Admissions Manager - Trưởng Phòng Tuyển Sinh

1. Mô tả công việc

Job discription

- Lên kế hoạch tuyển sinh; phát triển đội ngũ, quản lý, điều phối nhân sự thuộc bộ phận trực thuộc; thực hiện các hoạt động liên quan tuyển sinh, chịu trách nhiệm thực hiện và hoàn thành các chỉ tiêu tuyển sinh của KUV.

Plan and manage the recruitment process; develop, manage, and coordinate the subordinated personnel; implement all recruitment-related activities, and be responsible for achieving the recruitment targets of KUV.

- Phân bổ kế hoạch & thực hiện tuyển sinh dựa trên các hạng mục & chỉ tiêu được giao theo giai đoạn (mỗi 3 năm); theo từng năm tài chính; theo quý (mỗi 3 tháng); và theo tháng với tiêu chí chia nhỏ giai đoạn và hướng về việc hoàn thành chỉ tiêu tuyển sinh theo tiến độ.

Allocate the recruitment plan and execute the recruitment process based on the assigned goals and targets, divided into stages (every 3 years), fiscal years, quarters (every 3 months), and monthly, with the objective of completing the recruitment targets in a timely manner.

- Phân bổ kế hoạch & thực hiện phát triển đội ngũ nhân sự thuộc bộ phận trực thuộc (bao gồm đội ngũ nhân sự full-time, part-time, cộng tác viên…) theo giai đoạn (mỗi 3 năm); theo từng năm tài chính; theo quý (mỗi 3 tháng) với quỹ ngân sách, số lượng nhân sự và tiêu chuẩn nhân sự được thống nhất với Ban lãnh đạo KUV để hoàn thành chỉ tiêu và đảm bảo chất lượng công việc tuyển sinh.

Allocate the plan and implement the development of the subordinated personnel (including full-time, part-time, and collaborators) based on stages (every 3 years), fiscal years, and quarters (every 3 months), with the approved budget, headcount, and personnel standards agreed upon with the KUV leadership, to achieve the targets and ensure the quality of the recruitment work.

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, chuyên nghiệp, chuẩn mực của các thông tin và hình ảnh cá nhân của bản thân và đội ngũ nhân sự trực thuộc cung cấp/ xuất hiện ra đại chúng với các thông tin được xác nhận từ Ban lãnh đạo KUV.

Be responsible for the accuracy, professionalism, and standards of the personal information and images of yourself and the personnel under your department that are provided or publicly shared, which must be verified by the KUV leadership.

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, phản hồi kịp thời, đầy đủ, chính xác, chuẩn mực, văn minh cho sinh viên tiềm năng, phụ huynh, và đại chúng các thông tin liên quan phục vụ hoạt động tuyển sinh của KUV trên các trang thông tin đại chúng (website, fanpage, zalo, tik tok, gmb…)

Manage, operate, and provide timely, comprehensive, accurate, professional, and civilized responses to potential students, parents, and the public on all information related to KUV's recruitment activities across various public information platforms (website, fanpage, Zalo, TikTok, Google My Business, etc.).

- Lên kế hoạch và thực hiện huấn luyện và tái huấn luyện thường xuyên đội ngũ nhân sự trực thuộc các thông tin về tiêu chuẩn đầu vào, chương trình đào tạo, đặc thù chuyên ngành, đặc thù của hệ thống giáo dục, hoạt động sinh viên, hoạt động ngoại khóa và các thông tin liên quan khác phục vụ hoạt động tư vấn hướng nghiệp và tuyển sinh hiệu quả.

Plan and regularly train and retrain the subordinated personnel on the input standards, academic programs, specialized features, education system characteristics, student activities, extracurricular activities, and other relevant information to effectively provide career guidance and recruitment services.

- Xây dựng, phân bổ và quản lý thông tin khách hàng tiềm năng trên nền tảng quản lý dữ liệu được cung cấp. Đảm bảo toàn bộ dữ liệu được xử lý hiệu quả và kịp thời. Đồng thời chịu trách nhiệm về tính bảo mật và đảm bảo toàn bộ dữ liệu được sử dụng đúng mục đích phục vụ tư vấn và tuyển sinh.

Establish, allocate, and manage the potential customer information on the provided data management platform. Ensure all data is processed efficiently and timely. Also, be responsible for the confidentiality and proper use of all data to serve the recruitment and advisory purposes.

- Cập nhật các xu thế mới của lĩnh vực giáo dục và nhu cầu xã hội; thích nghi, sáng tạo, và đổi mới phương thức hoạt động phù hợp để không ngừng phát triển đội ngũ và phương pháp làm việc hiệu quả.

Update new trends in the field of education and social needs; adapt, create, and innovate working methods to continuously develop the team and effective working methods.

- Chịu trách nhiệm báo cáo các hoạt động, thực trạng, kết quả của cá nhân và đội ngũ trực thuộc theo năm/ quý/ tháng/ tuần/ ngày hoặc đột xuất cho ban lãnh đạo và nhân sự được chỉ định.

Responsible for reporting on the activities, status, and results of the individual and the Admissions team on an annual/ quarterly/ monthly/ weekly/ daily or ad-hoc basis to the leadership and designated personnel.

- Tham gia các hoạt động tập huấn, chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận… theo năm/ quý/ tháng hoặc đột xuất về hoạt động tư vấn tuyển sinh và các hoạt động liên quan của đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn EQuest.

Participate in training activities, experience sharing, discussions... annually/ quarterly/ monthly or ad-hoc on student recruitment counseling and related activities of the member units under the EQuest Group.

2. Phương pháp giao chỉ tiêu và đánh giá chất lượng công việc

Method of assigning targets and evaluating work quality

- Việc giao và nhận chỉ tiêu, đánh giá chất lượng công việc được thực hiện theo phương pháp quản lý bằng OKRs với các mục tiêu và kết quả chi tiết, có định lượng.

The assignment and receipt of targets, and the evaluation of work quality are carried out using the OKRs (Objectives and Key Results) management method with detailed, quantified objectives and results.

- Các mục tiêu và kết quả được phân bổ và đánh giá theo tiến độ tuần/ tháng/ quý/ năm trên nguyên tắc phân bổ tỷ lệ phù hợp từ chỉ tiêu của giai đoạn và của năm tài chính.

The objectives and results are allocated and evaluated according to the weekly/ monthly/ quarterly/ annual schedule based on the principle of appropriate proportional allocation from the targets of the period and the fiscal year.

1. Bằng cấp

Qualifications

- Tốt nghiệp Đại học/Sau đại học ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing hoặc tương đương.

A Bachelor’s Degree in a relevant discipline (Business, Marketing,) or equivalent. Master’s Degree(s) in relevant discipline(s) are highly appreciated.

- Các chứng chỉ trong lĩnh vực marketing, bán hàng… nếu có

Relevant certifications indicating sales/marketing specializations are preferred.

2. Kinh nghiệm

Experience

- Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý trong lĩnh vực tuyển sinh, bán hàng…

At least 3 years of experience (managing level) in the admissions or sales/marketing-oriented environment.

- Có kinh nghiệm tổ chức, lập kế hoạch, quản lý dữ liệu

Experience in organizational, planning and database management at a higher education institution is highly preferred.

3. Kỹ năng

Skills

- Sử dụng thành thảo các công cụ CRM và Marketing

Proficiency in managing and processing CRM and Marketing systems and platforms.

- Có khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao

Ability to work under pressure to achieve deadlines.

- Có thể sử dụng tốt tiếng Việt và tiếng Anh trong giao tiếp và văn bản

Excellent written and verbal communication skills (Vietnamese & English).

- Có kỹ năng sử dụng các công cụ vi tính văn phòng

Skilled in the use of information technology including Microsoft Office applications.

Quyền lợi:

Benefits

- Bảo hiểm y tế cao cấp + khám sức khỏe hàng năm;

High-level health insurance + annual health check-up;

- 12 ngày phép/năm theo luật lao động Việt Nam và các chế độ khác theo Luật Việt Nam quy định

12 days off per year according to Vietnamese labor laws and other benefits as per Vietnamese law;

- Cơ hội được làm việc trong một môi trường đa ngôn ngữ, đa văn hóa, sáng tạo và luôn đổi mới;

Opportunity to work in a multilingual, multicultural, creative, and innovative environment;

- Cơ hội du lịch hoặc học tập ngắn hạn tại nước ngoài hằng năm.

Opportunities for annual short-term travel or study abroad.