Hiện nay, hơn 90% nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên nộp CV qua email, do đó kỹ năng viết email xin việc là vô cùng quan trọng. Họ sẽ duyệt những nội dung email xin việc nào đạt yêu cầu định sẵn, đủ sức thuyết phục để chọn vào vòng phỏng vấn. Vì vậy nội dung email xin việc chính là yếu tố đầu tiên quyết định bạn có cơ hội “đi tiếp” hay không.
Nội dung email xin việc là ấn tượng đầu tiên về mỗi ứng viên. Vì ngay phút ban đầu nhà tuyển dụng nhìn thấy không phải nội dung CV của bạn mà chính là nội dung email bạn gửi, nếu mắc quá nhiều lỗi cơ bản, chắc chắn bạn sẽ bị loại ngay. Vậy làm thế nào để nội dung email xin việc có “sức nặng” trong mắt nhà tuyển dụng?
Nội dung email xin việc thật ấn tượng đòi hỏi điều gì?
Có rất nhiều trường hợp nhà tuyển dụng “ngán ngẫm” loại ngay hồ sơ của bạn vào thùng rác trước khi mở ra. Nhiều bạn đã không biết lý do tại sao mình bị loại, và có lẽ nguyên nhân chính yếu là bạn đã không tuân thủ theo cách viết của một nội dung email xin việc chuẩn.
Tiêu đề email xin việc
Tiêu đề email theo hướng dẫn từ công ty xin việc: thông thường nhà tuyển dụng sẽ có hướng dẫn ứng viên gửi email theo một địa chỉ mail xác định với tiêu đề “Tên – Vị Trí – Công ty”. Việc làm đúng như hướng dẫn, họ đã muốn bạn làm như vậy là có mục đích, để lọc email dễ dàng hơn, nên bạn hãy bắt buộc tuân thủ.
Với những thông tin tuyển dụng không nêu yêu cầu hoặc bạn tự ứng tuyển vào thì hãy viết tiêu đề email theo quy tắc sau:
Họ tên – Vị trí công việc – Ngày tháng ứng tuyển.
Ví dụ: Nguyễn Thị A – Vị trí Kế toán – 28/06/2018
Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy dễ chịu khi bạn ghi rõ ràng như vậy vì sẽ giúp cho họ cập nhật nhanh thông tin của ứng viên.
Hàng trăm hàng nghìn email tuyển dụng gửi về công ty xin việc nên hãy chú ý ghi tiêu đề email kỹ lưỡng
Nội dung email xin việc
Hãy mở đầu bằng từ “Kính gửi” thể hiện sự tôn trọng người nhận email
Người ta hay bảo “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, một lời chào lịch sự đến bất cứ ai, dù là người xa lạ cũng sẽ thể hiện được sự tôn trọng của bạn đối với họ. Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì bạn cũng phải dùng “Kính gửi” khi đối tượng nhận là 1 đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi hoặc 1 người lãnh đạo nào đó.
Tuyệt đối không dùng “Gửi; Thân gửi; Chào anh/chị,…” vì nó không phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp và không nói lên phép lịch sự giữa 2 chủ thể.
Hạn chế xen tiếng anh vào như “Dear”, đó là từ trung tính không thể hiện được cảm xúc người gửi.
Ai là đối tượng bạn gửi đến?
Hãy đọc lại tin tuyển dụng xem người nhận email là ai thì hãy gửi đến người đó.
Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi Kính gửi Bộ phận đó và kèm tên Công ty.
- Nếu người nhận là cá nhân cụ thể:
Kính gửi anh/chị – Phòng ban
- Nếu không ghi cụ thể là ai chỉ ghi bộ phận thì ghi:
Kính gửi Bộ phận – Tên công ty
Viết nội dung email như thế nào?
Một nội dung email xin việc được copy mẫu trên mạng hay viết sơ sài chắc chắn sẽ không lấy được cảm tình từ nhà tuyển dụng.
Như bạn biết, có hàng trăm email ứng tuyển gửi đến họ trong một ngày thì việc khiến họ chú ý là điều không hề dễ dàng. Vì vậy hãy viết thật có tâm nhé
Cách viết hay nhất gợi trí tò mò của nhà tuyển dụng và kích thích họ mở CV của bạn ra, tránh tuyệt đối kiểu viết liệt kê lại những thứ đã ghi trong CV như là học vấn, chứng chỉ abc…vì họ không có nhiều thời gian để đọc hết đâu
Hãy tham khảo các gợi ý về nội dung của một email ứng tuyển dưới đây:
- Cá nhân hoá nội dung ứng tuyển cho nhà tuyển dụng.
- Đưa ra lý do thuyết phục vì sao bạn lại là người phù hợp nhất cho vị trí công việc này.
- KHÔNG liệt kê lại những nội dung đã có trong CV như: học vấn, chứng chỉ
Kết thúc email: Cảm ơn nhà tuyển dụng
Một phần quan trọng không kém đó là hãy cám ơn công ty đã tạo cơ hội cho bạn được thể hiện khả năng.
Cuối cùng là để lại thông tin liên lạc của bạn, cách chuyên nghiệp nhất là tạo phần chữ ký dưới email.
Cách trình bày và văn phong
- Nên in đậm phần Kính gửi
- Dãn các dòng trình bày trong email để cho dễ nhìn.
- Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể.
- Kiểm tra các lỗi SAI CHÍNH TẢ.
Mẹo nhỏ đó là hãy soạn email ra bản word trước và căn chỉnh mọi thứ đẹp như tranh vẽ rồi mới paste vào mail. Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể. Lỗi tệ nhất đó là sai chính tả, vì nó đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả của bạn.
Đính kèm các tài liệu trong email xin việc
Trong tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn cần đính kèm những tài liệu nào khi gửi email xin việc. Các tài liệu thông thường bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch (CV – Curriculum Vitae)
- Bài test/ bảng thông tin khảo sát với các công việc đặc thù như: Copywriter
- Portfolio cho các công việc như: design.
- …
Tuỳ theo yêu cầu tuyển dụng mà bạn cần chuẩn bị các tài liệu tương ứng. Thông thường nhất vẫn là Sơ yếu lý lịch hay còn được gọi là CV.
Bạn hãy đính kèm các tài liệu trước khi gửi email. Nếu bạn dùng Gmail, hãy sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.
Kiểm tra lại lần cuối email xin việc trước khi gửi
Xử lý Email từ chối và Bí quyết tạo thêm cơ hội
Nếu chẳng may bạn bị loại và nhận được email từ chối của nhà tuyển dụng thì vẫn còn cơ hội cho các bạn để được chấp nhận lại, đó là EMAIL CẢM ƠN
Sức mạnh của lời cảm ơn trong nội dung email xin việc
Hãy nhớ Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho các bạn, cái này là đương nhiên nhưng nếu chẳng may các bạn bị loại khỏi vòng loại và nhận được email “Rất tiếc” của nhà tuyển dụng thì vẫn còn 10% cơ hội cho các bạn để được chấp nhận, đó là lời cám ơn.
Đã không ít lần nhà tuyển dụng đã gọi lại ứng viên đã bị loại từ vòng đầu vì email cám ơn này.
Bạn biết đấy, cám ơn khi người khác trao cơ hội cho mình thì quá dễ hiểu nhưng vẫn cảm ơn lần nữa khi bị từ chối thì không phải ai cũng làm được.
Lời cám ơn sau khi bị từ chối có sức mạnh hơn gấp nhiều lần Lời cảm ơn khi bạn mới nộp CV. Không phải hiếm gặp, khi nhà tuyển dụng phỏng vấn nhiều ứng viên và họ không hài lòng, bỗng nhiên họ nhớ ra email của bạn đã cám ơn họ lúc bạn bị từ chối, lúc này tự nhiên bạn lại thành người có cơ hội vì đơn giản bạn là người biết trước biết sau.
Hãy biết cảm ơn nhà tuyển dụng khi bạn nộp CV và cũng cám ơn họ khi chẳng may bạn bị loại vì biết đâu bạn lại là điểm khác biệt duy nhất trong đám đông rất nhiều người.
Lời khuyên cho nội dung email xin việc
Đính kèm trong hồ sơ xin việc qua email bao gồm: đơn xin việc, CV, bảng điểm ( đối với sinh viên vừa tốt nghiệp), tất cả các văn bằng, chứng chỉ có được (scan), các loại giấy khen trong quá trình học, học bổng …..
Lưu ý:
- CV và đơn xin việc tốt nhất nên chuyển sang pdf
- Đối với các bạn sinh viên mới ra trường:
Trong quá trình học có làm công việc gì cũng nên ghi vào.
Nếu chưa có kinh nghiệm thì cứ ghi vào các bài tập, đồ án đã làm
Ảnh trong hồ sơ là ảnh thẻ chụp ngay ngắn
Trên đây là những hướng dẫn cơ bản về cách viết một nội dung email xin việc chuyên nghiệp nhất để đánh bại các đối thủ ứng tuyển. Đừng tự tước đi cơ hội của mình chỉ vì thiếu những kỹ năng về viết email, hãy lưu lại để sử dụng cho bản thân. Đây là hành trang cần thiết cho các bạn sinh viên để chuẩn bị cho con đường xin việc sau này.
Cảm ơn bạn!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
