Người ta hay bảo “thời gian là vàng là bạc” để nói lên tầm quan trọng của thời gian trong cuộc sống. Nhưng trong xã hội ngày nay, vẫn còn một số bộ phận chưa thực sự biết cách quản lý thời gian của mình. Đây quả là vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến công việc và cuộc sống. Vậy làm thế nào để có cách quản lý thời gian hiệu quả?
Có một thống kê đã chỉ ra rằng, trung bình một người bình thường trong độ tuổi 18 đến 35, lãng phí 6,5 giờ một ngày cho những hoạt động như xem ti vi (những chương trình giải trí như gameshow, ca nhạc..), lướt facebook, chat với bạn.. Đặc biệt có những ban trẻ dành gần 10 giờ mỗi ngày để xem ti vi (?!). Nhưng, nếu sắp xếp để dành khoảng 2 giờ cho việc học tiếng anh hay 30 phút cho việc tập thể dục, thì lại không thể. Phải nói rằng đó là một sự lãng phí thời gian cực kỳ khủng khiếp và đáng sợ của giới trẻ Việt hiện giờ.
(1) Bạn phải làm gì?
Đây chính là điều đầu tiên cần có để bạn cải thiện việc quản lí thời gian của mình. Hãy liệt kê tất cả mọi thứ bạn phải làm. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế hầu hết mọi người có xu hướng bỏ qua nhiệm vụ quan trọng này trong cả giai đoạn, khiến chất lượng công việc bị ảnh hưởng.
Nếu bạn đang làm chủ một doanh nghiệp thì điều này còn được coi là quan trọng để có cách quản lý thời gian hiệu quả.
(2) Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách của bạn
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.
(3) Lên kế hoạch quản lý thời gian
Hãy lên kế hoạch cho từng ngày
– Cụ thể.
– Có deadline rõ ràng.
– Có tổng quát (theo năm, quý, tháng) và hàng ngày.
– Phải được ghi ra, không nhớ suông trong đầu. Bạn cần những công cụ hỗ trợ, trên điện thoại, hoặc lịch bàn. Tóm lại nó phải được làm cho hiện hữu để bạn nhìn thấy.
Có một lưu ý khi bạn muốn lên kế hoạch để có cách quản lý thời gian hiệu quả: hãy biết khung thời gian vàng làm việc của bạn là gì. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ làm việc theo cảm hứng, mà con người ai cũng có những khoảng thời gian nhất định cảm thấy thăng hoa hào hứng nhất trong ngày. Bạn nên biết khoảng thời gian này để sắp xếp những việc cần sự sáng tạo, tập trung.
(4) Tránh trì hoãn và phân tâm là dấu hiệu cho thấy bạn không biết quản lý thời gian
Bạn tập trung nhất khi ngồi ở đâu và trong khoảng thời gian nào? Những nơi nào và những thời điểm nào dễ khiến bạn bị xao lãng? Có điều gì bạn có thể làm để làm cho việc học tập thực sự thú vị không?
Hãy nhớ rằng, những gì hiệu quả với một người có thể không nhất thiết hiệu quả đối với bạn. Với một số người, học cùng bạn bè có thể hạn chế khả năng của họ. Nhưng với những người khác, làm việc nhóm lại giúp tăng động lực và tránh sự trì hoãn.
(5) Tập thể dục giữa các buổi học giúp trí óc làm việc hiệu quả hơn
Dù tin hay không, tập thể dục có nhiều ích lợi giống như giấc ngủ. Nó giúp chúng ta tập trung hơn, thư giãn hơn, tăng năng suất làm việc và nâng cao hiệu quả của buổi học. Nếu bạn là người mới tập thể dục, hãy bắt đầu với các động tác nhẹ nhàng trong khoảng 10 phút, sau đó tăng dần lên cho tới khi bạn có thể tập 30-45 phút mỗi lần.
(6) Xem xét mọi việc có diễn ra theo đúng kế hoạch không?
Đây là lời khuyên cuối cùng. Hãy luôn xem xét và đánh giá lại lịch làm việc của bạn, để xem bạn có cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào hay không. Nhờ đó những kỹ năng quản lý thời gian và quản lý cuộc sống ngày càng được hoàn thiện hơn.
(7) Không làm việc tùy hứng sẽ giúp bạn quản lý thời gian
Chắc sẽ có không ít những nhà nghệ thuật không đồng ý với điều này, bởi theo họ nghệ thuật là phải làm theo cảm hứng. Nhưng ngược lại, không hề.
Ví dụ: nhà văn Haruki Murakami của Nhật, mỗi ngày vào một khung giờ nhất định đều lên văn phòng ngồi viết và kết thúc công việc theo giờ hành chính.
– Nhà văn Pearl S.Buck đã nói “đừng làm việc theo cảm hứng. Bạn sẽ không đạt được thành tựu nào đáng kể với lối làm việc đó. Hãy luyện cho tâm trí mình hiểu rằng: đến lúc phải làm việc thì phải làm, bất kể có hứng hay không”.
– Franz Kafka, một nhà văn lớn, đồng thời làm luật sư, ông sinh hoạt tuân theo lịch trình: đi làm từ 8.30 tới 14.30 và bắt đầu viết mỗi ngày lúc 11h đêm.
– Mason Curey từng nói trong “How Artists Works” (một cuốn sách nổi tiếng của ông) rằng có rất nhiều nghệ sĩ nổi tiếng Thế giới cũng tuân theo lịch làm việc nhất định.
Cuối cùng: (dành cho các bạn trẻ rảnh rỗi đang quá lãng phí thời gian) Hãy giữ cho mình bận rộn:
Nghe hơi kỳ quặc khi nói đây cũng là một cách quản lý thời gian hiệu quả. Nhưng cứ làm theo đi, bạn sẽ thấy nó không sai.
Không phải ai cũng có khả năng quản lý thời gian hiệu quả nhưng mỗi chúng ta có thể rèn luyện mỗi ngày để nó trở thành một kỹ năng thân thuộc với bản thân. Đừng suy nghĩ tiêu cực, e sợ không hoàn thành hết công việc mà hãy tự tin thực hiện tốt từng mục tiêu chắc chắn bạn sẽ đến đích nhanh thôi.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
