Đối với câu hỏi này, ứng viên cần đưa ra tình huống cụ thể và cách xử lý.

VD1: Tiếp nhận phàn nàn từ khách hàng:
+ Ghi nhận thông tin và đối chiếu với quy trình đề ra cũng như các quy định hiện hành của cơ quan ban ngành có liên quan.
+ Đính chính các thông tin trước đó nếu cung cấp thông tin sai cho khách hàng, ưu tiên hỗ trợ xử lý cho khách hàng và gửi lời xin lỗi tới khách hàng. Trường hợp khách hàng không chấp nhận thì đề cập vấn đề và nhờ cấp trên hỗ trợ giải thích với khách hàng.
+ Ghi chú lại nội dung đã cập nhật thay đổi và chia sẻ với đồng nghiệp.

VD2: Tiếp nhận phàn nàn từ phòng ban khác:
+ Trao đổi trực tiếp với người phàn nàn để tìm ra nguyên nhân, đặt câu hỏi về mong muốn và yêu cầu của đối phương cho trường hợp tương tự xảy ra sau này.
+ Phân tích hướng xử lý của bản thân trước đó dựa trên các quy trình làm việc đã thông báo với các phòng ban.
+ Đưa ra hướng xử lý để cải thiện quy trình làm việc cho các tình huống tương tự về sau.

Phần mềm MS Dynamics AX 2012:
1. Ưu điểm:
+ Phân chia phần hành rõ ràng, phân quyền phù hợp, xử lý thông tin hệ thống chặt chẽ.
+ Báo cáo chi tiết, tổng hợp có số liệu chính xác cao cho khối lượng dữ liệu lớn.
+ Có thể nhập / xuất dữ liệu dễ dàng.
+ Có thể tích hợp / truyền / nhận thông tin từ phần mềm / hệ thống khác.
+ Hạn chế các thao tác nhập liệu thủ công.
2. Nhược điểm:
+ Hạn chế về biểu mẫu.
+ Chi phí cao khi nâng cấp, thay đổi công thức tính toán, quy chuẩn của báo cáo.
+ Thời gian xử lý chậm khi có lỗi hệ thống do bên thứ 3 xử lý.
3. Cải tiến:
+ Đào tạo nhân viên kỹ thuật chuyên phụ trách xử lý các vấn đề liên quan đến phần mềm.
+ Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm, thao tác nghiệp vụ luôn được cập nhật kịp thời.
+ Hạn chế tinh chỉnh các phần hành có sẵn của hệ thống. Tối đa hóa sử dụng các phần hành có sẵn từ hệ thống (trừ những báo cáo bắt buộc theo quy định của cơ quan ban ngành).

Đối với câu hỏi này, ứng viên cần mô tả dự án cụ thể và những đóng góp của bạn

Cải tiến 1: Tự động nhắc nhở công nợ chưa thanh toán:
+ Cung cấp đường dẫn dữ liệu từ phần mềm kế toán, đặc điểm phân biệt công nợ chưa thanh toán / đã thanh toán, nhận biết công nợ quá hạn cần thu hồi gấp.
+ Tổng số công nợ quá hạn chưa được thu hồi giảm từ 10% đến 35% trong vòng 4 tháng kể từ thời điểm áp dụng.
+ Hỗ trợ bộ phận kinh doanh theo dõi công nợ chặt chẽ hơn, không có phát sinh công nợ quá hạn không thể thu hồi kể từ thời điểm áp dụng.
+ Hệ thống nhắc nhở công nợ của bộ phận kinh doanh có thêm thông tin về thời gian khách hàng thanh toán để phân tích, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, từ đó đưa ra chính sách, thời hạn thanh toán phù hợp cho từng đối tượng khách hàng.
Cải tiến 2: Đề xuất phân quyền truy cập chừng từ thanh toán trên hệ thống của khách hàng:
+ Tiếp nhận phàn nàn của khách hàng về việc bảo mật thông tin ứng viên giữa bộ phận tuyển dụng và bộ phận kế toán.
+ Kế toán đề xuất bộ phận kỹ thuật phân quyền / cấp tài khoản phụ cho khách hàng để các bộ phận phía khách hàng có thể dùng chung tài khoản nhưng vẫn đảm bảo thông tin ứng viên như khách hàng yêu cầu. Thực hiện thao tác phân quyền, tải chứng từ trên hệ thống thử nghiệm trước khi đưa vào cho khách hàng sử dụng. Đưa ra ý kiến về những hạn chế khi thiết lập phân quyền cho các bộ phận.
+ Kể từ thời điểm áp dụng, kế toán đã giảm tải được số lần phàn nàn của khách hàng và nhận được phản hồi tốt từ bộ phận kinh doanh và khách hàng trong việc quản lý chứng từ thanh toán.

Đối với câu hỏi này, ứng viên nên đưa ra tình huống cụ thế mà bạn đã giải quyết và minh họa bằng những con số chi tiết (nếu có).

Tình huống 1: Hỗ trợ bộ phận kinh doanh liên hệ với khách hàng về chứng từ công nợ và thời hạn thanh toán.
+ Khách hàng báo không nhận được hóa đơn, chưa kê khai để ghi nhận chi phí tương ứng, từ chối thanh toán.
+ Bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin đã gửi chứng từ cho khách hàng nhưng nhận sự đó đã nghỉ việc nên chưa chuyển tiếp chứng từ cần thiết cho bộ phận phụ trách thanh toán.
=> Kế toán trích dẫn nội dung từ thông tư 219 về việc kê khai hóa đơn chứng từ bổ sung trong cùng 1 năm tài chính. Đồng thời cung cấp cho KH lịch sử sử dụng dịch vụ, chứng từ chứng minh công ty đã kê khai và đóng thuế cho hóa đơn của KH, nên hóa đơn chưa được KH thanh toán công nợ vẫn phù hợp để KH ghi nhận chi phí và tiến hành thanh toán cho công ty. Đồng thời thông báo cho bộ phận kinh doanh theo dõi chặt chẽ việc chuyển tiếp chứng từ cho bộ phận thanh toán của KH kịp thời để tránh trường hợp lặp lại.

Tình huống 2: Khách hàng thay đổi thông tin công ty nhưng không nhận được hỗ trợ từ nhân viên kinh doanh về mặt chứng từ.
+ Khách hàng mua đơn hàng từ tháng 10/2018, đến tháng 11/2018 KH có thay đổi loại hình doanh nghiệp từ cty TNHH thành cty Cổ Phần. Theo KH thì hóa đơn cũ không phù hợp để KH kê khai, ghi nhận chi phí vì vậy KH yêu cầu Navigos cung cấp công văn cụ thể của cơ quan Thuế về việc hợp lệ của chứng từ tháng 10/2018 thì KH mới thực hiện thanh toán.
+ Kế toán lập công văn nêu rõ vấn đề gặp phải với KH và gửi cho Cục thuế quản lý nhờ giải đáp và hướng dẫn xử lý từ tháng 12/2018 với nội dung nêu rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn và thông tin bên mua tại từng thời điểm.
+ Cục thuế trả lời công văn vào tháng 03/2019 xác nhận nội dung trong văn bản là đúng, việc KH thay đổi loại hình doanh nghiệp phát sinh sau thời điểm mua hàng, đồng thời KH không thay đổi mã số doanh nghiệp nên hóa đơn vẫn phù hợp để KH kê khai và ghi nhận chi phí theo hướng dẫn tại thông tư 96, thông tư 39 và thông tư 219.
+ KH đã tiếp nhận công văn và đồng ý thanh toán.