Dave, một nhà quản lý tài giỏi, hiện đang nắm giữ vai trò chủ tịch tại một ngân hàng lớn của Mỹ. Tuy nhiên ông ta có một nhược điểm chết người mà chính bản thân ông không nhận ra: không thể điều hành được một cuộc họp hiệu quả. Nhiều nhân viên làm việc dưới trướng của ông ấy đã nói rằng các cuộc họp đó quá mất thời gian. Ngoài việc các cuộc họp diễn ra quá thường xuyên, diễn biến cuộc họp thường xuyên là một chiều và nhân việc ít có cơ hội xây dựng đóng góp ý kiến. Dave luôn nghĩ rằng ông ta luôn làm rất tốt công việc cuộc mình cho đến khi ông nhận được những đóng góp 180 độ như vậy.
Dave không phải là người duy nhất đánh giá quá cao khả năng của bản thân trong việc điều hành cuộc họp. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng trung bình một tuần có 23 tiếng dành cho các cuộc họp thì có đến 8 tiếng là không hiệu quả. 90% người tham gia cuộc họp hay lênh đãng không tập trung, và 73% còn thừa nhận rằng họ dành thời gian họp để làm việc riêng.
Tuy nhiên những người chủ trì cuộc đa phần cho rằng cuộc họp diễn ra thành công, hoàn toàn trái ngược lại với số liệu trên. Một cuộc khảo sát được thực hiện trên 1.300 quản lý và 79% trong số đó tự thừa nhận rằng những cuộc họp do họ điều hành đều rất hiệu quả, tuy nhiên chỉ có 56% cho rằng các cuộc họp do người khác điều hành là hiệu quả – điều đó phản ánh một sự thật đó là các nhà quản lý đều mắc chứng bệnh “tôi không phải là vấn đề”. Bên cạnh đó, một nghiên cứu ở trường đại học Peking cho thấy rằng những người tham gia cuộc họp năng nổ nhất là những người cảm thấy cuộc họp đó hiệu quả nhất.
Khi những người lãnh đạo tự cho rằng cuộc họp của họ diễn ra thành công, họ sẽ hiếm khi tiếp thu ý kiến đóng góp. Chính vì lí do đó mà rất nhiều sự phàn nàn từ nhân viên về các buổi họp được ghi nhận, điển hình như: một số nội dung không cần thiết, thời gian quá dài,..Theo một số thống kê cho thấy, hàng năm tại Mỹ lãng phí hơn 30 tỉ đô khi tính lượng thời gian các cuộc họp không cần thiết có thể được làm các công việc khác có ích hơn. Ngoài ra, ảnh hưởng tiêu cực sau một cuộc họp không hiệu quả có thể tác động đến năng lượng và năng suất làm việc sau đó, chưa kể đến khoảng thời gian lãng phí mà nhân viên dùng để phàn nàn lẫn nhau về cuộc họp. Vì vậy các cuộc họp vô nghĩa sẽ chỉ mang lại tác dụng phụ, làm lãng phí nhân sự và bào mòn năng lượng tích cực của nhân viên.
Dù đa phần các cuộc họp thường mang lại kết quả tiêu cực như vậy, nhưng nếu được sắp xếp một cách hiệu quả có thể tạo ra nhiều chất xám, ý tưởng mới, giúp mọi người trong team gắn kết làm việc hiệu quả hơn. Các cuộc họp còn là lúc dể nhân viên có thể giải bày khuất mắt, giải quyết những mâu thuẫn trong quá trình làm việc, tìm ra hướng giải quyết chung. Chính vì thế thay vì ngưng hoàn toàn chuyện họp hành, chúng ta nên tìm hướng giải quyết và cải thiện chất lượng của chúng.
Đánh giá
Một nhà quản lý tốt trước hết phải luôn biết tự đánh giá bản thân. Hãy dành một vài phút sau mỗi cuộc họp để tự xem xét mình đã làm như thế nào. Lập một bảng đánh giá và trả lời một số câu hỏi: người tham gia có bị sao lãng không? Ai là người phát biểu nhiều nhất? Buổi họp có đi đúng trọng tâm không? Ngoài ra chúng ta hãy nên ghi nhận lại những mặt tốt của buổi họp, từ đó phân tích những việc gì khiến cho người tham gia hào hứng và có thể rút được những gì nên làm để cải thiện các buổi họp sau.
Ngoài những việc nêu trên, hãy trực tiếp trò chuyện với những người tham gia cuộc họp của bạn, cho họ biết rằng bạn rất muốn lắng nghe ý kiến đóng góp của họ.
Một khi bạn đã tự chiêm nghiệm lại bản thân cùng với thu nhận ý kiến đóng góp từ người khác, hãy xác định đâu là điểm tốt và mặt xấu của bạn, từ đó đề ra một kế hoạch và mục tiêu cải thiện chúng. Có 2 hướng phổ biến có thể tập trung vào để cải thiện cái cuộc họp đó là: chuẩn bị và tạo điều kiện để nhân viên được nêu lên ý kiến.
Chuẩn bị
Công tác chuẩn bị cho các buổi họp, cuộc gặp gỡ hay buổi trình bày là rất quan trọng. Tuy nhiên đối với các cuộc họp thường xuyên, đa số chỉ đơn giản “có mặt” chứ không còn coi nó là một buổi họp nghiêm túc. Hãy nhớ rằng một khi bạn – một người vận hành cuộc họp – đang nắm giữ thời gian của người khác, hãy khiến họ cảm thấy thời gian họ bỏ ra có ích, đừng mắc nhiều sơ suất trong công tác chuẩn bị.
Trước khi tổ chức một buổi họp, hãy biết chắc chắn bạn muốn gì. Xem xét lại lý do vì sao bạn lại muốn triệu tập nhân viên của mình, từ đó đặt ra cách thức để đạt được mục tiêu đó. Bạn có thể hỏi người khác gợi ý về nội dung chương trình buổi họp, điều này còn có thể giúp ý nội dung của buổi họp đúng ý của những người tham gia, vừa giúp họ sẽ hăng hái hơn trong buổi họp. Còn nếu bạn chẳng biết rõ mục đích cuộc họp là gì, tốt nhất hãy dời đến lần sau, tránh làm mất thêm nhiều thời gian.
Một khi biết được mục đích cuộc họp, tiếp theo là hãy xác định những ai thực sự cần thiết tham gia buổi họp. Quá nhiều người tham gia có thể gây loãng không khí. Tuy nhiên không vì vậy mà bạn cắt bỏ danh sách cuộc họp quá trớn, dẫn đến việc bỏ sót những thành viên cần thiết của buổi họp. Hãy đảm bảo những người tham gia sẽ đóng góp trực tiếp vào nội dung buổi họp, và cũng đừng quên bỏ xót ý kiến đóng góp của những thành viên không trực tiếp tham gia buổi họp, hãy để họ cảm thấy được tôn trọng. Ngoài ra bạn có thể lập một thời gian biểu, chỉ có những người phù hợp với nội dung cụ thể nào đó của chương trình mới cần tham gia vào phần đó của đó buổi họp.
Thời gian và địa điểm họp cũng rất quan trọng. Đa số thói quen của chúng ta là luôn họp ở một căn phòng vào một thời điểm nhất định. Điều này tuy đơn giản nhưng cũng có thể gây nhàm chán cho những người tham gia cuộc họp. Thi thoảng hãy thay đổi địa điểm họp, họp buổi sáng thay vì buổi chiều, họp 50 phút thay vì 1 tiếng như bình thường, đối với buổi họp ngắn hơn chúng ta cũng có thể đứng thay vì ngồi bàn ghế. Những cú “sốc” thói quen này tuy nhỏ nhưng nó sẽ tiêm vào một năng lượng mới cho những thành viên tham gia buổi họp.
Đối với các buổi họp quan trọng, chúng ta cần chuẩn bị kĩ hơn. Một phương án được đề ra đó là hãy tưởng tượng buổi họp của bạn diễn ra hết sức tồi tệ. Từ đó tìm ra những lý do tại sao cuộc lại thất bại như vậy, sau đó là hãy lên phương án để tránh và giảm thiểu những vấn đề có thể gặp phải.
Vấn đề của Dave đó là ông ta tổ chức quá nhiều cuộc họp hàng tuần, dù cho có nội dung quan trọng cần thảo luận hay không. Do vậy sau đó ông ấy đã tổ chức họp cách tuần, thay vì mỗi tuần như bình thường. Ông ấy gọi những tuần nghỉ đó là “khoảng thời gian thần kì”, khoảng thời gian đó mọi người sẽ không bị áp lực họp hành và tập trung công việc. Sự thay đổi này cải thiện đáng kể chất lượng cho các cuộc họp sau đó. Tuy nhiên Dave vẫn còn một việc còn làm, cải thiện văn hóa bên trong cuộc họp.
Tạo điều kiện
“Tạo điều kiện” bắt đầu từ khi thành viên tham gia cuộc họp bước vào phòng. Đa số họ vẫn xem cuộc họp là sự gián đoạn công việc của họ – lấy đi thời gian làm việc thật sự cho những việc trò chuyện không có mục địch, điều này chắc chắn sẽ khiến họ không tập trung và chỉ biết đếm ngược đến khi buổi họp kết thúc. Do đó việc đầu tiên của người điều hành cuộc họp đó là giúp những người tham gia cuộc họp thật sự đem “hồn” của mình vào buổi họp. Việc này rất đơn giản: từ chào hỏi mọi người ở trước cổng, phát một bản nhạc tươi vui, yêu cầu mọi người tắt thiết bị điện tử.
Tiếp theo, điều tối quan trọng là phải khẳng định lý do của cuộc họp là gì, tại sao mọi người lại được tụ họp ở đây. Chúng ta còn có thể đưa một vài ví dụ nhỏ để chứng minh giá trị của một buổi họp đối với sự phát triển của công ty hay dòng sản phẩm. Tất các các cách thức trên sẽ khiến mọi người tham gia vào buổi họp .
Khi cuộc thảo luận bắt đầu, hãy tỏ ra mình là một nhà lãnh đạo, quản lý thật sự. Liên tục đặt ra câu hỏi gợi mở sự trao đổi, làm một hình mẫu của một người tham gia họp thật sự là thế nào. Đương nhiên rằng với vai trò là người chủ trì cuộc họp, đôi lúc bạn sẽ cần đưa ra quan điểm cá nhân và những chỉ thị để tiếp diễn cuộc họp, nhưng chìa khóa để giúp cuộc họp thành công đó là biết rằng bản thân mình chỉ mang vai trò phụ, là bệ phóng giúp những thành viên tham gia đưa ra ý kiến của mình. Điều đó sẽ giúp cho cuộc họp diễn ra với cách thức “cho và nhận” chứ không chỉ đơn thuần là đón nhận sự chỉ đạo từ cấp trên. Nó sẽ giúp người tham gia thoải mái lên tiếng đóng góp ý kiến, và họ sẽ thỏa mãn và bằng lòng hơn về kết quả nội dung cuộc họp.
Một số cách thức hay để giúp mọi thành viên tham gia cuộc họp đều tích cực đóng góp như sau: Hãy phân bổ thời gian cho mỗi nội dung của cuộc họp, đảm bảo mỗi phần sẽ được khoảng thời gian thảo luận tương đương nhau. Kêu gọi cánh tay của thành viên tham gia vào cuộc thảo luận. Đôi lúc hãy có những khoảng thời gian “dừng” để đảm bảo tất cả mọi người đều có thời gian để suy nghĩ và hình thành ý tưởng. Bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình ghi lại ý tưởng của mình lên giấy trước khi phát biểu đệ tránh hiện tượng sao chép ý tưởng lẫn nhau hoặc bị ý tưởng trước đó ảnh hưởng.
Dave có 2 vấn đề lớn cần khắc phục: Ông cần mọi người nói nhiều hơn, và ông ấy muốn họ sẽ tham gia vào cuộc trao đổi nhiều hơn. Để giải quyết việc này, ông thi thoảng nhắc rằng ông muốn mọi người đều tham gia vào thảo luận, mong muốn thành viên trong một nhóm sẽ động viên khuyến khích lẫn nhau xây dựng nội dung buổi họp. Ông ấy còn thăm dò trước ý kiến của mọi người để vấn đề đó được nêu tới trong buổi họp, thậm chỉ sẽ trực tiếp kêu lên chia sẻ trong buổi họp nếu người đó thấy thoải mái. Ông ấy sẽ tích cực kêu những người ít nói phát biểu hoặc dẫn dắt một nội chung chính nào đó. Ngoài ra, ông ấy sẽ ra dấu hiệu khi một người nào đó quá lấn át những người còn lại – ông ẩy sẽ chuyển hướng mắt, quay lưng lại để ám chỉ rằng ông ấy muốn nghe một ý kiến khác. Hay khi cuộc thảo luận đang diễn ra tốt đẹp, ông sẽ có những câu nói động viên khen ngợi sự tích cực đó “Tôi rất thích buổi họp hôm nay và rất trân trọng mọi ý kiến đóng góp và sự tham gia đến từ mọi người”. Thi thoảng ông hay cài một người “xấu” để nêu lên những vấn đề tiêu cực, điều này nhằm dẫn dắt mọi người có thể thao luận sâu hơn vào những nội dung sâu xa. Nếu mục đích cuộc họp là giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó, ông ấy sẽ làm một bài trình chiếu liệt kê hết những giải pháp được đề nghị bởi nhân viên (ẩn tên) vào sẽ cho từng giải pháp vào bàn thảo luận.
Đánh giá lại
Kể cả khi bạn đã thực hiện những biện pháp trên vào cuộc họp của mình, các buổi họp của bạn đã tốt hơn rất nhiều, tuy nhiên sẽ luôn có chỗ còn chưa tốt. Thế nên quá trình đó lại lặp lại. Trong trường hợp của Dave, sau nhiều tháng thử nghiệm với các cách thức mới của ông, ông ấy lại hỏi một cách thẳng thắng nhận xét của nhân viên về cách thức mới của ông. Đa số đều đồng ý rằng cuộc họp của ông đã cải thiện đáng kể. Tuy nhiên một vấn đề vẫn còn tồn đọng đó là buổi họp vẫn còn diễn ra quá dài, các cuộc thảo luận đôi khi còn lan man. Vì thế Dave quyết định cắt bỏ thêm 10 phút để tạo nên một không khí tập trung hơn.
Điều thú vị là, mọi người còn đề xuất những việc chẳng liên quan gì đến chuyện họp hành, mà lại nhắm tới cách vận hành của phòng ban. Dù bị sốc, nhưng Dave vẫn nhận ra rằng việc thay đổi cuộc họp bao gồm cả văn hóa cách làm việc của đội ngũ của mình. Ông ấy thể hiện rằng mình là người thuyền trưởng tài ba biết trân trọng ý kiến đóng góp, luôn học hỏi, ứng biến thích hợp, dám làm những chuyện rủi ro nhưng mang lại hiệu quả cao, không tự mãn – từ đó nhân viên của ông sẽ đáp lại bằng hiệu quả làm việc tốt hơn.
Điều khiển cuộc họp là một phần nhỏ của công việc quản lý. Nhưng sự thay đổi tích cực trong chuyện này có thể dẫn đến sự phát triển của cả công ty và cho nhân viên. Nếu doanh nghiệp của bạn không huấn luyện cho bạn kĩ năng cần thiết này, hãy ghi nhớ những cách thức trên và phát triển một chiến lược phù hợp cho bản thân mình.
— HR Insider / Theo Havard Business Review —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
