7 mẹo giúp việc họp và làm việc trực tuyến hiệu quả hơn

1. Chuẩn bị kế hoạch trước khi họp

Chuẩn bị sẵn kế hoạch trước khi họp sẽ giúp cho mọi người có thể chủ động hơn trong nội dung của cuộc họp và đưa ra được những ý kiến chỉn chu hơn trong cuộc họp. Đây sẽ là dịp để cho ban lãnh đạo Công ty có thể lắng nghe, thể hiện khả năng quản lý của mình đối với nhân viên.

Nếu như bạn là người chủ trì cuộc họp thì hãy tìm kiếm một nền tảng họp trực tuyến phù hợp nhất. 

2. Kiểm tra kỹ đường truyền internet trước khi họp

Trước thời gian diễn ra cuộc họp khoảng 10 phút, bạn hãy kiểm tra lại đường truyền kết nối internet và thiết bị sử dụng tham gia cuộc họp. Để đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường, đường truyền internet đủ mạnh, tránh trường hợp không kết nối được vào cuộc họp hoặc đang họp lại bị out ra ngoài.

3. Chọn nơi yên tĩnh để tham gia cuộc họp và làm việc

Nơi yên tĩnh sẽ giúp cho bạn có thể tập trung hơn và dễ dàng theo dõi cuộc họp cũng như làm việc hơn. Đồng thời bạn cũng có thể thoải mái bày tỏ quan điểm và ý kiến trong cuộc họp. Hơn nữa, ở một nơi ồn ào không những khiến cho bạn mất tập trung mà còn gây ảnh hưởng đến những thành viên đang tham gia cuộc họp.

4.  Tôn trọng mọi người khi tham gia họp

Trong một buổi họp trực tuyến chắc hẳn sẽ có sự tham gia của nhiều thành viên. Một hành động nhỏ của bạn có thể gây sự chú ý cho tất cả mọi người. Do đó, khi tham gia họp và làm việc trực tuyến bạn cần phải tôn trọng mọi người bằng cách:

Đảm bảo tham gia cuộc họp đúng giờ: việc bạn tham gia trễ không những sẽ bỏ lỡ một số nội dung mà còn gây ảnh hưởng đến những người đang tham gia cuộc họp. Tham gia đúng giờ sẽ thể hiện bạn là người có trách nhiệm và gây ấn tượng tốt với mọi người.

Không nên tự ý tham gia hoặc rời bỏ cuộc họp: bởi khi tất cả mọi người đang tham gia cuộc họp mà hình ảnh của bạn cứ xuất hiện rồi lại out ra nhiều lần sẽ khiến cho mọi người cảm thấy khó chịu và cảm giác như không được tôn trọng.

Không làm việc riêng khi tham gia họp: bạn cần tập trung tuyệt đối khi buổi họp đang diễn ra, bởi nó không những giúp bạn có thể nắm rõ được nội dung cuộc họp mà còn thể hiện bạn là người thực sự tâm huyết và nhiệt tình với công việc.

Tắt micro khi không cần thiết: nếu như bạn chưa cần phát biểu thì nên tắt micro để đảm bảo những âm thanh bên ngoài sẽ không làm ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc họp.

5. Ưu tiên nói những nội dung quan trọng 

Trong cuộc họp bạn nên tập trung nói vào những nội dung quan trọng, tránh lan man dài dòng sẽ khiến cho mọi người cảm thấy nhàm chán. Chỉ nên nói những chủ đề liên quan đến cuộc họp, như vậy sẽ thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp trong công việc và có khả năng thuyết trình tốt, mang lại ấn tượng cho người nghe.

Đặc biệt có một lưu ý nhỏ dành cho bạn đó là hãy nên tên mình trước khi phát biểu ý kiến để mọi người chú ý đến bạn và thể hiện được sự chuyên nghiệp hơn.

6. Đề cao sự tương tác giữa các thành viên

Nếu như bạn là người chủ trì cuộc họp thì nên tạo ra nhiều cơ hội để cho các thành viên có thể tương tác qua lại. Hoặc đặt ra những câu hỏi để mọi người thảo luận và đưa ra ý kiến. Từ đó sẽ giúp cho cuộc họp sôi động và diễn ra hiệu quả hơn. Còn đối với nhân viên thì cần phải năng nổ, nhiệt tình tham gia đóng góp vào trong mỗi buổi họp để phát triển nội dung cuộc họp một cách tốt nhất.

7. Ghi lại những nội dung quan trọng

Mỗi cuộc họp được tạo ra đều nhằm mục tiêu làm việc và đưa ra ý kiến để phát triển công ty. Do đó bạn đừng quên ghi lại những nội dung quan trọng cần chú ý của buổi họp. Chắc chắn những nội dung đó sẽ phần nào đó giúp ích cho công việc của bạn. Bên cạnh đó, nó sẽ giúp cho bạn chủ động trong công việc hơn và có thể chia sẻ lại nội dung cuộc họp cho những đồng nghiệp không thể tham gia.

Trên đây là 7 mẹo giúp việc họp và làm việc trực tuyến hiệu quả hơn mà mình đã chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng với những mẹo trên bạn sẽ có thời gian làm việc trực tuyến tại nhà mà vẫn đạt hiệu quả công việc cao. Đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và tận tâm trong công việc đối với các vị lãnh đạo. Chúc các bạn có thời gian WTF thật hữu ích và vui vẻ.

> Xem thêm: Bạn nên chọn công việc vì tiền, kinh nghiệm hay vì đam mê?

— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam