Trong công việc hàng ngày, email là một phương thức giao tiếp chính giữa đồng nghiệp cũng như đối tác. Do đó, khi gửi thư bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng nhưng cũng đảm bảo đủ lượng thông tin cần thiết, không gây phiền nhiễu đến người nhận. Nhiều người vẫn nghĩ đó là công việc dễ dàng, nhưng viết mail là cả một nghệ thuật và không ai biết rằng mình vẫn gửi đi những email đầy lỗi mỗi ngày. Sau đây là 4 lỗi mà bạn rất có thể sẽ mắc phải khi gửi email.
Những email “CC” hoặc “trả lời tất cả”
Bạn có biết rằng chức năng “cc” trong email là một trong những điều khiến người nhận cảm thấy phiền toái nhất khi bạn gửi thư? Sẽ ra sao nếu trong hộp thư của đồng nghiệp bạn đầy ắp những mail không liên quan đến họ khi bạn vô ý “cc” họ vào? Bạn đã lấy đi của họ những giờ phút quý báu để kiểm tra những công việc vốn dĩ không thuộc về họ. Tốt nhất bạn nên sử dụng chức năng này khi nội dung thư có liên quan đến tất cả những người được nhận nhằm giúp họ cập nhật được những thông tin mà khi họ cần.
Ngoài ra, “trả lời tất cả – reply all” cũng là một trong những điều cần lưu ý khi bắt đầu gửi mail. Thử tưởng tượng bạn là người nhận thư thông báo cuộc họp gửi đến khoảng 20 người và mỗi người sẽ dùng chức năng này để trả lời sếp bạn với nội dung tương tự nhau như “Em biết rồi, em sẽ đến!”, “Cám ơn chị đã nhắc nhở”, ….. Hộp thư của bạn sẽ liên tục báo có mail với những nội dung hoàn toàn không cần thiết. Hãy đặt mình trong những trường hợp như thế, những cảm giác phiền phức đến khó chịu sẽ nhắc nhở bạn cẩn thận, lưu ý nhiều hơn khi gửi mail.
Bạn trả lời quá ngắn gọn
Đôi khi những email được gửi đến bạn có nội dung rất dài và chứa rất nhiều thông tin bạn cần biết. Đó có thể là tóm tắt lại một công việc, một dự án mà bạn sắp đảm nhiệm hay những điều mà khách hàng cảm thấy không hài lòng mà sếp gửi chuyển tiếp cho bạn. Sếp cần bạn giải quyết, cần bạn đặt ra những câu hỏi xoay quanh để hiểu vấn đề hơn nhưng bạn lại trả lời thư rất ngắn gọn một cách không ai có thể ngờ tới: “Vâng ạ, em sẽ chú ý!”, “Em sẽ tiến hành làm ngay”, …
Thay vì như thế, tại sao bạn không đọc mail thật kỹ và trả lời thư cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với đối phương. Dành ra một vài phút nhưng bạn lại khiến người nhận cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn rất nhiều.
Khi công việc “Gấp – cần giải quyết ngay”
Bạn gửi mail và thông báo đó là việc quan trọng, cần gấp và hoàn thành trong thời gian sớm nhất có thể. Tuy nhiên, nếu công việc thật sự gấp thì tại sao bạn không nhấc điện thoại lên và gọi cho đồng nghiệp hay đối tác để thông báo. Thậm chí, nếu điều kiện không cho phép để thực hiện cuộc gọi thì gửi thư với tiêu đề “Gấp” như thế là hoàn toàn không cần thiết và thể hiện một phần tiêu cực trong nội dung.
Trong những trường hợp như thế, trước khi bắt đầu gửi thư với tiếu đề “Gấp” thì bạn nên tự đặt câu hỏi vì sao email này lại gấp và cần hoàn thành sớm như vậy. Chính câu trả lời sẽ giúp bạn đặt một tiêu đề mới hợp lý hơn nhưng đảm bảo tính khẩn cấp!
Bạn quên tiêu đề, bạn quên tệp đính kèm
Đây là những lỗi thường xuyên mọi người mắc phải khi gửi email. Người gửi quá gấp hoặc quá bất cẩn để có thể kiểm tra lại thư trước khi gửi. Điều này khiến người nhận cảm thấy thư không chuyên nghiệp, thiếu tôn trọng người đọc, mất thời gian cả hai bên và khó khăn trong việc quản lý. Biện pháp để khắc phục trường hợp này không hề khó khi bạn rèn luyện lại tính cẩn thận, kiểm tra thật kỹ thư trước khi gửi. Một hành động nhỏ nhưng đem lại kết quả đẹp!
– HR Insider/VietnamWorks –
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
