Bí quyết giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý đơn hàng hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Quy trình này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cơ hội bán hàng cho người kinh doanh. Bài viết dưới đây, VietnamWorks HR Insider sẽ cung cấp cho nạn những thông tin về về cách tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng.

Quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là quá trình theo dõi và xử lý các đơn hàng của khách kể từ khi bắt đầu nhận đơn cho đến khi giao hàng thành công. Đây được coi là một khâu rất quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm của khách hàng.

Quản lý đơn hàng là gì?

Theo đó, một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ bao gồm các bước như nhận đơn hàng, xử lý và theo dõi tình trạng đơn hàng, giao hàng cho khách và xử lý các vấn đề phát sinh. Nhân viên đảm nhận vị trí này cần thực hiện các bước một cách nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo khách hàng được nhận sản phẩm đúng như mong đợi. Ngoài ra, điều này cũng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hàng hóa và danh sách khách hàng một cách chính xác.

Quản lý đơn hàng quan trọng như thế nào?

Quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, cụ thể:

Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Khi doanh nghiệp tối ưu được quy trình xử lý đơn hàng, khách hàng sẽ nhận được các sản phẩm/dịch vụ đúng thời hạn và yêu cầu. Điều này giúp tăng sự hài lòng, xây dựng niềm tin và khiến họ an tâm hơn với thương hiệu của bạn. Ngày nay, khách hàng rất coi trọng trải nghiệm mua sắm, đặc biệt là tính kịp thời và chuyên nghiệp trong việc giao hàng. Do đó, một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ đáp ứng được sự mong đợi này.

Việc nâng cao trải nghiệm khách hàng giúp xây dựng niềm tin với khách hàng với doanh nghiệp của bạn.

Tăng hiệu quả kinh doanh

Quản lý đơn hàng một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn lực, chi phí và thời gian trong các khâu xử lý. Ví dụ, hiện nay rất nhiều tổ chức đã lên phương án tự động hóa một số bước như nhận đơn, lập kế hoạch giao hàng, kiểm tra hàng tồn kho để làm giảm thời gian xử lý đơn hàng. Ngoài ra, khi quy trình này được tối ưu, doanh nghiệp sẽ tránh được những sai sót như giao hàng sai địa chỉ, bị trả hàng do lỗi của nhân viên,… Điều này sẽ giúp năng suất và hiệu quả kinh doanh được tăng lên đáng kể.

Tầm quan trọng của việc quản lý đơn đối với doanh nghiệp

Cải thiện hàng tồn kho

Nắm được thông tin đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu của khách chính xác hơn, tránh tình trạng hàng tồn kho ứ đọng hoặc thiếu hàng. Khi quản lý tồn kho tốt, bạn sẽ không phải chịu chi phí bảo quản hàng tồn, đồng thời giảm thiểu được những rủi ro không mong muốn. Điều này giúp tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Tăng cơ hội bán hàng

Khi khách hàng có trải nghiệm mua sắm tuyệt vời, họ sẽ muốn quay lại mua hàng và giới thiệu sản phẩm cho những người khác. Điều này mang lại cơ hội bán hàng mới cho người kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh nghiệp để khách hàng gặp phải vấn đề không tốt trong quá trình mua sắm, chẳng hạn như giao hàng chậm, sản phẩm mắc lỗi không đúng yêu cầu,… Lúc này, họ không chỉ không quay lại mua hàng mà còn chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực với người khác.

Xem thêm: Cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả.

Hướng dẫn quy trình quản lý hiệu quả đơn hàng

Để quản lý và vận hành đơn hàng hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo một số quy trình dưới đây.

Tiếp nhận đơn hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận đơn hàng từ khách thông qua các kênh bán hàng như sàn thương mại điện tử, website, email, ứng dụng di động,… Tại bước này, bạn cần đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin của khách hàng như tên, địa chỉ giao hàng, số lượng sản phẩm, phương thức thanh toán,… Lưu ý, việc tiếp nhận đơn hàng nhanh chóng và chính xác là rất quan trọng để gây ấn tượng và đảm bảo trải nghiệm tốt cho khách ngay từ đầu.

Tìm hiểu thêm về email marketing và cách phối hợp sale và marketing giúp doanh nghiệp của bạn tiếp cận khách hàng mục tiêu tối ưu và hiệu quả.

Xác nhận đơn hàng

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhà kinh doanh cần xác nhận tính hợp lệ của đơn hàng, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin của khách, tính khả dụng của sản phẩm, phương thức thanh toán,… Nếu đơn hàng đã hợp lệ, nhân viên sẽ chuyển sang bước tiếp theo. Ở bước này, bạn cần xác nhận đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác để tránh các vấn đề phát sinh.

Tìm hiểu quy trình quản lý hiệu quả đơn hàng

Xử lý đơn hàng

Dựa trên thông tin đơn hàng, nhân viên sẽ tiến hành các công việc như chuẩn bị sản phẩm, đóng gói, lập kế hoạch giao hàng,… Các bước này cũng cần được thực hiện thật nhanh chóng và chính xác để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn. Việc xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ giao hàng và tối ưu chi phí.

Giao hàng cho khách

Sau khi xử lý đơn hàng, phía doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng cho khách. Lưu ý, bạn cần lập kế hoạch giao hàng chi tiết, sử dụng dịch vụ vận chuyển uy tín và thường xuyên theo dõi quá trình giao hàng để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. Việc giao hàng nhanh chóng, đúng thời gian và địa chỉ sẽ đảm bảo trải nghiệm tốt cho khách hàng, khiến họ muốn quay lại vào những lần tiếp theo.

Đánh giá và phản hồi

Trong quá trình giao hàng, sản phẩm có thể bị hư hỏng, bóp méo,… Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng đơn, lắng nghe ý kiến, phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Đây là những thông tin giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời cải thiện quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.

Giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng

Dưới đây là một số biện pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.

Tối ưu khâu vận hành

Thay vì phải thuê số lượng lớn nhân viên để quản lý và vận hành đơn hàng, doanh nghiệp có thể tìm hiểu và triển khai các phần mềm quản lý bán hàng. Lúc này, bạn chỉ cần một nhân để để thực hiện các thao tác trên phần mềm là đã có thể kiểm soát và quản lý rất nhiều đơn ở mọi nơi, mọi lúc. Đây là giải pháp vừa giúp tối ưu quy trình quản lý đơn hàng, vừa tiết kiệm tối đa chi phí thuê nhân sự.

Phương pháp tối ưu hóa quy trình xử lý và vận hành đơn hàng

Tối ưu khâu xử lý đơn hàng

Thay vì xử lý hàng nghìn đơn hàng bằng cách thủ công, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp. Phần mềm này sẽ giúp bạn phân loại và quản lý đơn hàng một cách chặt chẽ và khoa học. Khi ấy, hàng hóa cũng sẽ được xuất kho nhanh hơn, giảm thiểu chi phí tồn kho đáng kể.

Tối ưu khâu vận chuyển

Thay vì thuê shipper tự do, bạn có thể hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng được nguyên vẹn, đồng thời tối ưu thời gian vận chuyển. Lưu ý, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn đơn vị vận chuyển, đưa ra thỏa thuận rõ ràng trước khi hai bên ký hợp đồng hợp tác lâu dài.

Với những thông tin trên, hy vọng các bạn đã hiểu rõ về quy trình quản lý đơn hàng. VietnamWorks HR Insider tin rằng, các doanh nghiệp có thể vận dụng và vượt qua cách thách thức trong lĩnh vực bán lẻ, thúc đẩy doanh số bán hàng và tiếp tục phát triển trong tương lai. Chúc các bạn thành công!

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam