Offboarding là gì? Hướng dẫn chi tiết quy trình nhân viên nghỉ việc

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, việc nhân viên nghỉ việc là điều không thể tránh khỏi. Thay vì chỉ tập trung vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến quá trình Offboarding. Vậy Offboarding là gì và tại sao nó lại quan trọng? Cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu nội dung dưới đây!

Định nghĩa Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình chấm dứt hợp đồng lao động giữa nhân viên và doanh nghiệp. Quy trình này đảm bảo việc bàn giao công việc, thu hồi tài sản và hoàn tất các thủ tục hành chính được thực hiện một cách trơn tru, bảo mật và chuyên nghiệp. Đồng thời đây cũng là quy trình quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.

Tìm hiểu khái niệm Offboarding là gì?

Tầm quan trọng của quy trình Offboarding đối với doanh nghiệp

Hiểu rõ Offboarding là gì và thực hiện quy trình này một cách chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Bảo vệ thông tin doanh nghiệp: Việc Offboarding đảm bảo rằng khi nhân viên rời đi, tất cả thông tin nhạy cảm của công ty sẽ được bảo mật và không bị rò rỉ ra bên ngoài.
• Giữ gìn mối quan hệ: Dù nhân viên đã không còn làm việc tại công ty, việc thực hiện quy trình Offboarding chuyên nghiệp giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và nhân viên cũ.
• Thu thập phản hồi: Qua quá trình offboarding, doanh nghiệp có thể thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên về môi trường làm việc, từ đó đưa ra những cải thiện cần thiết.
• Đảm bảo sự chuyển giao công việc suôn sẻ: Việc bàn giao công việc một cách rõ ràng và chi tiết còn đảm bảo cho công việc của bộ phận không bị gián đoạn khi nhân viên nghỉ việc.

Offboarding quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp?

6 bước xây dựng quy trình Offboarding chuyên nghiệp

Sau khi đã hiểu Offboarding là gì, HR cần bắt tay vào xây dựng quy trình Offboarding rõ ràng và hiệu quả, có thể áp dụng theo 6 bước dưới đây:

Xử lý thông tin nghỉ việc

Quy trình Offboarding bắt đầu khi phòng ban nhân sự tiếp nhận đơn nghỉ việc từ nhân viên, lúc này doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Xác nhận yêu cầu nghỉ việc của nhân viên.
• Trao đổi lý do nghỉ việc và dự định bàn giao công việc để có sự sắp xếp hợp lý.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan về sự thay đổi nhân sự để có những điều chỉnh kịp thời.
• Phòng tuyển dụng lập kế hoạch điều phối và tuyển dụng nhân sự thay thế khi cần thiết.

Xử lý thông tin nghỉ việc

Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục và tài liệu liên quan

Để quá trình nghỉ việc của nhân viên diễn ra suôn sẻ, dưới đây là các tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trong quy trình Offboarding:

• Giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Hồ sơ chấm dứt hợp đồng và quyết định thôi việc.
• Bản cam kết bảo mật thông tin của nhân viên.
• Hồ sơ bàn giao công việc, các tài liệu liên quan.
• Biên bản kiểm kê trang thiết bị do công ty cấp.
• (Không bắt buộc) Giấy mời tham dự tiệc chia tay nhân viên.

Lập kế hoạch bàn giao công việc

Việc đảm bảo rằng các hoạt động trong của công ty không bị gián đoạn khi nhân viên nghỉ, HR cần lên kế hoạch bàn giao chi tiết, thường bao gồm các hạng mục sau:

• Thời gian, hình thức, địa điểm thực hiện bàn giao.
• Đối tượng nhận bàn giao công việc.
• Nội dung bàn giao: Trình bày hiện trạng công việc, các hồ sơ, tài liệu, số liệu, tài nguyên và mức độ hoàn thành của từng nhiệm vụ.

Tiến hành phỏng vấn sau khi nghỉ việc

Phỏng vấn chia tay là cơ hội để công ty lắng nghe những ý kiến, đánh giá của nhân viên để:

• Nâng cấp quy trình và điều kiện làm việc.
• Hoàn thiện chế độ chính sách nhân sự.
• Củng cố mối quan hệ với nhân sự nghỉ việc.
• Thu hút nhân sự chất lượng cao.

Buổi phỏng vấn nên diễn ra dưới dạng một cuộc trò chuyện thân mật, không có sự phân cấp hay áp lực, để nhân viên được chia sẻ trong trạng thái chân thành hơn. Người tham gia phỏng vấn thường thường là người quản lý trực tiếp hoặc đại diện phòng nhân sự.

Thu hồi và hủy bỏ quyền truy cập vào các tài khoản nội bộ

Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp cần thu hồi quyền truy cập các tài khoản nội bộ của nhân viên nghỉ việc để bảo mật thông tin và ngăn chặn rủi ro. Dưới đây là một số tài khoản cần xử lý:

• Quyền truy cập hệ thống quản lý công.
• Truy cập vào mạng nội bộ và các tài khoản chứa dữ liệu quan trọng.
• Các nhóm nội bộ trên các nền tảng như Zalo, Telegram, Facebook,…
• Quyền quản trị trên các tài khoản hoặc kênh có liên quan đến công việc.

Thu hồi và hủy bỏ quyền truy cập vào các tài khoản nội bộ

Hoàn tất quy trình Offboarding

Sau khi đã hoàn tất các bước trên, bước cuối cùng này được xem là thể hiện sự tri ân của doanh nghiệp đối với nhân sự nghỉ việc. Nó có thể là:

• Bữa tiệc chia tay: Buổi tiệc nhỏ tạo nên không khí thân mật, gắn kết giữa nhân viên và công ty, và là dịp tốt để chia sẻ những lời chúc tốt đẹp.
• Tặng quà và thư cảm ơn: Doanh nghiệp có thể gửi tặng sách, quà lưu niệm, hoặc thiệp cảm ơn như một lời tri ân chân thành đối với những đóng góp của nhân sự trong thời gian làm việc.

Mẫu checklist Offboarding cho doanh nghiệp

Một checklist Offboarding rõ ràng và đầy đủ sẽ giúp các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo quy trình diễn ra mượt mà. Dưới đây là mẫu checklist cơ bản bạn có thể tham khảo:

Sự khác biệt giữa Offboarding và Onboarding

Ngoài Offboarding là gì, khái niệm Onboarding cũng được nhiều người quan tâm. Onboarding là quy trình đón tiếp nhân viên mới vào công ty, tuy nhiên, không ít người vẫn thường nhầm lẫn về 2 hoạt động này.

Hy vọng với thông tin Offboarding là gì mà VietnamWorks HR Insider chia sẻ chi tiết trên đây, bạn đã hiểu rõ tầm quan trọng và cách xây dựng Offboarding chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn muốn cải thiện quy trình này trong doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại tham khảo thêm các giải pháp quản trị nhân sự tại Vietnamworks.com để tối ưu hóa trải nghiệm cho cả nhân viên và tổ chức.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam