Kỹ năng thuyết trình hiệu quả và những điều lưu ý trong buổi thuyết trình

Dù bạn làm trong bất kỳ lĩnh vực nào thì kỹ năng thuyết trình hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của bạn trong công việc. Vậy làm sao để có kỹ năng thuyết trình hiệu quả? Và có điều gì cần lưu ý khi thuyết trình? Mời bạn tham khảo qua bài viết.

Xác định mục đích và mục tiêu thuyết trình

• Trước khi bắt đầu việc gì đó bạn cần phải xác định mục đích và mục tiêu.
• Mục đích là cái mà cá nhân hay tổ chức muốn đạt được và cho rằng mình có khả năng đạt được.
• Mục tiêu là những mục đích nhỏ mà khi thực hiện xong sẽ đạt được mục đích ban đầu.
• Như vậy mục tiêu có tính cụ thể hơn mục đích, bạn cần xác định rõ mục đích và mục tiêu cho buổi thuyết trình để vạch rõ những nội dung cần thiết.

Xác định rõ đối tượng người nghe

• Họ là ai? Tại sao họ cần bạn thuyết trình? Họ quan tâm đến cái gì? Là những câu hỏi quan trọng để xác d0inh5 đối tượng người nghe bạn nói trong buổi thuyết trình.

Xác định chủ đề trình bày

• Xác định chủ đề trình bày là một trong những kỹ năng thuyết trình hiệu quả.

• Chủ đề trình bày phải được chọn sao cho nội dung đó được người nghe quan tâm nhiều nhất.
• Trong trường hợp bạn không được lựa chọn chủ đề thì cũng cần tìm hiểu người nghe quan tâm những gì trong cuộc sống xã hội hiện nay để lồng ghép trò chuyện vào buổi thuyết trình tránh sự nhàm chán.

Liệt kê nội dung trình bày

Bài trình bày gồm có ba phần

• Mở đầu
• Nội dung chính
• Kết luận

Lưu ý:

• Phần nội dung chỉ nên trình bày 3-5 ý chính
• Nội dung đúng chủ đề, trọng tâm

Thiết kế slide, tài liệu

Lưu ý:

• Tạo mẫu thiết kế đẹp.
• Từ ngữ đơn giản dễ hiểu truyền tải nội dung đến người nghe.
• Trình tự dẫn dắt hợp lý, nhất quán.
• Hình minh họa ấn tượng.
• Sử dụng các câu trích dẫn.

Kỹ năng thuyết trình hiệu quả – chuẩn bị thật kỹ lưỡng

• Trước tiên bạn nên tìm hiểu về đối tượng khán giả sẽ tham dự buổi thuyết trình, để có cách ăn mặc, tâm lý, tác phong giao tiếp phù hợp và bạn phải chuẩn bị nội dung bài thuyết trình thật kỹ càng.
• Bạn có thể luyện tập ở nhà, hoặc trước một tấm gương lớn hay bất cứ đâu bạn thấy thoải mái hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. 
• Điều đó sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm và phong cách tự tin cuốn hút hơn, cũng như việc nắm vững những nội dung cần thuyết trình, và bạn thể ước lượng thời gian.
• Hãy chăm chỉ và thường xuyên luyện tập để buổi thuyết trình của bạn diễn ra tốt nhất.

Tương tác, trao đổi tốt với khán giả là một trong những kỹ năng thuyết trình hiệu quả

• Thông thường trong một buổi thuyết trình, nếu bạn quá chăm chú việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ cần ở bạn sự thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. 
• Vì vậy, bạn hãy thuyết trình một cách tự nhiên, thỉnh thoảng nhìn bao quát khán giả cùng với cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng càng tốt.

Kỹ năng thuyết trình hiệu quả – trình bày ngắn gọn đơn giản, xúc tích

• Nếu bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, bạn hãy tự tin là mình sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. 
• Lưu ý: hãy vào đề và chia nhỏ nội dung của bài thuyết trình để truyền tải đến khán giả một cách mạch lạc nhất.
• Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, hoặc so sánh bằng những hình ảnh cụ thể, giúp khán giả hình dung rõ ràng, dễ hiểu hơn về điều bạn muốn nói.
• Nếu sử dụng PowerPoint, bạn có thể thiết kế một bài thuyết trình với minh họa với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê sẽ giúp khán giả tiện theo dõi. 
• Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả khán phòng đấy!

Ngôn ngữ cơ thể

• Hãy làm chủ khán phòng bằng cách di chuyển linh hoạt trong khán phòng, sử dụng  ngôn ngữ cơ thể cử chỉ, điệu bộ phù hợp. 
• Lưu ý: nếu mất tập trung bạn có thể hít thở thật sâu để lấy lại bình tĩnh và tự tin. Ngoài tra bạn hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt.

Chuẩn bị trước những câu hỏi và câu trả lời sẽ được hỏi trong buổi thuyết trình

• Ngoài việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên  chuẩn bị sẵn câu trả lời cho các câu hỏi mà khán giả có thể hỏi và học hỏi cách ứng xử khéo léo. 
• Tuy nhiên không nhất thiết bạn sẽ trả lời hết tất cả các câu hỏi của khán giả, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, như các câu hỏi về chi phí, tài chính…
• Bạn hãy chuyển đề tài những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm…

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thuyết trình thì đừng lo lắng, hãy ghi chú và nắm bắt những kỹ năng thuyết trình hiệu quả trên và luyện tập thường xuyên, chúng tôi tin chắc bạn sẽ làm thật tốt.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam