Đa số các nhà tuyển dụng thường không phản hồi kết quả phỏng vấn cho ứng viên. Điều này làm mất đi tính chuyên nghiệp của công ty. Vì vậy, các nhà tuyển dụng nên có những mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn để tránh mất thời gian chờ đợi của người phỏng vấn. Cùng VietnamWorks tham khảo thêm về các mẫu email phản hồi kết quả phỏng vấn nhé!
Các mẫu email phản hồi phỏng vấn chuyên nghiệp
1. Tại sao nhà tuyển dụng nên gửi thư trả lời kết quả phỏng vấn?
Cũng giống với thư mời phỏng vấn đến ứng viên, việc trả lời kết quả phỏng vấn cũng là điều nên làm. Dù ứng viên trúng tuyển hay không trúng tuyển cũng đều nên gửi thư trả lời kết quả phỏng vấn đến họ bởi những lý do sau:
- Thư trả lời quyết định của nhà tuyển dụng về việc ứng viên trúng tuyển và không trúng tuyển.
- Thư trả lời kết quả là một lời thông báo thể hiện mong muốn của công ty được cùng hợp tác với ứng viên.
- Thể hiện được sự chuyên nghiệp và sự lịch sự đến ứng viên. Ứng viên sẽ có cái nhìn tích cực và đánh giá tốt về công ty đến bạn bè, người thân. Đây cũng là một cách truyền thông miệng cho công ty.
- Thư xác nhận liên kết giữa người ứng tuyển và người tuyển dụng. Dễ dàng liên lạc và trao đổi những thông tin cần thiết.
- Lá thư giúp giải đáp và đóng góp những ý kiến của nhà tuyển dụng đến ứng viên. Giúp họ cải thiện và phát triển bản thân hơn trong tương lai. Trong tương lai, họ sẽ là những ứng viên phù hợp cho những vị trí mới của công ty.
- Gửi thư trả lời kết quả đến ứng viên không trúng tuyển giúp họ yên tâm tìm kiếm một công việc khác thay vì chờ đợi kết quả trúng tuyển của công ty.
Những lý do nhà tuyển dụng nên gửi thư trả lời kết quả phỏng vấn
2. Một số mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn cho ứng viên
Thư trả lời kết quả phỏng vấn có hai dạng mục đích khác nhau: Thư trúng tuyển phỏng vấn và thư không trúng tuyển phỏng vấn. Tuy mục đích của hai mẫu thư này khác nhau, nhưng đều có chung cách trình bày ngắn gọn, nội dung rõ ràng.
2.1 Mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển
Thư trả lời kết quả phỏng vấn trúng tuyển giúp thông báo những thông tin và yêu cầu của công ty đến ứng viên. Thư thông báo trúng tuyển bao gồm những ý chính dưới đây:
- Gửi lời chào và lời chúc mừng đến ứng viên sau khi vượt qua buổi phỏng vấn một cách xuất sắc.
- Thông báo nhằm xác minh lại thông tin của ứng viên gồm họ và tên, số điện thoại, địa chỉ, vị trí ứng tuyển.
- Nội dung thông báo đầy đủ về thông tin của doanh nghiệp: Địa chỉ nơi làm việc, thời gian thử việc và chính thức, thời gian bắt đầu làm việc.
- Chế độ lương không thể thiếu trong mẫu thư trúng tuyển phỏng vấn: Mức lương khi thử việc, mức lương khi chính thức, chế độ lương hoa hồng, các phụ cấp, chế độ bảo hiểm, chính sách tăng lương,….
- Lời cảm ơn và chào mừng ứng viên khi gia nhập vào công ty. Thể hiện sự hoan nghênh dành cho ứng viên khi bước vào môi trường mới.
- Nêu rõ thời gian trả lời của ứng viên về lời mời nhận việc, để công ty dành cơ hội cho những ứng viên khác nếu ứng viên từ chối nhận việc.
- Kết thư bao gồm chữ ký, con dấu của công ty.
Các mẫu thư trả lời kết quả trúng tuyển
Cùng VietnamWorks tham khảo các mẫu thư trúng tuyển phỏng vấn dưới đây:
Mẫu 1: Thư thông báo trúng tuyển vị trí Marketing
Tiêu đề mail: Công ty X xin thông báo kết quả trúng tuyển vị trí Marketing.
Thân gửi: Nguyễn Quý A
Công ty X ghi nhận năng lực và kỹ năng của bạn thể hiện trong quá trình phỏng vấn tại công ty X. Chúng tôi xin trân trọng thông báo về việc đồng ý tiếp nhận bạn vào làm việc với chúng tôi, chi tiết như sau:
- Vị trí: Nhân viên Marketing
- Thời gian thử việc trong vòng 2 tháng (22/05/2023 – 22/07/2023)
- Thời gian nhận việc: 8h sáng, Thứ 2 ngày 22/05/2023
Mức lương cho vị trí thử việc bao gồm: Lương cơ bản + hoa hồng. Trong đó, lương cơ bản là 6.000.000 VNĐ. Lương hoa hồng dựa vào kết quả làm việc theo chính sách của công ty. Ngoài ra, công ty còn có các khoản trợ cấp như bảo hiểm, tiền gửi xe, tiền cơm trưa,… Thời gian làm việc các ngày trong tuần từ 8h30 – 18h (Thứ 2 tới thứ 6).
Chúng tôi rất hân hạnh được đón tiếp bạn tại công ty chúng tôi để nhận việc.
Bạn vui lòng kiểm tra thông tin và xác nhận tham gia qua email trước 17h30 ngày 20/05/2023 để chúng tôi thuận tiện trong việc tổ chức nhận việc. Mọi thắc mắc xin liên hệ tới hotline: 028 xxxxx .
Trân trọng!
(Ký tên)
Mẫu 2: Thư thông báo trúng tuyển vị trí nhân viên thiết kế
Tiêu đề mail: THƯ MỜI NHẬN VIỆC CÔNG TY THIẾT KẾ ABC
Chào bạn: Đào Thị A
Tôi là Nguyễn Thị D thuộc bộ phận nhân sự của công ty thiết kế ABC. Chúc mừng bạn Đào Thị A đã trúng tuyển vào vị trí nhân viên thiết kế. Sau quá trình phỏng vấn, chúng tôi đánh giá cao về năng lực và kinh nghiệm của bạn rất phù hợp vị trí mà công ty đang tìm kiếm.
Thời gian thử việc bắt đầu từ ngày 05.06.2023 – 05.08.2023 (2 tháng). Mức lương cho vị trí nhân viên thiết kế thử việc là 7.000.000 VNĐ, chưa bao gồm BHXH, BHYT. Sau thời gian thử việc mức lương cho nhân viên chính thức là 8.500.000 VNĐ, đã bao gồm BHXH, BHYT. Thời gian làm việc từ thứ 2 – thứ 7, bắt đầu từ 9h đến 18h. Ngoài ra, công ty còn có các chính sách khen thưởng, nghỉ phép, lễ tết và các hoạt động du lịch cùng công ty.
Bạn vui lòng phản hồi xác nhận thư mời nhận việc trước 17h ngày 03.06.2023 để chúng tôi thuận tiện trong việc tổ chức nhận việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ 09xx (Nguyễn Thị D)
Rất mong sớm được hợp tác cùng bạn!
Trân trọng!
(Ký tên)
Cùng VietnamWorks khám phá vô vàn cơ hội việc làm, giúp bạn dễ dàng tìm được công việc phù hợp nhất!
| Tuyển dụng việc làm Quy Nhơn | Shopee tuyển dụng TPHCM | Công ty Gỗ tuyển dụng công nhân |
| Tuyển dụng Lâm Đồng | Việc làm Chăm sóc Khách hàng | Công ty truyền thông tuyển dụng |
2.2 Mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn cho ứng viên không trúng tuyển
Thư trả lời kết quả phỏng vấn không trúng tuyển nhằm thông báo vị trí đã có ứng viên khác phù hợp. Nhà tuyển dụng nên viết một lá thư từ chối thể hiện một cách tinh tế và rõ ràng qua nội dung sau:
- Gửi lời chào đến ứng viên, mẫu thư không trúng tuyển không cần nêu rõ vị trí mà ứng viên ứng tuyển.
- Dành lời cảm ơn đến ứng viên đã quan tâm và dành thời gian đến trao đổi phỏng vấn. Công ty ghi nhận sự cố gắng và sự trân trọng đến họ.
- Đưa ra phản hồi về quyết định của công ty một cách ngắn gọn. Công ty có thể nêu lên các lý do vì sao từ chối và nên đưa ra những lý do mang tính chất đóng góp và ý kiến, có thể thêm các lời khuyên giúp họ cải thiện bản thân.
- Gửi lời mời hợp tác trong tương lai nếu công ty có các vị trí phù hợp hơn.
Các mẫu thư trả lời kết quả không trúng tuyển
Cùng VietnamWorks tham khảo các mẫu thư không trúng tuyển phỏng vấn dưới đây:
Mẫu 1: Thư thông báo không trúng tuyển vị trí nhân viên bán hàng.
Thân gửi: (Tên ứng viên),
Công ty XYZ xin thông báo kết quả cho vị trí nhân viên bán hàng đến bạn. Chúng tôi rất tiếc không thể hợp tác cùng bạn sau khi xem xét hồ sơ.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian phỏng vấn cùng chúng tôi. Chúc bạn sẽ sớm tìm được công việc tốt và hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội tác cùng nhau trong tương lai.
Trân trọng!
(Ký tên)
Mẫu 2: Thư thông báo từ chối vị trí nhân viên CSKH.
Gửi bạn (tên ứng viên),
Xin chân thành cảm ơn đã quan tâm đến vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng của công ty chúng tôi.
Qua thời gian phỏng vấn công ty đã tìm được ứng viên cho vị trí này. Chúng tôi rất tiếc và thông báo bạn không trúng tuyển cho vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian phỏng vấn và hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác khác.
Trân trọng,
(Ký tên)
3. Thời gian gửi thư trả lời kết quả phỏng vấn phù hợp
Tùy vào thời gian công ty tìm kiếm các ứng viên phù hợp mà thời gian có thể kéo dài. Trung bình thời gian trả lời kết quả phỏng vấn phù hợp nhất từ 7 – 30 ngày. Thời gian này có thể rút gọn ngắn hơn khi công ty tìm thấy ứng viên đạt các yêu cầu từ công ty.
Đối với các công ty vừa và nhỏ, các cuộc phỏng vấn sẽ có từ 1 – 2 vòng. Vòng duyệt hồ sơ và vòng đối thoại trực tiếp. Thời gian kéo dài trong 7 – 10 ngày cho từng ứng viên.
Đối với các công ty lớn, công ty nước ngoài, các cuộc phỏng vấn sẽ có từ 3 – 4 vòng. Vòng duyệt hồ sơ, vòng test năng lực, vòng đối thoại với quản lý trực tiếp, vòng đối thoại với ban điều hành lãnh đạo. Thời gian trải qua tuyển chọn kéo dài và thường sẽ nhận thư trả lời kết quả phỏng vấn trong 15 – 30 ngày.
Thời gian phù hợp để trả lời kết quả phỏng vấn cho ứng viên
4. Những điều cần lưu ý khi trả lời kết quả phỏng vấn
Dưới đây là một số lưu ý mà các nhà tuyển dụng nên làm khi gửi thư trả lời kết quả phỏng vấn đến ứng viên.
- Nội dung ngắn gọn và rõ ràng
Tránh trình bày kết quả dài dòng và không rõ ràng trong thư khiến ứng viên không hiểu thông tin mà người tuyển dụng muốn nói. Tránh thêm các nội dung hay câu từ mang nghĩa hiểu nhầm về kết quả và những thông tin thừa. Đối với thư trúng tuyển sử dụng câu văn lời chào mừng và thư không trúng tuyển sử dụng câu văn từ chối một cách tinh tế
- Gửi lời cảm ơn và phản hồi tạo động lực
Thể hiện sự cảm ơn và trân trọng với những nỗ lực, thời gian họ dành cho công ty khi tham gia phỏng vấn. Phản hồi những đóng góp mang tính xây dựng và khuyến khích dành cho ứng viên không trúng tuyển, thay vì nêu ra những lỗi sai và điểm yếu của họ.
Những lưu ý khi gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn
Hiện nay có rất ít nhà tuyển dụng trả lời kết quả phỏng vấn đến ứng viên, nếu công ty áp dụng các mẫu thư này sẽ thể hiện được hình ảnh tích cực của công ty đến ứng viên. Hy vọng qua bài viết gợi ý các mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn của VietnamWorks, các nhà tuyển dụng có thể ứng dụng vào trong từng trường hợp cụ thể.
Sau khi nhận được kết quả phỏng vấn, việc viết một email phản hồi chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt hơn. Nếu bạn đang ứng tuyển tuyển dụng quận 1 hoặc việc làm Gò Vấp, một thư phản hồi lịch sự sẽ giúp bạn nổi bật. Đối với những ứng viên đang tham gia phỏng vấn cho việc làm Chợ Tốt Cần Thơ, việc viết email phản hồi đúng cách cũng có thể tạo cơ hội cho các vị trí trong tương lai.
Ứng viên có thể dựa trên các mẫu email chuyên nghiệp để phản hồi sau khi phỏng vấn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang tìm việc làm quận Bình Thạnh mới nhất hoặc ứng tuyển vào các vị trí việc làm Mỹ Tho. Ngoài ra, với những ai quan tâm đến việc làm Long Thành hay việc làm nhân sự, thư trả lời cần thể hiện rõ thái độ tích cực và sự mong muốn tiếp tục gắn bó với công ty.
Việc viết thư phản hồi cũng cần lưu ý trong quá trình tìm việc làm ở quận 6 hoặc khi ứng tuyển vị trí tester intern. Thư phản hồi chuyên nghiệp không chỉ là một cách thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bạn giữ kết nối với nhà tuyển dụng. Ngoài ra, việc sử dụng các nền tảng như tìm việc nhanh hay tìm kiếm thêm cơ hội tại việc làm Dĩ An Bình Dương hoặc việc làm Bình Thuận mới nhất 2023 cũng là lựa chọn tốt trong thời gian chờ đợi kết quả phỏng vấn.
Nếu bạn đang tham gia tuyển dụng BMT hoặc tìm việc làm quận 9 hôm nay, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn một thư phản hồi chuyên nghiệp sau khi phỏng vấn. Bạn cũng có thể tìm việc làm ở Vinh mới nhất hoặc tìm việc làm ở Sóc Trăng không cần bằng cấp trong khi chờ đợi kết quả. Để gây ấn tượng ngay từ hồ sơ, bạn có thể tham khảo cách làm CV xin việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: SGS tuyển dụng, Bureau Veritas tuyển dụng, tuyển dụng Hasaki, Rita Võ tuyển dụng, Innisfree tuyển dụng, L’Oreal tuyển dụng, Shiseido tuyển dụng và Sociolla tuyển dụng.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
