Những người quản lý trực tiếp là những người chịu trách nhiệm lớn nhất trong việc chào đón những “tân binh” mới. Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, việc tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới theo một hệ thống chặt chẽ sẽ đẩy nhanh tốc độ làm việc của họ lên đến 50%, góp phần giúp cho công việc được hoàn thành nhanh chóng và theo đúng như mục tiêu đề ra. Thêm vào đó, việc này cũng sẽ giảm thiểu đáng kể những rủi ro không cần thiết, đồng thời mức độ tận tụy và niềm hăng say công việc của nhân viên trong công ty còn được tăng lên một cách đáng kể.
Vì thế, việc sếp sẵn lòng ủng hộ và khuyến khích nhân viên của mình càng sớm bao nhiêu thì sẽ càng tốt bấy nhiêu. Khoảng thời gian giữa lúc ứng viên mới nhận việc cho đến lúc bước chân vào công ty là khoảng thời gian quý giá để khởi động tiến trình. Tuy nhiên, ngay cả khi nhân viên đã bắt tay vào công việc, vẫn có nhiều cách để khiến họ có thể tăng tốc hơn.
Dĩ nhiên, những bước ban đầu cho việc tiếp nhận nhân viên mới, cơ bản đều bao gồm: cung cấp tài liệu, giới thiệu những quy tắc chung trong công ty, không gian làm việc, những người làm việc chung, và máy móc thiết bị văn phòng. May mắn thay, đa số những công ty hiện giờ đều làm khá tốt với việc này.
Nhưng về vấn đề giúp cho nhân viên mới của mình thực sự có thể hòa nhập với môi trường làm việc; là một người lãnh đạo, bạn cần làm như thế nào thì được gọi là hợp tình hợp lý? Hãy cùng xem 7 cách được liệt kê dưới đây nhé!
Thấu hiểu những khó khăn của nhân viên mình
Việc tiếp nhận nhân viên mới là một trong những bước chuyển giao khó khăn nhất trong công việc? Vì sao? Vì những ứng viên mới – dù là người đã có nhiều kinh nghiệm, hay chỉ là tân binh – đều chưa hiểu bản chất thực sự của công việc mình, thiếu các mối quan hệ, hoặc là phải nhanh chóng thích nghi với văn hóa doanh nghiệp mới. Trong đó, nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, mối quan hệ và văn hóa doanh nghiệp chính là hai trở ngại lớn nhất cho nhân viên mới. Họ phải cố gắng học hỏi rất nhiều thứ, và có thể sẽ cảm thấy bị tổn thương dù bề ngoài trông họ có vẻ rất tự tin với bản thân mình. Đặc biệt là khi họ phải đổi chỗ ở dẫn đến xáo trộn trong cuộc sống cá nhân; hay họ muốn nâng lên chức vụ cao hơn nên phải điều chỉnh để phù hợp với vai trò quản lý mới của mình.
Một vài người chọn cách an toàn và hành động theo những gì họ đã được biết; một vài người khác lại cố gắng quá mức, thể hiện là mình đã biết mọi “câu trả lời” hơn là đặt câu hỏi hay cần sự giúp đỡ.
Vì vậy, bạn cần chắc chắn rằng nhân viên mới của mình phải biết cách lắng nghe và trau dồi, hơn là cứ nhanh chóng bắt tay vào công việc mà không đem lại giá trị gì cho công ty cả.
Tăng tốc khả năng học hỏi của nhân viên
Nhân viên mới trau giồi kiến thức về tổ chức công ty và hiểu về nhiệm vụ của mình càng nhanh, khả năng thích nghi với công việc trong tháng đầu tiên sẽ càng có hiệu quả. Để đẩy nhanh tốc độ quá trình học hỏi của nhân viên, người quản lý cần tập trung đào tạo vào ba lĩnh vực sau:
- Chuyên môn: Là sự thấu hiểu những nguyên lý cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm sản phẩm, khách hàng, công nghệ, và hệ thống làm việc.
- Văn hóa: Là thái độ, cử chỉ hành vi, và giá trị đóng góp cho mỗi công ty với các tính chất đặc thù riêng.
- Quản lý: Tập trung vào cách đưa ra quyết định, cách tạo quyền lực và ảnh hưởng đến công việc, và cách tìm nguồn động lực từ những người cần thiết nhất.
Hãy nghĩ về cách để hỗ trợ tốt nhất cho nhân viên mới của mình. Điều này không chỉ là tự mình cung cấp thông tin hữu ích càng sớm càng tốt cho nhân viên, mà còn là cân nhắc người nào phù hợp nhất để có thể truyền đạt những bài học quan trọng này.
Xem nhân viên mới là một phần không thể thiếu trong đội ngũ của mình
Đúng là mỗi người đều phải làm việc một cách độc lập, nhưng sẽ có những lúc họ phải làm việc theo tập thể. Hơn nữa, nhân viên mới càng sớm xây dựng các mối quan hệ làm việc với đồng nghiệp thì càng tốt. Vậy để việc này diễn ra một cách suôn sẻ, người quản lý cần phải làm những gì?
Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm hiểu vì sao người này được tuyển vào vị trí này, và vai trò của họ ra sao trong công ty. Bạn cũng cần nhanh chóng giới thiệu nhân viên mới với các thành viên, và hi vọng mọi người sẽ cùng nhau hỗ trợ để người mới có thể thích nghi tốt với công ty, cũng như thúc đẩy quá trình học hỏi và tích lũy kinh nghiệm của họ trong thời gian tới.
Việc đầu tư chút ít thời gian và công sức giúp cho nhân viên mới kết nối với mọi người trong đội sẽ giúp cho năng suất làm việc có hiệu quả hơn về lâu về dài.
Kết nối nhân viên mới với các bên liên quan mật thiết trong công ty
Ngoài nhóm làm việc chung, ở công ty còn các bên liên quan mật thiết khác cũng nắm vai trò rất quan trọng đến quá trình học việc cũng như sự thành công trong sự nghiệp của người mới vào làm. Và cũng không cần quá rõ ràng trong việc xác định nhân vật đó là ai, tại sao họ lại quan trọng, và cách liên hệ với họ như thế nào.
Cách đơn giản để bạn có thể làm cầu nối cho những mối quan hệ này, đó là chỉ cần cung cấp cho nhân viên mới một danh sách những cái tên, bao gồm một vài lưu ý ngắn gọn cho từng cái tên đó; sau đó là giới thiệu, và giải thích tại sao lại cần liên hệ đến những người này. Sau cùng, lên lịch hẹn gặp mặt với họ, có thể là trong vòng 30 đến 45 ngày, để chắc rằng mạng lưới các mối quan hệ của nhân viên mình được mở rộng và phát triển.
Đưa ra những hướng đi đúng đắn
Nhân viên không thể, hoặc không nên bắt tay vào làm việc ngay mà không có hướng dẫn rõ ràng từ sếp. Những chỉ dẫn này sẽ giúp họ trả lời ba câu hỏi chính:
- Tôi cần phải làm gì? Xác định rõ mục tiêu và khoảng thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời là tiêu chuẩn để đánh giá tiến trình của nhân viên.
- Tôi nên bắt đầu như thế nào? Cụ thể về những chiến lược mà nhân viên cần để hoàn thành công việc, bao gồm những hoạt động ưu tiên hoặc không ưu tiên làm.
- Động lực nào để tôi hoàn thành nhiệm vụ được giao? Cho thấy lý do tại sao công ty phải phấn đấu để đạt được điều gì đó. Giúp cho nhân viên mới nhận ra tầm quan trọng của mình trong công ty.
Mặc dù những mong muốn của bạn về phía công việc đã được thảo luận ở khâu tuyển dụng, những cuộc trò chuyện chuyên sâu hơn cũng nên được thực hiện để nhân viên mới không hiểu sai về những gì họ được cho phải làm khi thực hiện nhiệm vụ.
Tạo điều kiện để nhân viên mới đạt được thành tích sớm
Những thành tích ban đầu sẽ tiếp thêm sức mạnh cho nhân viên mới xây dựng được sự tự tin và sự tín nhiệm của họ. Những người mới làm việc đều muốn chứng tỏ họ có thể làm hết mọi việc, và thường sau đó họ sẽ rơi vào cái bẫy của chính mình vì ôm đồm quá nhiều thứ.
Thay vào đó, nhiệm vụ của nhà quản lý là giúp cho nhân viên tập trung vào phần nào quan trọng nhất, ưu tiên nhất, và chỉ ra cách để họ có thể nhanh chóng hoàn thành công việc dựa theo những mục tiêu đã được đề ra. Hãy chỉ cho họ cách dành được những “chiến công” sao cho phù hợp với văn hóa của công ty và theo cách hợp lí nhất nhé!
Sẵn sàng cho họ những lời khuyên
Cuối cùng, những vị lãnh đạo nghiêm túc với việc đào tạo nhân viên mới sẽ không đưa ra những lời khuyên chân thành vào lúc ban đầu rồi sau đó để họ “sống chết mặc bây”. Người mới vào việc sẽ tốn khá nhiều thời gian để hoàn toàn thích nghi và cống hiến 100% năng lực cho công ty.
Vì vậy, hãy tiếp tục kết nối và tư vấn cho nhân viên của mình. Đơn giản là thông qua những lần hỏi thăm “Công việc dạo này như thế nào rồi?” đều đặn, sau đó là một vài tuần một lần, cho đến khi không còn gì nhiều để hỏi nữa. Thêm vào đó, bất cứ khi nào bạn thấy “lính mới” của mình đang chật vật với việc gì đó, hãy can thiệp!
Đúng là lẽ thường chúng ta nên đối xử nhẹ nhàng với người mới, cho họ thời gian để điều chỉnh, và những vấn đề như mối quan hệ đồng nghiệp hay hòa nhập với văn hóa công ty họ đều có thể tự giải quyết được. Tuy nhiên, đối với những tân binh, việc này chỉ như là cái vòng luẩn quẩn, chẳng khác nào “tự đào hố chôn mình” vậy.
Khi áp dụng những nguyên tắc nêu trên, hãy luôn nhớ trong đầu rằng để đào tạo nhân viên mới hiệu quả không chỉ đơn giản là sự giúp đỡ về bề ngoài. Đặc biệt là khi họ đang phải đối mặt với vô vàn những khó khăn, ví như bị luân chuyển từ đơn vị khác, lạ lẫm với văn hóa công sở mới, hay đến từ một nơi nào khác. Chính vì thế, những nhà lãnh đạo hãy là những người luôn kề vai sát cách với nhân viên của mình, thấu hiểu, và cố gắng giúp họ sớm trở thành một mảnh ghép không thể thiếu trong tập thể cũng như trong công ty nhé!
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks.com – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
