Dù bạn là người có thời gian rảnh hay bận bịu sớm hôm, bạn vẫn phải dành ít thời gian để lập ra kế hoạch chi tiết, nhằm quản lý thời gian và mang lại sự hiệu quả tối đa cho công việc. Sau đây, là những cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất dành cho người bận rộn.
Lập kế hoạch sử dụng thời gian
Bạn hãy dành thời gian vạch ra mục tiêu cần đạt được và khối lượng công việc cần làm trong một tháng. Sau đó chia nhỏ khối lượng công việc theo tuần và ngày. Việc thiết lập khung thời giờ cho mỗi việc sẽ giúp bạn kiểm soát được lượng thời gian trống và tìm ra những việc cần giải quyết ngay lập tức.
Hơn nữa, việc chia nhỏ khối lượng công việc trong ngày cũng giúp bạn không nản lòng hay lo lắng khi nhìn thấy danh sách cần làm thật dài. Cũng đừng quên lên thời gian dự trù cho những công việc phát sinh để bạn không cảm thấy mình thụt lại phía sau.
Hoàn thành những việc quan trọng hoặc đơn giản nhất
Cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất phải nói đến nguyên tắc vàng chọn việc quan trọng nhất hoặc đơn giản nhất để hoàn thành trước. Mỗi ngày, bạn nên chọn 3 việc làm cần thiết để thực hiện chúng đầu tiên. Khi thực hiện xong, bạn sẽ cảm thấy ngày hôm đó vô cùng ý nghĩa. Cứ như thế, bạn dần dần chuyển sang các việc còn lại hoặc làm tiếp phần của ngày hôm sau.
Tập trung cho nhiệm vụ hiện tại
Hãy bắt đầu từ bây giờ, không kéo dài thời gian trì hoãn và cần tập trung tối đa cho nhiệm vụ hiện tại. Để tập trung hơn, bạn cần ngừng các ứng dụng giải trí, mạng xã hội, hay những điều có thể khiến bạn mất tập trung. Lựa chọn một nơi yên tĩnh để làm việc hoặc tránh xa những lời mời tham gia tán gẫu. Bạn có thể chọn một bài nhạc thư thái hay thể loại yêu thích để hỗ trợ sự sáng tạo.
Không để những điều vụn vặt làm chậm tiến độ
Chắc hẳn, trong quá trình thực hiện theo cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất dành cho người bận rộn này, sẽ có những việc nhỏ phát sinh hoặc bạn bị cơn lười biếng nuốt chửng. Hãy nhanh chóng nghĩ đến sức ảnh hưởng của nó đối với mục tiêu đã đặt ra và nghĩ về hậu quả bạn có thể nhận lấy.
Nếu bạn nhận được sự nhờ vả từ các đồng nghiệp khác, bạn phải xem xét có thể đảm nhận và hỗ trợ thật tốt được hay không. Nếu bạn quá tải hãy học cách nói không để không tốn thời gian của đôi bên. Dứt khoát và tập trung vào mục tiêu chính là điều cần làm.
Kiểm tra tiến độ công việc mỗi ngày
Trước khi bắt đầu làm việc mỗi ngày, bạn nên điểm qua các đầu mục công việc và cuối ngày hãy đánh dấu vào các việc đã hoàn thành. Khi nhìn thấy danh sách được đánh dấu gần hết, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy rất hào hứng và tạo động lực cho những ngày sau. Cứ duy trì thói quen như thế bạn sẽ cảm thấy mọi việc điều đi đúng quy trình. Bản thân bạn cũng linh hoạt và nhanh nhạy hơn trong quản lý thời gian.
Sắp xếp không gian để tạo động lực
Hãy chăm chút cho bàn làm việc hoặc không gian tại nhà bằng màu sắc, loại cây trồng hay đồ vật yêu thích, để càng có động lực làm việc hăng say. Ngoài ra, việc sắp xếp chứng từ, hồ sơ hay các file trong máy tính cũng khiến bạn dễ chịu hơn nhiều đấy! Những việc này cũng phần nào giúp bạn tiết kiệm được thời gian tìm kiếm giấy tờ cần thiết.
Chăm sóc bản thân
Tập thể dục và ăn uống lành mạnh sẽ giúp bạn có thêm năng lượng để thành thạo cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất. Một giấc ngủ đủ từ 7 – 8 tiếng, thể thao, thư giãn đầu óc, ăn uống khoa học… đều giúp bạn tập trung tốt hơn.
Hãy giải lao và dành thời gian nghỉ ngơi, làm mới bản thân
Sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ, bạn hãy nghỉ ngơi xem như là phần thường cho bản thân. Chỉ cần 5 – 7 phút để đi lại, uống trà, nghe nhạc, cơ thể bạn sẽ thay đổi trạng thái, não bộ được nghỉ ngơi và bạn sẽ tỉnh táo hơn với các nhiệm vụ tiếp theo.
Cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất dành cho người bận rộn trên đây sẽ là cứu cánh giúp bạn vượt qua những bất cập trong công việc. Đồng thời, giúp bạn có nhiều thời gian để chăm sóc bản thân và tận hưởng cuộc sống.
>>>Xem thêm: 5 bước lập kế hoạch chuẩn xác tránh tốn công, mất thời gian
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
