5 công cụ công nghệ hữu ích tăng năng suất làm việc văn phòng

Copylink

Nội Dung Bài Viết

Phần mềm quản lý thời gian

Phần mềm quản lý thời gian là công cụ giúp bạn lập kế hoạch, quản lý và theo dõi thời gian làm việc. Dưới đây là một số công cụ quản lý thời gian phổ biến:

Trello: Trello là một công cụ quản lý dự án linh hoạt. Bạn có thể tạo các bảng, danh sách và thẻ để xác định công việc, gắn kết mục tiêu và theo dõi tiến độ. Trello cung cấp giao diện người dùng thân thiện và tính năng kéo thả, giúp bạn dễ dàng sắp xếp và quản lý công việc của mình.

Asana: Asana là một công cụ quản lý công việc hiệu quả. Bạn có thể tạo dự án, giao nhiệm vụ, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Asana cũng cung cấp khả năng tương tác sâu với đội nhóm, cho phép bạn giao tiếp, bình luận và chia sẻ tệp tin.

Todoist: Todoist là một ứng dụng quản lý nhiệm vụ đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể tạo danh sách công việc, đặt mục tiêu hàng ngày và thiết lập ghi nhớ. Todoist cũng tích hợp với nhiều ứng dụng khác, cho phép bạn tự động hoá công việc và tạo liên kết giữa các công cụ.

Những công cụ này giúp bạn quản lý và sắp xếp công việc trong một giao diện thân thiện với người dùng. Bạn có thể dễ dàng xác định mức độ ưu tiên, theo dõi tiến độ và duy trì trật tự trong công việc hàng ngày. Quản lý thời gian thông qua những công cụ này sẽ giúp bạn nắm bắt được công việc quan trọng và tăng khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Công cụ ghi chú điện tử

Công cụ ghi chú điện tử là những ứng dụng cho phép bạn lưu trữ thông tin và ghi chú nhanh chóng, giúp bạn tổ chức và tìm kiếm lại thông tin một cách dễ dàng. Dưới đây là một số công cụ ghi chú điện tử phổ biến:

Evernote: Evernote là một ứng dụng ghi chú đa năng được sử dụng rộng rãi. Bạn có thể tạo các ghi chú văn bản, danh sách, hình ảnh, bài viết và ghi âm. Evernote cho phép bạn lưu trữ, tổ chức và truy cập thông tin từ nhiều thiết bị khác nhau, giúp bạn duy trì trật tự và sắp xếp thông tin một cách hiệu quả.

Free vector tuning tools and configuration symbols abstract low poly wireframe mesh design dot and line connection vector illustration background

OneNote: OneNote là một công cụ ghi chú của Microsoft, tích hợp sâu với hệ thống Office. Bạn có thể tạo các bản ghi chú, vẽ, gắn kết tập tin và tổ chức thông tin trong các phần mục và sổ ghi chú. OneNote cho phép bạn truy cập từ mọi thiết bị, chia sẻ ghi chú với người khác và làm việc cùng nhau trong thời gian thực.

Google Keep: Google Keep là một ứng dụng ghi chú đơn giản và dễ sử dụng. Bạn có thể tạo ghi chú văn bản, danh sách, ghi âm và gắn kết hình ảnh. Google Keep tích hợp với các công cụ khác của Google, cho phép bạn chia sẻ, gắn kết và tìm kiếm thông tin một cách thuận tiện.

Các công cụ ghi chú điện tử giúp bạn lưu trữ và tìm kiếm thông tin theo nhu cầu cá nhân. Bạn có thể lưu trữ ghi chú, ý tưởng, danh sách công việc và nhiều thông tin khác, giúp bạn duy trì trật tự và làm việc hiệu quả. Bạn cũng có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin từ nhiều thiết bị khác nhau, cho phép bạn làm việc linh hoạt và không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Công cụ quản lý dự án

Ứng dụng quản lý dự án là những công cụ giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi tiến độ của dự án. Dưới đây là một số ứng dụng quản lý dự án phổ biến:

Microsoft Project: Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ để lập kế hoạch dự án, quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo. Microsoft Project được sử dụng rộng rãi trong các dự án lớn và phức tạp.

Jira: Jira là một công cụ quản lý dự án và vận hành phần mềm. Nó cho phép bạn tạo backlog công việc, theo dõi tiến độ và tương tác với đội nhóm. Jira cung cấp khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp tốt với các công cụ phát triển phần mềm khác.

Asana: Asana, như đã đề cập trong mục trước, cũng là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ. Nó cho phép bạn tạo dự án, giao nhiệm vụ và đặt lịch trình, theo dõi tiến độ và cộng tác với đội nhóm.

Các công cụ quản lý dự án giúp bạn lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ và tương tác với đội nhóm. Bạn có thể dễ dàng quản lý, tổ chức các pha công việc, giám sát tiến độ và theo dõi báo cáo về thời gian cũng như hiệu suất. Ngoài ra, công cụ quản lý dự án giúp bạn duy trì sự đồng bộ, tăng cường hiệu suất làm việc và đảm bảo dự án thành công.

Công cụ tổ chức và lưu trữ tệp tin

Công cụ tổ chức và lưu trữ tệp tin (File Organization and Storage Tools) là những ứng dụng và dịch vụ giúp bạn quản lý, tổ chức và lưu trữ các tệp tin và tài liệu từ máy tính hoặc thiết bị di động. Dưới đây là một số công cụ phổ biến trong lĩnh vực này:

Google Drive: Google Drive là một dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp tin trực tuyến miễn phí từ Google. Nó cho phép bạn tạo, lưu trữ và truy cập các tệp tin từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Bạn có thể tạo thư mục, tải lên tập tin, chia sẻ với người khác và làm việc cộng tác trên tệp tin bằng cách mời thành viên vào một thư mục chia sẻ.

Dropbox: Dropbox là một dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến. Nó cho phép bạn lưu trữ tệp tin và tài liệu và truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Dropbox cho phép bạn tạo các thư mục, tải lên và tải xuống tệp tin, chia sẻ với người khác và làm việc cộng tác trên cùng một tệp tin.

OneDrive: OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft. Nó tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft, như Office Online và Outlook. OneDrive cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ tệp tin, tạo thư mục, tải lên và tải xuống tệp tin và làm việc cộng tác với người khác.

Công cụ tổ chức và lưu trữ tệp tin giúp bạn xếp các tệp tin vào hệ thống thư mục, quản lý quyền truy cập và chia sẻ tệp với người khác, cũng như làm việc trên cùng một tệp tin. Thông qua việc sử dụng các công cụ này, bạn có thể duy trì sự ngăn nắp, tiện lợi và an toàn cho các tệp tin trong dự án và công việc hàng ngày của mình.

Để tăng năng suất làm việc trong văn phòng, bạn có thể ứng dụng các công cụ này với mỗi vị trí công việc khác nhau. Với những vị trí như tuyển dụng tester, các công cụ kiểm tra phần mềm như Jira rất cần thiết. Đối với việc tính lương và quản lý tài chính, bạn cần nắm vững quy trình gross to net.

Ngoài ra, với những vị trí sáng tạo như tuyển dụng trader hay tuyển dụng UI UX designer Hà Nội, các công cụ thiết kế như Figma và Photoshop là không thể thiếu. Cuối cùng, tuyển dụng video editor có thể yêu cầu ứng viên thành thạo phần mềm Adobe Premiere. Cơ hội làm việc tại Đà Nẵng tuyển dụng cũng mở ra nhiều vị trí với những công cụ công nghệ này.

Công cụ tự động hóa công việc

Dưới đây là một số công cụ phổ biến trong tự động hoá công việc:

Zapier: Zapier là một ứng dụng web cho phép bạn kết nối và tự động hóa các ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Nó sử dụng các luật “nếu… thì” (triggers & actions) để tạo các quy tắc và hoạt động tự động. Ví dụ, khi có một email mới trong Gmail, bạn có thể tự động sao chép nó vào một bảng tính trong Google Sheets.

IFTTT (If This Then That): IFTTT là một ứng dụng di động và trang web cho phép bạn tạo các nguyên tắc tự động dựa trên sự kết hợp của các sự kiện và hành động từ các ứng dụng khác nhau. Ví dụ, khi bạn đăng ảnh mới lên Instagram, IFTTT có thể tự động lưu nó vào thư mục Google Drive của bạn.

Free vector illustration of technology vector

Microsoft Power Automate: Đây là một dịch vụ tự động hóa công việc của Microsoft, trước đây được gọi là Microsoft Flow. Nó cung cấp cách tạo các luật tự động và quy trình làm việc dựa trên các ứng dụng và dịch vụ trong hệ sinh thái Microsoft, chẳng hạn như Office 365, SharePoint và Teams.

Automate.io: Automate.io là một công cụ tự động hóa công việc trực quan và dễ sử dụng. Nó cho phép bạn kết nối và tự động hóa các ứng dụng và dịch vụ khác nhau thông qua các mẫu và luật tự động có sẵn, hoặc tự tạo các quy tắc tùy chỉnh. Bạn có thể tự động sao chép dữ liệu, tạo lại sự kiện và hành động trong các ứng dụng khác nhau.

Bằng cách sử dụng các công cụ tự động hoá, bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng năng suất. Tùy vào công việc và yêu cầu của bạn, bạn có thể lựa chọn công cụ phù hợp nhất để tự động hóa và tối ưu hóa công việc của mình.

Dù bạn đang tìm kiếm cơ hội trong lĩnh vực tuyển dụng điều dưỡng, tuyển dược sĩ, hoặc nhân viên kế toán, việc thành thạo các công cụ công nghệ sẽ mang lại lợi thế lớn. Các tổ chức như ngân hàng tuyển dụng, tuyển dụng nhân viên nhân sự hay nhân viên kinh doanh cũng yêu cầu nhân sự biết sử dụng các công cụ để tối ưu hóa công việc.

Trên đây là những gợi ý và hiệu quả của các công cụ công nghệ, tuy nhiên, quyết định sử dụng công cụ nào phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu công việc của từng người. Hy vọng những chia sẻ từ VietnamWorks sẽ giúp bạn đẩy cao năng suất làm việc và đạt thành tích như mong đợi.