Việc trễ deadline là một việc thường xảy ra trong thế giới của người lớn đi làm. Không ai đáng trách (hoặc tất cả mọi người đều phải chịu trách nhiệm) và không có hậu quả thực sự nào cho đến khi nhà quản lý hoặc tổng giám đốc thức dậy vào một buổi sáng và nói, “Này, không phải bây giờ chúng ta đã hoàn thành dự án này rồi sao? Chuyện gì đã xảy ra?”
Có rất nhiều lý do khiến các dự án của nhân viên không được hoàn thành: có thể nhân viên họ không hiểu rõ về kết quả và lợi ích; có quá nhiều việc cần được ưu tiên, hoặc dự án thực sự khó,…Bất kể lý do tại sao nhân viên trễ deadline, nhân viên và cả nhà quản lý đều phải chịu trách nhiệm cho việc này.
Vậy làm gì để chuyên trị khi nhân viên mãi trễ deadline được đề ra?
Cam kết
Rất nhiều deadline bị bỏ qua vì chúng không có thật và mọi người đều biết điều đó. Chúng ta thường đặt ra thời hạn cho thời điểm chúng ta muốn hoàn thành một việc gì đó, nhưng không một ai thực sự thực hiện được bất kỳ công việc nào để xác định xem thời hạn đó là hợp lý hoặc có thể thực hiện hay không. Ngoài việc bỏ lỡ deadline, đôi khi sẽ có tình huống xảy ra rằng nhân viên đã gần đến thời hạn và dự án đã hoàn thành 25%, họ sẽ suy nghĩ lý do để xin thay đổi thời hạn hoàn thành dự án.
Để đề ra thời hạn hoàn thành phù hợp, nhà quản lý cần đảm bảo rằng họ đã lập một kế hoạch có khả năng thành công hợp lý. Khi bạn đã có kế hoạch và nhân viên đồng ý tham gia vào dự án, bạn có thể nói mọi người như sau:
Dự án này cần được hoàn thành trước ngày đã được đề ra. Nếu có bất kỳ lý do gì khiến một trong các nhân viên không thể hoàn thành được, bạn cần phải thông báo điều đó ngay lập tức để mọi người kịp thời hỗ trợ và loại bỏ rủi ro đó ”.
Đừng nghi ngờ rằng đây là thời hạn thực sự – hãy chỉ cam kết với nó và nhận được cam kết tương tự từ những người khác tham gia cuộc họp đó!
Giúp nhân viên phân bổ lại công việc
Việc bỏ lỡ thời hạn thường là do mọi người đều có nhiều hơn một công việc. Bạn muốn nhân viên điều hành của bạn chuyển dịch vụ email của bạn sang nhà cung cấp mới – và bạn cũng muốn cô ấy phụ trách luôn phần thống kê bảng lương, thanh toán các hóa đơn và thực hiện các công việc nhỏ lẻ khác. Nếu cô ấy đã hết thời gian, bạn muốn cô ấy bỏ qua trách nhiệm nào trong số những trách nhiệm đó? Sự linh hoạt và nhanh nhẹn là những lợi thế chính mà các doanh nghiệp có được so với các đối thủ cạnh tranh lớn hơn của họ – bạn không muốn mất điều đó. Nhưng nếu nhóm của bạn chuẩn bị giao các dự án đúng hạn, thì bạn phải suy nghĩ lại điều này.
Nếu bạn chưa làm điều đó trong quá trình lập kế hoạch, bây giờ là lúc để đánh giá khối lượng công việc và nhiệm vụ mà các thành viên trong nhóm được giao. Phải đảm bảo mọi người đồng ý với khối lượng công việc của họ là hợp lý và có thể làm được. Trong khi bạn đang làm điều này, hãy củng cố cam kết của bạn với một deadline nhất định. Hãy cho họ biết rằng nếu các trách nhiệm công việc khác đang cản trở việc hoàn thành thời hạn này, họ cần cho bạn biết. Sau đó, cả hai bạn có thể tìm ra một giải pháp đến việc dời thời hạn.
Một phần của việc giúp nhân viên phân bổ lại công việc có nghĩa là thể hiện sự hỗ trợ cho các thành viên trong nhóm của bạn để đảm bảo rằng không có lý do bào chữa cho lý do tại sao dự án này không được hoàn thành.
Ăn mừng tiến độ
Nếu dự án kéo dài hơn một vài tuần, nhà quản lý cần đảm bảo rằng tất cả mọi người nên có khoảng thời gian nghỉ ngơi, hay còn được gọi là ăn mừng tiến độ. Các mốc thời gian tạm thời sẽ cho bạn (và nhóm của bạn) biết rằng dự án đang trên đà hoàn thành đúng thời hạn? Làm thế nào chúng ta có thể biến những thời hạn nhỏ đó cũng quan trọng như thời hạn cuối cùng?
Khi bị tụt hậu trong giai đoạn đầu của một dự án, chúng tôi nghĩ, “Chà, vẫn còn nhiều thời gian để bù đắp điều đó trong suốt phần còn lại của dự án.” Nhưng sự thật là những sự chậm trễ nhỏ trong thời gian đầu của dự án sẽ nhân lên — tạo ra sự chậm trễ ngày càng lớn khi dự án tiếp tục. Bằng cách coi mọi cột mốc tạm thời giống như sự kết thúc của một dự án nhỏ, chúng tôi giữ cho toàn bộ dự án tiến hành đúng tiến độ.
Không tiếp nhận lời bào chữa
Vì là một nhà quản lý, bạn rất coi trọng thời hạn hoàn thành dự án, nên thời hạn cuối cùng sẽ ngày càng trở nên thử thách hơn đối với mọi người. Trong suốt dự án, bạn không nên quá khoan nhượng với những lời bào chữa. Cả đội đã cùng nhau lập kế hoạch dự án, và bạn đã rõ ràng trong quy trình làm việc và khuyến khích mọi người nêu lên những vấn đề khiến họ gặp khó khăn; vì vậy bạn không nên tiếp nhận thêm các vấn đề hoặc lời bào chữa mới khi deadline đang cận kề. Thay vào đó, nhà quản lý chỉ nên nghe về tiến độ và những gì sẽ cần để hoàn thành dự án đúng thời hạn. Từ đó, mới có thể đưa ra sự hỗ trợ đúng và kịp thời.
>>> Xem thêm: Lời khuyên xây dựng văn hóa làm việc từ Cựu Giám đốc Nhân sự Google
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
