Chuyên Viên Quản Lý Dự Án/ Project Management Officer (PMO)

Chức năng/ Mục đích/ Job Function/Purpose:

• Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm về các chức năng của dự án bao gồm lên lịch trình, kế hoạch, dự báo và quản lý nguồn lực, phối hợp tất cả các hoạt động liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác và chất lượng của dự án từ khi bắt đầu đến lúc hoàn thành.

The position will be accountable for project functions included but not limited to schedule, plan, forecast, resource and manage, co-ordinate all the related activities aiming at assuring project accuracy and quality from conception to completion.

• Phát triển thêm các cơ chế kiểm soát quản lý mạnh mẽ, phân tích dữ liệu và báo cáo bảng điều khiển cũng như tổ chức và theo dõi các cuộc họp.

The position will also responsible for further developing robust management control mechanisms, data analysis and dashboard reporting as well as meetings organizing and following up.

• Làm việc chặt chẽ với ban quản lý cấp cao, các khu vực chức năng và các nhóm khu vực để đảm bảo rằng phạm vi và định hướng của từng dự án đúng tiến độ, cũng như các chức năng hỗ trợ khác.

The position will work closely with upper management, functional areas and regional teams to make sure that the scope and direction of each projects is on schedule, as well other functions for support.

• Vai trò này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp nhằm thiết lập uy tín để mang lại sự thay đổi mang tính hợp tác thông qua các mối quan hệ làm việc chặt chẽ.

The role requires the interpersonal skills to establish professional credibility quickly, and the energy and drive to deliver collaborative change through strong working relationships.

• Vị trí này tương tác với nhiều bộ phận liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến tổ chức nhà máy và chuỗi cung ứng: Quản lý cấp cao, Vận hành, Xuất Nhập Khẩu, Mua hàng, Lập kế hoạch sản xuất, Kỹ thuật cơ sở, Kỹ thuật công nghiệp, Đảm bảo chất lượng, Văn phòng quản lý dự án, Tài chính, Phát triển sản phẩm, v.v.

Position interacts with multiple areas across that are directly or indirectly involved in the plant and supply chain organization: Senior Management, Operations, Logistics, Purchasing, Production Planning, Facilities Engineering, Industrial Engineering, Quality Assurance, Project Management Office, Finance, Product Development, etc.

Các trách nhiệm chính/ List Primary Responsibilities/Accountabilities:

• Quản lý và/hoặc hỗ trợ các dự án khác nhau trong suốt vòng đời dự án của chúng: từ khái niệm, đến khởi tạo, phê duyệt, lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, phát triển hoặc sẵn sàng triển khai và theo dõi để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Manage and/or support different projects over their complete project life cycle: from concept, to initiation, approval, planning, analysis, design, development or readiness for implementation, and provide follow up to ensure projects are completed on time and within budget.

• Làm việc với các bộ phận liên quan để xác định kết quả và mốc thời gian. Giám sát quá trình phát triển của dự án và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm đang thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.

Work with other functions to define outcomes and timelines. Oversee the development of the project and ensure that team members are carrying out their tasks efficiently.

• Duy trì cơ sở dữ liệu hiệu suất dự án, theo dõi tiến độ chung và việc hoàn thành các mốc cụ thể.

Maintain project performance databases that track overall progress and the accomplishment of specific milestones.

• Thúc đẩy và sử dụng phương pháp, công cụ, mẫu quản lý dự án được chuẩn hóa để quản lý hiệu quả các dự án trên toàn khu vực, tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý dự án cho nhóm PMO Chuỗi cung ứng.

Promote and utilize a standardized project management methodology, tools and templates to effectively manage projects across the region, following project management standards for the Supply Chain PMO group.

• Lãnh đạo, quản lý và chỉ đạo các nguồn nhân sự chủ chốt khi cần. Làm việc với các PMO liên quan để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được hoàn thành để hỗ trợ cho toàn bộ nỗ lực của nhóm.

Lead, manage, and direct key personnel resources, as needed. Work with associated PMOs to ensure that all requirements are completed in support of the total group effort.

• Cập nhật cho người dung chính và ban quản lý về tình trạng của các dự án; chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của từng bước phê duyệt.

Update key users and management regarding the status of projects; preparing all materials necessary to meet the requirements of each approval step.

• Lên lịch và điều phối các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu họp, xem xét và chỉnh sửa báo cáo, cũng như tiến hành nghiên cứu.

Schedule and coordinate meetings, prepare meeting documents, review and edit reports, as well as conduct research.

• Hỗ trợ Ban quản lý phân tích nhu cầu kinh doanh cụ thể.

Provide support to Management on specific business needs analysis.

Yêu cầu kinh nghiệm làm việc/ Kỹ năng/ Trình độ - Experience/Skills/Education Requirements:

Học vấn/ Professional Studies:

• Bằng cử nhân các chuyên ngành liên quan. Ưu tiên MBA hoặc bằng cấp nâng cao khác.

Bachelor’s degree. MBA or other advanced degree preferred.

Kinh nghiệm chuyên môn/ Professional Experience:

• Từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm trong chuỗi cung ứng hoặc quản lý dự án

From 1 to 3 year experience in supply chain or operations with projects management experience. Areas of experiences includes:

o Chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất (ưu tiên ngành may mặc)

Supply Chain and Manufacturing Operations (experience in apparel operations preferred)

o Quản lý kế hoạch/ Planning Management

• Chấp nhận đào tạo sinh viên mới ra trường với chuyên ngành phù hợp

Open for fresh graduate with related majors

Các kỹ năng khác/ Other required skill set:

• Kỹ năng quản lý dự án. Có chứng chỉ liên quan đến quản lý dự án là lợi thế

High-level project management skills. Project Management Certification is a plus

• Giao tiếp hiệu quả và tạo ảnh hưởng

Effective Communication with impact

• Thích ứng nhanh, sáng tạo và đổi mới

Demonstrates adaptability, champions change & innovation

• Khả năng tự tạo động lực và thúc đẩy đội nhóm

The ability to self-motivate and motivate a team

• Tiếng anh trôi chảy

English Fluency

• Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) và các ứng dụng chuyên biệt như Microsoft Project và Visio.

Proficient in Microsoft office standard applications (Excel, Word, PowerPoint) and specialized applications such as Microsoft Project and Visio.

• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản mạnh mẽ, bao gồm sử dụng và phát triển các mẫu hoặc biểu mẫu; ghi lại mọi hoạt động của dự án trong các tài liệu phù hợp, lưu trữ các tài liệu này theo tiêu chuẩn của PMO

Strong written communication skills, including use of pre-defined templates or forms, development of templates or forms; recording all project activity in appropriate documents, storing these documents and archiving them properly per PMO standards

• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói mạnh mẽ bao gồm phát triển các bản cập nhật và bài thuyết trình quản lý hiệu quả, thuyết phục cho mọi đối tượng, từ nhóm dự án đánh giá của ban quản lý

Strong verbal communication skills including developing and delivering effective and persuasive management updates and presentations to all audiences, from project teams to management reviews