương pháp nào để được lắng nghe?
Quan tâm để kết nối
Vậy sau khi đã hiểu rõ được cách nhân viên mình làm việc. Vậy bước tiếp theo bạn cần làm là gì? Nhân viên hay khách hàng đều mong muốn cá nhân hóa trong từng việc. Điều này trở nên dễ dàng hơn khi có một bước phía trên đúng không? Hãy quan tâm đúng cách, đừng quá phô trương quá về sự cách yêu thương mà hãy để nó giống như một việc cần làm thì bạn sẽ cố gắng để khiến nó trở nên hoàn hảo.
Giao tiếp thông qua văn bản
Giao tiếp bằng văn bản cũng có thể được hưởng lợi từ các quy tắc tư duy quy nạp và suy luận. Bạn có từng nghĩ đến việc truyền tải thông điệp bằng ngôn ngữ văn bản ảnh hưởng đến cách làm hiện tại không?
Nhiều chuyên gia cho biết: “Các email hầu như luôn phải mang tính chất suy luận. Một email quy nạp có thể gây khó chịu và người nhận không đọc nó hoặc không hiểu nó.” Do đó, hãy đảm bảo tất cả ngôn ngữ, câu dẫn luận và yêu cầu trong email được dẫn dắt rõ ràng. Đừng quên đọc thêm vài lần trước khi gửi email đến nhân viên của bạn.
Một tip hữu ích cho nhà quanrlys: Hãy trình bày ý tưởng của mình theo cách mà người nghe có thể hiểu và lĩnh hội tốt nhất để họ không nghe thấy điều gì đó ngoài ngữ cảnh khiến họ đi nhầm đường. Ngắn gọn, xúc tích có thể là then chốt để có một email hoàn chỉnh.
Thay đổi phương pháp tiếp cận
Nếu như những phương pháp đầu thực sự không mang lại hiệu quả hãy nghĩ mọi cách để thay đổi tình thế hiện tại. Nếu bạn thấy nhân viên đang bị khó chịu, hãy dừng lại một chút có thể bạn đang trình bày thông tin của mình với một khuynh hướng quy nạp và người nghe của bạn có khuynh hướng suy luận.
Chúng ta biết rằng những người có kỹ năng giao tiếp có thể điều hướng cuộc sống thông qua có đôi mắt sắc bén và đôi tai biết lắng nghe. Khi bạn biết điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình để phù hợp với những gì người nghe cần, thì bạn đang dần đạt đến trình độ đỉnh cao của một nhà quản lý.
Xây dựng văn hóa mới
Nếu bạn muốn gần gũi hơn với nhân viên, đây chính là cách làm khá hay được áp dụng tại nhiều công ty. Xây dựng văn hoá chung cho công ty, giống như một sân chơi đều có sự góp mặt của tất cả các thành viên. Tất nhiên việc đó có sự góp ý từ đội nhóm và họ cảm thấy được thoải mái phát triển và kỷ luật hơn trong môi trường tốt. Ngoài những quy tắc chung về tác phong, đồng phục, khen thưởng…Một vài gợi ý cho bạn: đọc sách, tập thể dục, văn hoá đầu giờ sáng trước khi làm việc,…
Việc tạo ra văn hóa doanh nghiệp giống như tính cách và đời sống tinh thần của con người, ảnh hưởng đến lối sống, hành vi của người đó. Xây dựng văn hóa công ty quyết định sự thành bại và tồn tại lâu dài của mỗi doanh nghiệp.
Kết luận
Lắng nghe tích cực là một kỹ năng thiết yếu và quan trọng, nhưng ít người có thể thực hành nó một cách hiệu quả. Theo thời gian, bạn phải thực hành, kiên nhẫn và thậm chí là sự hỗ trợ của người khác để giúp bạn tiến bộ hơn. Do đó, hãy hỏi nhân viên và những người xung quanh bạn để biết phản hồi về cách bạn lắng nghe và những bước bạn cần thực hiện để cải thiện. Hãy chú ý đến những gì họ nói – đây có thể là lần đầu tiên bạn thực hành cách lắng nghe tích cực có thể giúp bạn trở thành một nhà quản lý hiệu quả hơn trong tương lai.
>> Xem thêm: Lý do không thể nói thành lời khi nhân viên lỡ yêu thích với chế độ work from home
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
