Ai trong chúng ta cũng muốn tìm các phương pháp, cách thức có thể giúp mình làm nhanh những thứ mình cần làm (như công việc), sau đó sẽ có thêm nhiều thời gian cho những thứ khác mình thích. Tuy nhiên vì thời gian ai cũng có như nhau nên việc quản lý thời gian và làm việc hiệu quả là hai kĩ năng cực kỳ quan trọng mà ai cũng nên học.
Dù bạn đang là một em sinh viên năm nhất, hay là anh chị đã đi làm chục năm rồi, cũng rất cần biết tự quản lý thời gian của chính mình, giúp theo đuổi những mục tiêu đã đặt ra.
Quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp cải thiện mọi mặt đời sống của bản thân mình – từ sức khỏe tốt hơn, tìm được công việc mong muốn, nhiều bạn bè hơn, đi du lịch nhiều hơn…
Trong bài viết này, HR Insider sẽ tổng hợp lại 10 phương pháp có ích để quản lí thời gian hiệu quả, các bạn có thể tập từng phương pháp một lần lượt để đạt được hiệu quả cao hơn:
1. Sống cuộc đời 24 tiếng
Con người chúng ta có đặc thù là: thích cái gì sướng nhanh. Tức là cái gì đạt được kết quả luôn và ngay thì dễ thu hút sự tập trung của ta hơn.
Mỗi khi ta đặt ra một mục tiêu, ta thường nghĩ ngay đến một đống việc cần phải làm, và mất bao nhiêu thời gian cho việc đó. Ví dụ khi nghĩ về học tiếng Anh, ta nghĩ về việc học trong 6 tháng tới, thứ 2 thì học Reading, thứ 3 thì học Writing…
Sau khi đặt mục tiêu và nghĩ ra được đống việc để làm rồi, ta bắt tay vào làm luôn rất hào hứng. Nhưng rồi như mọi lần khác trước đây, chỉ vài hôm hào hứng rồi là ta lại thấy chán, thấy mệt – vì ta không thấy được kết quả nhanh như ta mong muốn. Ta không muốn chờ 6 tháng, ta muốn thấy kết quả ngay hôm nay cơ.
Thay vì tiếp cận mục tiêu như vậy, ta nên đổi cách tiếp cận khác. Cách tiếp cận ở đây là, sau khi đặt mục tiêu, chia thật nhỏ mục tiêu đó ra và làm liên tục trong 66 ngày.
Ví dụ, mục tiêu là học tiếng Anh. Vậy trông 66 ngày tới, 1 tiếng đầu tiên sau khi ngủ dậy ta dùng là để học tiếng Anh. Ta sẽ không làm gì khác ngoài việc học, ta học đủ 1 tiếng rồi thôi. Hôm nào bận bịu thì ta vẫn quyết tâm học, 30 phút cũng được, 10 phút cũng được – miễn là học.
Nếu quá khứ ta đã học nhiều lần và thất bại – cứ kệ nó đi. Cũng đừng nghĩ đến chuyện tương lai, quá khứ là chuyện đã qua, tương lai là chuyện không có thật – cứ tập trung vào hiện tại thôi.
2. Đầu tư cho sức khỏe trước
“Sức khỏe tốt và trí tuệ minh mẫn là hai điều hạnh phúc nhất của cuộc đời” – Publilius Syrus
Khi nghĩ về làm việc hiệu quả, điều đầu tiên ta nên nghĩ đến là sức khỏe.
Tiếc là chúng ta lại quá bận cho những việc gì đấy, quá bận để ngủ đủ, quá bận để ăn đúng, quá bận để tập thể dục.
Lý do mà chúng ta đang lơ là sức khỏe là vì chúng ta không thấy hậu quả ngay trước mắt, ví dụ nếu không ngủ đủ thì mai cũng không chết được, không tập thể dục đủ thì sang tuần sau cũng chưa nhập viện được – thế nên chúng ta cứ tiếp tục bê tha như thế.
Nếu có dịp, các bạn dành ra một buổi đến bệnh viện, quan sát những người bệnh ở đó, xem họ khổ sở thế nào – để thấy trân trọng tấm thân khỏe mạnh mà mình đang có hơn.
Khi sức khỏe được tăng lên, ta sẽ mặc nhiên có nhiều năng lượng để làm việc hiệu quả hơn.
Nói chung, có ba điều về sức khỏe bạn nên tự đặt câu hỏi cho bản thân mình:
– Hôm nay mình có ngủ được khoảng 8 tiếng chưa?
– Hôm nay mình có ăn ‘bẩn’ không?
– Hôm nay mình đã vận động gì chưa?
Nếu chưa làm cái nào, nên bắt đầu từ bây giờ luôn đi!
3. Nên có một bộ thói quen buổi sáng
Khi chúng ta bắt đầu mở Facebook lên hay bước chân ra khỏi nhà, đó là lúc ta bắt đầu bị ảnh hưởng, phân tâm từ những yếu tố bên ngoài.
Chỉ có thời gian buổi sáng lúc vừa ngủ dậy, ta mới có thể hoàn toàn kiểm soát được thời gian của bản thân mà không bị ai hay bất kỳ cái gì tác động mà thôi.
Vậy nên nếu bạn muốn có nhiều thời gian hơn, hãy bắt đầu bằng việc luyện cho mình một số thói quen buổi sáng tốt – để không phải cứ ngủ dậy là cuống cuồng vệ sinh cá nhân rồi vội vã đi làm.
Bạn có thể luyện thói quen buổi sáng với 2 mục đích:
– Những thói quen giúp cải thiện cuộc sống hiện tại.
– Những thói quen giúp ích được cho tương lai của mình.
4. Có thứ tự ưu tiên cho công việc
Đừng chỉ liệt kê các việc phải làm ngày mai, bạn phải tập ưu tiên cho các công việc đó nữa. Cái nào quan trọng nhất, làm trước. Cái nào ít quan trọng hơn, làm sau. Việc phân chia thứ tự ưu tiên như vậy giúp bạn đỡ bị stress hay áp lực công việc hơn.
Khi ta không có thứ tự ưu tiên, ta làm mọi thứ theo cảm xúc, đến cuối ngày thì thấy còn một đống công việc dở dang, vì thời gian ta đã dành để làm những thứ lung tung khác hết rồi.
Buổi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy tự hỏi mình vài câu như:
– Nếu chỉ được chọn 3 việc để tập trung làm ngày mai, mình sẽ chọn 3 việc gì?
– Trong 3 việc đó, cái nào là cái quan trọng nhất?
– Mình dự kiến bỏ ra bao nhiêu thời gian để làm việc đó?
Sáng mai sau khi ngủ dậy, cứ theo tuần tự mà làm. Và bạn phải tập thấy hài lòng vì mình đã hoàn thành những thứ mà mình đặt ra.
5. Cố định khoảng thời gian riêng cho mình
Bạn chả bao giờ tìm được thời gian đâu, quan trọng là bạn phải tự tạo ra thời gian cho chính bản thân mình. Mỗi người cũng chỉ có 24h như nhau thôi.
Bạn nên tự nghĩ ra cho bản thân một khoảng thời gian từ 1-3 tiếng dành riêng cho mình, trong thời gian đó bạn sẽ chỉ tập trung cho mục tiêu của mình thôi, không trò chuyện với ai, không Facebook, không nhắn tin, nói chung là không làm gì khác ngoài công việc.
6. Tự tạo trò chơi thời gian cho mình
Ai cũng thích chơi game cả, đấy là lý do ngồi 5-6 tiếng chơi game thì vẫn hưng phấn, nhưng đọc sách cỡ 5 phút thôi thì đã ngáp lên ngáp xuống.
Vậy nên bạn hãy tự tạo cho bản thân một trò chơi. Bạn hãy thử đi in lịch ra một tờ giấy thật to, kiếm một chỗ trong phòng dán lên đó. Cứ mỗi ngày khi hoàn thành hết được 3 mục tiêu đề ra, bạn đánh một dấu X trên đó. Ngày nào không hoàn thành thì không đánh. Mục tiêu là nếu cả tháng chỉ toàn dấu X không bị trống ngày nào, cuối tháng hãy tự thưởng bản thân một bữa buffet thật đáng tiền. Chơi game thì phải có thưởng nhé.
7. Loại bỏ trì hoãn bằng cách chia nhỏ việc ra
Đến thời điểm này, tuy đã làm việc rất hiệu quả rồi nhưng nhiều lúc cũng trì hoãn lắm. Vì trì hoãn là tính cách của tất cả chúng ta rồi, không có phương pháp nào để bỏ nó đi được cả. Cái ta cần làm là xử lý nó thôi.
Vậy từ lần tới khi chuẩn bị làm gì đó mà bạn cảm thấy mình đang chuẩn bị lười hoặc muốn trì hoãn, hãy chia công việc bạn định làm ra từng phần nhỏ, rồi bắt đầu ngồi làm từ cái nhỏ đầu tiên.
Ví dụ:
– Mục tiêu ra phòng gym tập thể dục sẽ được chia nhỏ là:
– Chuẩn bị đồ tập
– Mặc đồ tập vào
– Đi ra khỏi nhà
– Đi đến chỗ tập
– Thay đồ nếu cần
– Khởi động nhé
– Tập từng bài một theo thứ tự
– Đi tắm
Nói chung trong đa số trường hợp, khi bạn bắt tay vào làm việc đầu tiên trong danh sách, nó sẽ tạo ra một cái ‘guồng quay’ giúp bạn có thêm động lực để làm thêm những cái tiếp theo.
8. Đập hết 4 thứ làm cho mình phân tâm
Có rất nhiều thứ xung quanh làm tốn thời gian của chúng ta. Đấy là lý do mà ta cần phải học các phương pháp để đấm chết những thứ này. Ở đây mình thấy có 4 thứ rất dễ làm cho chúng ta phân tâm đấy là:
Phân tâm về tâm lý:
Tức là khi đang tập trung, đầu óc ta cứ nghĩ linh tinh đến chuyện khác không liên quan.
Cách giải quyết ở đây là bạn lấy ra một cuốn sổ và một cây bút, viết hết ra những điều mà mình đang nghĩ đó và tự nhắc bản thân là khi nào rảnh mình sẽ xem lại cái đó sau. Viết hết ra sổ giống như ta đang đổ nước từ trong bình ra vậy.
Về lâu dài thì bạn có thể tập thiền 15 phút mỗi ngày bằng ứng dụng Headspace, dần dần độ tập trung sẽ cao hơn.
Phân tâm bởi môi trường:
Đang tập trung thì mẹ nhờ đi chợ. Đang học bài thì bạn rủ đi trà sữa. Đang luyện nghe thì nhà bên cạnh hát karaoke. Nói chung là rất nhiều thứ xung quanh có thể ảnh hưởng được ta.
Phương pháp giải quyết ở đây là, bạn tự tạo cho mình hay chỗ làm việc, gọi là nơi làm việc số 1 và nơi làm việc số 2.
Nơi làm việc số 1 thì chỉ để những thứ mà ta cần hằng ngày thôi, có thể đơn giản là một chiếc laptop và một cuốn sổ.
Những thứ khác mà một tuần hay một tháng hay vài ngày ta mới dùng một lần, ta để sang nơi làm việc số 2. Ví dụ như đồ ăn thức uống, máy in, sách báo, vân vân. Càng ít đồ thì ta càng tập trung hơn.
Ngoài ra, bạn cũng nên tập cách cố định thời gian như tôi đã hướng dẫn ở trên.
Phân tâm bởi công nghệ:
Là Facebook, Zalo, Instagram – có thể là Tinder và nhiều trang khác nữa.
Trên điện thoại của mình, bạn nên xóa hết tất cả các ứng dụng không có liên quan đến mục tiêu của mình. Rồi sau đó gom hết ứng dụng vào một thư mục để đỡ nhìn thấy nó, đỡ phân tâm hơn. Khi nào cần thì tìm mở sau.
Bạn cũng hãy tắt hết thông báo của Facebook, Zalo, Gmail để không bị phân tâm.
Bạn nào làm việc trên máy tính có thể cài một số ứng dụng rất hay như StayFocusd hoặc Gofuckingwork, giúp bạn làm việc tập trung hơn, hoàn toàn miễn phí.
Phân tâm bởi con người:
Cái này thật ra rất khó kiểm soát, vì việc người khác í ới hay nhờ mình làm gì đó là điều không thể tránh khỏi, ta chỉ có thể giảm thiểu đi thôi. Có hai cách có thể áp dụng là:
– Khi mình đến chỗ làm mới, mình thông báo với mọi người về cách làm việc của mình, từ giờ nào đến giờ nào thì mình tập trung, giờ nào đến giờ nào mình có thể nói chuyện.
– Khi cần tập trung mình đeo tai nghe, có thể không nghe gì cả đâu, nhưng người khác thấy thế sẽ ít làm phiền mình hơn.
9. Mỗi người hứng thú một lúc khác nhau
Kiểu gì trong ngày cũng có một lúc nào đó, bạn cực kỳ tập trung, làm gì cũng nhanh, làm gì cũng hiệu quả.
Thường thì chúng ta bị bỏ qua mất khoảng thời gian này, nên mất đi một cơ hội để làm việc hiệu quả hơn.
Tuy nhiên tôi có 2 cách để giúp các bạn tìm ra khoảng thời gian này đó là:
– Dành ra 1 tuần ghi chép chi tiết lại từng giờ mình làm cái gì, giờ nào thì hiệu quả, giờ nào thì không?
– Khi bạn làm việc hiệu quả, bạn nghe âm thanh gì – ví dụ mình ngồi ở The Coffee House thì làm việc rất vào.
Cách số hai đó là bạn tải ứng dụng Moo-Q về, thường xuyên làm bài kiểm tra trong đó khoảng 1 tuần để cho ra kết quả.
10. Dành thời gian ghi chép, phân tích lại mỗi ngày
Hồi bé chúng ta có một thói quen rất hay – đó là ghi nhật ký.
Lớn lên vì bận rộn quá mà chúng ta quên hẳn đi thói quen này.
Việc ghi chép lại các việc đã làm mỗi ngày rồi ngồi phân tích ra xem cái gì tốt, cái gì chưa tốt sẽ giúp ta điều chỉnh các việc làm để hiệu quả hơn.
— HR Insider/ Theo cafebiz —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
